Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     Несмотря  на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет  назад, в целом он применяется  и сегодня. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3.Требования к организации документооборота.

     Ответственность за организацию делопроизводства и  соблюдение требований Инструкции в  организации и её подразделениях возлагается на их руководителей. Ведение делопроизводства, рациональная организация документооборота, контроль за своевременным исполнением документов, их учет, сохранность и своевременная сдача в архив, возлагаются на назначаемого приказом или распоряжением по структурному подразделению работника, ответственного за делопроизводство - делопроизводителя.

     Работники организации несут персональную ответственность за сохранность  находящихся у них на исполнении документов. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные  им документы должны быть переданы по указанию руководителя другим работникам с соответствующей отметкой в  учетных документах, а дела, взятые из архива, сданы в архив. В случае увольнения делопроизводителя дела должны быть переданы по акту или по распоряжению руководителя подразделения  другому работнику, исполняющему обязанности  уволившегося сотрудника, или принятому  на эту должность.

     При смене руководителя организации, или какого либо подразделения наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и в архиве, отражаются в акте приема-передачи. В соответствии с учетными данными делопроизводственной службы и архива в акте приема-передачи указывается раздельно количество дел, находящихся в делопроизводстве по номенклатуре дел и количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, и особо ценных дел.

     К документообороту предъявляется ряд  принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении на любых носителях, а именно:

1. Прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя информации кратчайшим путём через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
2. Избирательность распределения документов между руководителями специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;
3. Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
4. Единообразие  маршрута  движения и состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;
5. Приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии, регламентирующей состав и назначение автоматизированных рабочих мест и баз данных, способы и условия передачи информации между центральной и локальными базами данных.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства - возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций.  
Основой структуры любого документооборота является документ.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее  время.

     Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

     Конверты  от поступающих документов оставляют  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой "лично" и в адрес  общественных организаций.

     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю организации,
• направляемые непосредственно в структурные подразделения      или конкретным исполнителям.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым  могут принимать ответственные  исполнители.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

     Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные  подразделения (ответственным исполнителям).

     Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную  форму переносится резолюция  руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

     Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.4.Организация работы с документами.

     Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. Обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока:

     1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

     2.Документы  в адрес структурных подразделений. 
        Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

     Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения  или лица, которым должен быть направлен  этот документ. Отсюда следует, что  при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в  адрес руководителя и в структурные  подразделения организации. Руководству  передаются документы вышестоящих  органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим  вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений  организации (учреждения) или непосредственно  исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем  граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

     Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  на. Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации. Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящий документопоток несёт информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях её передачи вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции.) Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

     Основные  этапы обработки исходящих документов:

     - составление проекта документа  исполнителем;

     - проверка правильности оформления  проекта документа;

     - согласование проекта документа;

     - подписание документа руководителем;

     - регистрация документа;

     - отправка документа адресату;

     - подшивка второго экземпляра  документа в дело.

     Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

     Проверка  правильности оформления исходящего документа  осуществляется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

     Проект  исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

     Подготовленный  проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации.

     Если  получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или др. документы, на них вместо подписи проставляется  гриф утверждения.

     Подготовленный  проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с  материалами, на основании которых  он готовился. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

     К проекту документа исполнитель  прилагает список организаций, которым  должен быть разослан подписанный документ.

     После подписания руководителем двух экземпляров  документ передается секретарю-референту  или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

     Журнал  содержит следующие графы: номер  документа; дата документа; адресат; краткое  содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание.

     При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

     После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих  экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в  тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

     Второй  экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  документов служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказную корреспонденцию  составляется опись рассылки, которая  подписывается работником службы ДОУ  и датируется.

     Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

     К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные  и докладные записки, функционирующие  в рамках предприятия. Документы, поступающие в организацию, проходят:

     • первичную обработку;

     • предварительное рассмотрение;

     • регистрацию;

     • рассмотрение руководством;