Организация служб делопроизводства на предприятии

     В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

           Если организация  или учреждение имеют большой  объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д.

    Рационализации  документационного обеспечения  управления  в предприятиях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе служб делопроизводства. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

     Основой организации труда делопроизводственного  персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.

    Основное  предназначение служб делопроизводства - единство

требований к  организации документирования и  его правовой регламентации,

формирование  внутренней структуры по всем направлениям документирования.

    Глобальные экономические, политические и структурные изменения в обществе привели к качественным изменениям содержания деятельности служб делопроизводства: корпорации, разбросанные по всему миру, электронный документооборот, дальнейшее совершенствование программного обеспечения организации работы с документами будут способствовать наполнению новым содержанием структуры и функций, должностных обязанностей работников службы делопроизводства. 
 
 
 
 
 

    Список  используемой литературы. 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005 г.

2. Андреева  В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое  пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006 г.

3. Березина  Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007 г.

4. Бобылева  М.П. Эффективный документооборот:  от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004 г.

5.   Кирсанова М.В. Современное делопроизводство., учебное пособие, 3-е изд., М.ИНФА – М, 2003 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ПРИЛОЖЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                             Приложение 1

 

Общество с ограниченной      Утверждены                                                                                        Государственным комитетом СССР

Ответственностью                                                                       по труду и социальным вопросам

«Эксстройпромт»                                     по соглашению с ВУСПС

Положение о службе ДОУ

21.08.2009 г.                № 67

Г.Москва

Положение о службе ДОУ

1. Общие положения

     1.1. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

     1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется Законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Федеральной архивной службы России, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касающимися автоматизации информационных процессов; Уставом (Положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.

     1.3. В состав отдела входят следующие  группы: секретариат (секретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия, копировально-множительное бюро, архив, группа обслуживания автоматизированной системы делопроизводства.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.

     1.4. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются службой и подписываются руководителем службы, согласовываются с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

При изменении  функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются.

     1.5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замещения должности руководителя службы: высшее профессиональное образование по специализации государственных должностей государственной службы или образование, считающееся равноценным, с дополнительным высшим профессиональным образованием по специализации государственных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.

2. Основные задачи  и функции

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами в организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

     2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную  систему документационного обеспечения в деятельности организации.

     2.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует  единую нормативно-методическую  базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления.

     2.3. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.

     2.4. Определяет порядок прохождения  и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.

     2.5. Разрабатывает информационно-поисковые  системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации).

     2.6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

     2.7. Организует работу архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России.

     2.8. Осуществляет организационно-методическое  руководство по документационному  обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ.

     2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации.

     2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.

3. Обязанности

Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:

     3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты по документационному обеспечению для структурных подразделений организации.

     3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет  Табель и альбомы унифицированных  форм документов, согласовывает изменения, дополнения и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет их на утверждение руководителю организации. Периодически оповещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.

     3.3. Осуществляет прием, учет, регистрацию, оформление документов, их экспедиционную обработку, хранение, а также информационно-справочную работу по документам.

     3.4. Организует своевременное рассмотрение  и подготовку доклада руководству  о поступающих документах, осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.