Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     На  обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда.

     При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение  периода, охватываемого документами  дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

     Надписи на обложках дел постоянного и  долговременного хранения следует  производить четко черными светостойкими  чернилами или тушью.

     На  завершенные дела постоянного, долговременного  хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и  оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи  не составляются. Описи дел структурных  подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под  непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

     Описи составляются отдельно на дела постоянного  хранения, на дела долговременного  хранения, на дела по личному составу  и иные однотипные дела (научные  отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения  и т.п.).

     В организациях, имеющих большой объем  документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного  хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для  подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный  архив и по которой он сдает  дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

     Описи дел составляются по установленной  форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

     Вместе  с делами из структурных подразделений  в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы  и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как  отдельные единицы хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вывод по главе I.

     В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и  лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей  и задач организации. Ее взаимоотношения  с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью  договоров.

     Документооборот ОАО «ММК-МЕТИЗ» регулируется инструкцией  по делопроизводству.

     Правила работы с документами, содержащими  служебную информацию ограниченного  распространения, установлены в  Инструкции по организации и ведению  конфиденциального делопроизводства в ОАО «ММК-МЕТИЗ», утвержденной приказом генерального директора.

     В деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ» образуются следующие группы документов:

     организационно-распорядительные документы - локальные нормативные  документы Общества, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности Общества, его подразделений  и должностных лиц:

     - приказы генерального директора  по основной деятельности;

     - приказы генерального директора  по административно-хозяйственным  вопросам;

     - распоряжения генерального директора  по основной деятельности;

     - протоколы совещаний;

     - положения, инструкции, правила,  регламенты;

     - внутренние документы (служебные  записки);

     - служебные письма (поступающие в  ОАО «ММК-МЕТИЗ» и создаваемые  в компании);

     - договоры (поступающие в ОАО «ММК-МЕТИЗ»  и создаваемые в компании). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     II. Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     2.1.Общая характеристика предприятия.

     C 1 июня 2006 года на российском и  мировом метизном рынке появилась  мощная производственная структура  с общим числом работающих  более восьми тысяч человек  – открытое акционерное общество  «Магнитогорский метизно-калибровочный  завод «ММК-МЕТИЗ». Решением Совета  директоров ОАО «ММК-МЕТИЗ» директором  предприятия назначен Алексей  Дмитриевич Носов. ОАО «ММК-МЕТИЗ» возникло в результате слияния двух старейших заводов Магнитки – метизно-металлургического и калибровочного. Обновление структуры, реализация программы технического перевооружения и модернизации производства являются гарантом стабильного развития предприятия, повышения качества выпускаемой продукции, ее конкурентоспособности на рынках метизов.

       На протяжении вот уже более  шести десятилетий они по праву  входят в число предприятий,  определяющих лицо российской  метизной отрасли. У предприятий  богатая история и большие  традиции. Их рождение связано  с Великой Отечественной войной. В первые военные месяцы из  южных и центральных районов  Советского Союза в Магнитогорск прибыло эвакуированное оборудование метизных заводов Украины и центральной части России. В тяжелейших условиях военного времени вводятся в эксплуатацию основные цеха и практически одновременно со строительством производственных помещений налажен выпуск необходимой фронту продукции: крепежа, сетки, калиброванной стали… Метизно-металлургическому заводу было передано на вечное хранение Красное Знамя Государственного Комитета Обороны. В 1943 г. коллектив Калибровочного завода впервые удостоен переходящего Красного Знамени ВЦСПС и НКЧМ. Ему присвоено звание “Лучший метизный завод”.

     Период 50-80-х г.г. отмечен для заводов  большими трудовыми успехами. Расширяется  производство, осваиваются новые  виды продукции. 22 января 1971 года указом Президиума Верховного Совета СССР Метизно-металлургический завод был награжден орденом  Трудового Красного Знамени за выполнение заданий по увеличению выпуска метизной продукции и освоение ее новых  видов. На Метизно-металлургическом заводе строятся новые цехи калибровочно-прессовый  и цех дюбелей. На калибровочном  заводе вводятся передовые технологии строятся цехи: ленты холодного проката и металлокорда. Экономический кризис 90-х годов прошлого века больно ударил по предприятиям. Но заводы выстояли. Сохранена технология, высококвалифицированные кадры, удержаны позиции среди лидеров производителей метизов.

     Образование в 2003 году управляющей компании «ММК-МЕТИЗ» стало продолжением интеграционной политики, начатой на Магнитогорском металлургическом комбинате – главном  стратегическом партнере метизно-калибровочного производства Магнитогорска. Управляющая  компания, созданная для решения проблемы координации деятельности метизно-металлургического и калибровочного заводов, была наделена полномочиями единого исполнительного органа двух заводов. Это объединение единой сбытовой и ценовой политикой, стратегией выпуска продукции, позволило трудовым коллективам МММЗ и МКЗ перестать воспринимать друг друга в качестве конкурентов. Были осуществлены перераспределение сортамента выпускаемой продукции, реорганизация сбытовой и финансовой деятельности, оптимизация затрат на производство. Это привело к повышению эффективности их деятельности, что имело особенно важное значение в условиях жесточайшей конкурентной борьбы на метизном рынке, как отечественном, так и мировом. Итогом целенаправленной работы по повышению качества продукции явилось получение метизно-металлургическим заводом сертификата соответствия международному стандарту качества ISO 9001:2000, калибровочным заводом – сертификата системы ГОСТ Р на соответствие стандарту ISO 9001:2001. Получение данных сертификатов ставит метизы Магнитки на более высокий уровень, обеспечивая им высокую конкурентоспособность. Результаты деятельности предприятий в составе управляющей компании подтвердило правильность стратегического решения о ее создании. Ежегодно увеличивается объем выпускаемой продукции, осваиваются новые ее виды. В июле 2005 года на собрании акционеров метизно-металлургического завода утверждено его новое название: ОАО «Магнитогорский метизно-металлургический завод «ММК-МЕТИЗ» и его сокращенное фирменное наименование ОАО «ММК-МЕТИЗ». И это не просто «смена вывески», а продолжение начатого два года назад объединения предприятий. Работая в мощном производственном альянсе, заводы в 2005 году заняли второе место по объемам продаж среди производителей метизов России. Многое сделано в плане технического перевооружения производства. За два года деятельности управляющей компании «ММК-МЕТИЗ» были введены в эксплуатацию линии производства оцинкованной проволоки с блестящим покрытием, цинкования высокоуглеродистой проволоки, непрерывного вибрационного травления. Смонтирована линия для штамповки строительных самонарезающих винтов. Ведутся пуско-наладочные работы по вводу в эксплуатацию оборудования, предназначенного для химико-термической обработки саморезов.

     В октябре 2006 года ОАО «ММК-МЕТИЗ» был  получен Сертификат стандарта ISO 9001:2000, выданный Органом по сертификации BUREAU VERITAS Certification. Область сертификации – разработка и поставка: ленты стальной холоднокатаной, стали калиброванной, проволоки стальной углеродистой, биметаллической порошковой, сеток металлических, канатов стальных, крепежа железнодорожного и машиностроительного, электродов сварочных и наплавочных, биметаллических проводов. Работа предприятия в области повышения качества метизов получила в 2008 году высокую оценку – ему присуждена премия Губернатора Челябинской области по качеству в сфере промышленности.

     На  заседании Совета директоров 16 июня 2009г. директором ОАО «ММК-МЕТИЗ» назначен Владимир Николаевич Лебедев.² 
 
 
 
 
 

     2.2.Организация документооборота ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.³

     Рассмотрим  подробнее их сущность.

     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.⁴

     Система плановой документации. Общим назначением  плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и  задачам. Плановые документы – это  программы, планы, графики. Планироваться  может деятельность организации  в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система  отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью  которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 1 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

     Рис.1. Системы документации организации. 
 

     Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и  лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей  и задач организации. Ее взаимоотношения  с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью  договоров.