Организация служб делопроизводства на предприятии

    К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся  следующие должности: заведующий архивом; заведующий канцелярией; заведующий копировально-множительным бюро; заведующая машинописным бюро; заведующий экспедицией.

    К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся  следующие должности: документовед; инспектор по контролю за исполнением  поручений.

    На  практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории.

    К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности: архивариус; делопроизводитель; машинистка; секретарь-машинистка; секретарь руководителя; секретарь-стенографистка; стенографистка; экспедитор.

    Служба  документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

• положения о службе ДОУ (см. приложение 1)
• должностная инструкция (см. приложение 3)
• инструкция по делопроизводству (см. приложение 2)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ГЛАВА 7. Служба кадрового делопроизводства

       Отдел (служба) кадрового учета и делопроизводства - это подразделение службы управления персоналом, в котором осуществляется организация работы с кадровыми документами, включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение и др. функции.

    Выбор организационной формы кадровой службы определяется размером предприятия  и численностью работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то кадровая служба не создается, а  назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу.

    Организация кадрового делопроизводства необходима для упорядочения работы с персоналом, обеспечения соблюдения требований трудового и налогового законодательства.

    Организация кадрового делопроизводства требуется  предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, т.к. позволяет  грамотно документировать важнейшие  процессы в сфере работы с персоналом, например:

    - оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

    - организовать учет личного состава;

    - обеспечить выдачу справок о  настоящей и прошлой трудовой  деятельности работников предприятия;

    - обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

    - оформить необходимые документы  по пенсионному страхованию, документы,  необходимые для назначения пенсий  работникам предприятия и их  семьям, а также представить их  в орган социального обеспечения;

    - обеспечить соблюдение порядка  трудоустройства и переобучения  высвобождающихся работников, предоставления  им льгот и компенсаций, установленных  действующим законодательством,  отраслевыми соглашениями и коллективным  договором;

    - организовать учет рабочего времени;

    - обеспечить сбор, регистрацию и  хранение информации по кадрам  для ведения статистики по  персоналу;

    - организовать разработку, утверждение  и контроль исполнения документов  по кадрам.

    Служба  кадров любой организации в своей  работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

    Прежде  всего это устав организации  как главный организационный  документ. Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того, в уставах расписываются порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров.

    В настоящее время постановка ведение  кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления персоналом любой компании. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника. Поэтому большое значение приобретает формальное закрепление функций ведения кадрового учета и делопроизводства, которое возможно посредством разработки положения о подразделении, выполняющем эту работу.

    Положение об отделе кадрового учета и делопроизводства службы управления персоналом предприятия - организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре предприятия, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы подчиненности и взаимодействия отдела с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия. Положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадрового учета и делопроизводства предприятия (организации, учреждения), обязательные для выполнения его сотрудниками (см. приложение 4).

    Несмотря  на то,что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

    В практике организации работы с персоналом, ведения кадрового делопроизводства по кадровым вопросам инструкция по кадровому делопроизводству выполняет важные задачи:

    - определяется последовательность  оформления и порядок прохождения  кадровых документов внутри организации;

    - в приложении к инструкции утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;

    - четко определяется перечень  документов, необходимых для выполнения  того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные,  а следовательно, и материальные затраты на обработку кадровых документов.

    Инструкция  по кадровому делопроизводству - локальный  нормативно-правовой акт, содержащий правила  работы с кадровыми документами  в организации.

    Инструкция  по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке инструкции учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.

    Инструкция  по кадровому делопроизводству в  организации должна разрабатываться  в целях упорядочения документационного  обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности  путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

    Инструкция  по кадровому делопроизводству устанавливает  общие требования к функционированию системы документационного обеспечения  управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании (см. приложение 5)

    Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и  несет ответственность за выполнение возложенных на него задач.

    Структура и штатная численность предприятия  закрепляются в документе, в котором  содержится перечень структурных подразделений  в порядке их важности для жизнедеятельности  предприятия. Данный документ не имеет  унифицированной формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им в письменной форме лицом (см. приложение 6).

    Внутри  структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания.

    Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной  численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

    Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного  документа должно быть закреплено в  письменной форме.

    Должностная инструкция разрабатывается в соответствии со штатным расписанием предприятия, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений в соответствии с Положением о подразделении.

    Правила внутреннего трудового распорядка предприятия - это локальный нормативный  акт, устанавливающий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений

    Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003.

    Организация сама должна разработать правила  внутреннего трудового распорядка исходя из своей специфики. В качестве образца можно взять Типовые  правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984.

(см. приложение  7) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение 

    В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

      Эффективность служб делопроизводства определяется множество организационно-технических  факторов, в зависимости от которых  можно судить о качестве организации  делопроизводства, которое может быть полно или частично централизованным. Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

снизить стоимость  делопроизводственных операций;

улучшить организацию  труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

обеспечить  специализацию и взаимозаменяемость работников;

использовать  прогрессивные и производительные технические средства;

обеспечить  единство организационного и методического руководства.

     В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.