Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     Документооборот — движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.⁵ При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.
4. В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.
5. Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.
6. По месту изготовления назначают документы⁶:

• получаемые извне (входящие документы);

• созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).
• Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):
• от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);
• подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);
• других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);
• частных лиц (письма, заявления, жалобы).
• Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.
• Документы, созданные в организации, разделяются:
• а) по видам документов:
• организационно-распорядительные;
• информационно-справочные;
• учетно-отчетные и др.;
• б) по характеру содержания:
• инициативные (требующие ответа или исполнения);
• присланные / отправляемые для сведения;
• ответные;
• в) по направлению движения:
• направляемые руководителю организации;
• направляемые в структурные подразделения;
• направляемые конкретным исполнителям;
• г) по сфере функционирования:
• внутренние;
• исходящие.

     Внутренние  документы разделяются по направлению  движения⁷:

• отправляемые в подразделения (филиалы);
• функционирующие внутри организации.
• Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически⁸:

       
 
 
 
 
 
 

     

     Рис.2. Документооборот в организации

 

     Документооборот ОАО «ММК-МЕТИЗ» регулируется инструкцией по делопроизводству.

     Инструкция  по делопроизводству ОАО «ММК-МЕТИЗ» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ОАО «ММК-МЕТИЗ» и иными внутренними нормативными документами ОАО «ММК-МЕТИЗ». Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Обществе. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.⁹

     Правила работы с документами, содержащими  служебную информацию ограниченного  распространения, установлены в  Инструкции по организации и ведению  конфиденциального делопроизводства в ОАО «ММК-МЕТИЗ», утвержденной приказом генерального директора.

     Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе единой технической  политики и применения современных  технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ОАО «ММК-МЕТИЗ» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – СДОУ.

     При применении ОАО «ММК-МЕТИЗ» электронного документооборота СДОУ (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

     В деятельности ОАО «ММК-МЕТИЗ» образуются следующие группы документов:

     организационно-распорядительные документы - локальные нормативные  документы Общества, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности Общества, его подразделений  и должностных лиц:

     - приказы генерального директора по основной деятельности;

     - приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

     - распоряжения генерального директора по основной деятельности;

     - протоколы совещаний;

     - положения, инструкции, правила, регламенты;

     - внутренние документы (служебные записки);

     - служебные письма (поступающие в ОАО «ММК-МЕТИЗ» и создаваемые в компании);

     - договоры (поступающие в ОАО «ММК-МЕТИЗ» и создаваемые в компании).

     Каждая  из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы:

     Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

     Документы по строительству.

     Документы по финансовой и внешнеэкономической  деятельности.

     Документы по кадровой деятельности.

     Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

     Документы по корпоративной и административной деятельности.

     Документооборот предприятия можно разделить  на следующие этапы:

• регистрация и учет поступающих в организацию документов;
• подготовка и регистрация отправляемых документов;
• прохождение внутренних документов;
• контроль за исполнением документов.

     Рассмотрим  этапы более подробно.

1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов.

     Все операции по приёму и первичной обработке  документов в ОАО «ММК-МЕТИЗ» осуществляет бюро делопроизводства (далее по тексту БДП). Входящие документы регистрируются в день их поступления в журнале  учета входящей корреспонденции  в ОАО «ММК-МЕТИЗ» (10-АХУ-2009). Если документ поступил в конце рабочего дня, то документ регистрируется на следующей день.

     Счета – фактуры регистрируется в журнале  регистрации счетов-фактур, поступающих  в ОАО «ММК-МЕТИЗ» (26-АХУ-2009).

     Сообщения из УВД регистрируются в журнале  «Учета сообщений медицинского вытрезвителя, РОВД, РОСП на оштрафованных лиц  и плательщиков алиментов ОАО  «ММК-МЕТИЗ»(28-АХУ-2009).

     Инспектор БДП проверяет правильность доставки. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение для пересылки  адресату. Проверяется целостность  конвертов – все конверты, за исключением корреспонденции с  отметкой «лично», вскрываются, документы  извлекаются из конвертов и сверяются  вложения. При обнаружении отсутствия документа или приложения к нему, на полученных документах производится соответствующая отметка и составляется акт о неполном вложении документов(52-АХУ-2011).

     При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительные документы к ним, после чего вместе с машинными носителями в упаковке передаются по назначению.

     Конверты  после вскрытия сохраняют в следующих  случаях:

     - если в документе отсутствует  дата;

     - если дата почтового штемпеля  необходима, как свидетельство даты  отправки и получения документа  (письма и заявления граждан,  исковые заявления, претензионные письма, письма, адресованные юридическому управлению);

     -если  документ поступил с уже просроченным  сроком исполнения;

     -если  на документе имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

     На  принятом документе в правом нижнем углу или свободном месте первого  листа документа проставляется  отметка о его получении регистрационным  штампом и (или) вписывается дата поступления и его входящий номер. Документ, состоящий из нескольких листов, скрепляется металлической  скобой или скрепкой.

     Регистрации подлежат все поступающие в ОАО  «ММК-МЕТИЗ» документы, кроме:

     -печатных  изданий (книг, журналов, газет и  др.);

     -поздравительных  писем и телеграмм, приглашений;

     -писем  с пометкой «лично».

     Входящие  документы, адресованные директору ОАО «ММК-МЕТИЗ»,его заместителям по направлениям деятельности, главным специалистам, курьер БДП передает инспекторам- делопроизводителям в приемные руководителей.

     Входящие  документы, адресованные руководителям структурных подразделений (начальникам управлений (отделов), цехов, служб), инспектор БДП выдает ответственным за делопроизводство под роспись в журнале учета входящей корреспонденции в ОАО «ММК-МЕТИЗ» (10-АХУ-2009).

     Входящие  документы, адресованные заместителям директора ОАО «ММК-МЕТИЗ» по направлениям деятельности, руководителям структурных  подразделений (начальникам управлений (отделов), цехов, служб), расположенных  на калибровочной площадке, курьером БДП доставляются и передаются инспекторам - делопроизводителям в приёмные  руководителей или ответственным за делопроизводство под роспись в реестре почтовой корреспонденции (23-АХУ-2009).

     Входящие  счета – фактуры и сообщения  из УВД инспектор БДП выдает под  роспись в журналах регистрации (26-АХУ-2009, 28-АХУ-2009 соответственно) соответствующим  исполнителям или ответственным  за делопроизводство.

     Внутренние  документы, направляемые в структурные  подразделения, передаются самостоятельно ответственными за делопроизводство в приёмные руководителей или раскладываются в соответствующие ячейки в БДП.

     Доставка  документов с метизной площадки на калибровочную и обратно производится курьером БДП ежедневно на служебном автотранспорте согласно графику. Доставленные документы курьер БДП разносит в приёмные руководителей или раскладывает в соответствующие ячейки в БДП,

     Ошибочно  направленные документы возвращаются в БДП.

     Все операции по обработке входящих документов в структурных подразделениях и  приёмных руководителей осуществляют ответственные за делопроизводство и инспекторы – делопроизводители  соответственно.

     Поступившие в структурные подразделения  документы должны быть зарегистрированы в журнале учета входящей корреспонденции  в ОАО «ММК-МЕТИЗ» (10-АХУ-2009) с указанием даты, номера регистрации и индекса структурного подразделения или должностное лицо. На обложке журнала регистрации должно быть указано наименование или сокращенное обозначение структурного подразделения.