Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и  лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей  и задач организации. Ее взаимоотношения  с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью  договоров.

     Документооборот ОАО «ММК-МЕТИЗ» регулируется инструкцией  по делопроизводству.

     Правила работы с документами, содержащими  служебную информацию ограниченного  распространения, установлены в  Инструкции по организации и ведению  конфиденциального делопроизводства в ОАО «ММК-МЕТИЗ», утвержденной приказом генерального директора.

     В деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ» образуются следующие группы документов:

     - организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

     - приказы генерального директора  по основной деятельности;

     - приказы генерального директора  по административно-хозяйственным  вопросам;

     - распоряжения генерального директора  по основной деятельности;

     - протоколы совещаний;

     - положения, инструкции, правила,  регламенты;

     - внутренние документы (служебные  записки);

     - служебные письма (поступающие в  ОАО «ММК-МЕТИЗ» и создаваемые  в компании);

     - договоры (поступающие в ОАО «ММК-МЕТИЗ»  и создаваемые в компании).

     Все документы ОАО «ММК-МЕТИЗ» (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации.

     Система электронного документооборота дает возможность  выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности  документов, быстрого их поиска.

     Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может  прикрепить к карточке исходного  документа все другие, появившиеся  в ходе работы над ним. Также, работая  в системе, исполнитель может  отчитаться о работе своему начальству.

     Хранение  документов в виде иерархии папок  позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная  задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

     Один  из самых трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в  большом объеме писем, приказов, служебных  записок, должностных инструкций и  других документов. Четкая классификация  по папкам, визуализация связей между  документами позволяют лучше  ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый  документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые  механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

             Движение документов в организации   с момента их создания или  получения до завершения исполнения  или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота, я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

     В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации  делопроизводства и документооборота говорит о благополучии организации и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата, их компетентность, солидарность и   дисциплинированность.

     Также я пришла к выводу, что оперативность  и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения  и обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее  достигается за счет обращения в  ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы.

     1.ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

     2.Официальный сайт  ОАО «ММК-МЕТИЗ» www.mmk-metiz.ru

     3.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 5-е изд. испр. и доп. – М.: Управление персоналом Журнал, 2007.

     4.Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2003. - №1.

     5.Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006.

     6.Доронина Л.А. Документоведение : учеб.-метод. пособие / Л.А. Доронина ; Ин-т информ. систем упр. – М. : Гос. ун-т упр., 2007.

     7. Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001.

     8. Инструкция по делопроизводству ОАО «ММК-МЕТИЗ». - 2007. 

     9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело – Изд. 6-е, исправленное и дополненное – М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006.

     10.Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005.

     11.Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007.

     12. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

     13. Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2.

     14. Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6.

     15. Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. – 2007. - №4.

     16. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     17.Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998.

     18.Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1

     19.Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003

     20.Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 1996. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

     21.Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

     22.Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004