Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     Система электронного документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

     Хотя  пользователями систем электронного документооборота являются не все сотрудники из всех подразделений организации (до 30% сотрудников предприятия).

     В системе электронного документооборота осуществляется весь цикл работы с  документами ОАО «ММК-МЕТИЗ»: создание, редактирование, пересылка, ознакомление, согласование, создание поручений по документам, контроль их исполнения, подпись документов (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрация, сдача в архив, хранение (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожение и др.

     Принцип работы системы электронного документооборота ОАО «ММК-МЕТИЗ» следующий: при регистрации документа в системе электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера.

     При этом все документы ОАО «ММК-МЕТИЗ» (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации.

     Система электронного документооборота дает возможность  выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности  документов, быстрого их поиска.¹²

     Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может  прикрепить к карточке исходного  документа все другие, появившиеся  в ходе работы над ним. Также, работая  в системе, исполнитель может  отчитаться о работе своему начальству.

     Хранение  документов в виде иерархии папок  позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная  задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

     Один  из самых трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в  большом объеме писем, приказов, служебных  записок, должностных инструкций и  других документов. Четкая классификация  по папкам, визуализация связей между  документами позволяют лучше  ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый  документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые  механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.¹³

     Принятие  решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько  человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это  может затянуться надолго. Наличие  функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число  раз в достаточно небольшой отрезок  времени. В процессе подготовки можно  сохранять в системе все промежуточные  версии документа. СЭД дает возможность  четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения  и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.¹⁴

     Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и  точно передать исполнителям всю  информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело.

     Регистрация документов – одна из важнейших  операций в информационно-документационном обеспечении. Одним из важнейших результатов организации СЭД является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) не согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.¹⁵

     В ходе регистрации в регистрационную  форму (карточку) заносятся следующие  сведения о поступившем документе¹⁶:

     - дата получения;

     - регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

     - дата документа;

     - регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

     - автор (корреспондент) – то есть чей это документ;

     - заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа);

     - резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

     - срок исполнения;

     - исполнитель (кто с ним работает);

     - ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

     - № дела (куда документ помещен после исполнения).

     Однако  внедрение современных технологий в то же время влечет за собой  и определенные изменения в технологиях  работы с документами, сложившихся  в традиционном делопроизводстве.

     Необходимо  отметить, что сроки хранения, устанавливаемые  нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация  с учетом своих потребностей может  хранить документы и дальше в  течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как  возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной  форме значительно превышают  возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной  форме могут использоваться для  информационно-справочной работы в  течение значительно большего периода  времени.

     Традиционно при регистрации каждому документу  присваивается регистрационный  номер. В бумажных системах регистрации  сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный  номер последнего документа и  присваивает поступившему документу  следующий порядковый номер, который  вносится в карточку документа и  проставляется от руки или нумератором  на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость  и преемственность с традиционными  делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером  и затем переносится на поступивший  документ: от руки, надпечатывается  на принтере или печатается на специальной  этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.

     Принцип присвоения регистрационного номера для  исходящего или внутреннего документа  такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться  дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документа и т. п.¹⁷

     Вся нумерация ведется в течение  года, и в каждом году начинается опять с номера 1. При такой  системе для нахождения документа  нам необходим набор поисковых  признаков, однозначно описывающий  документ в системе. В регистрационной  системе внутри организации это  вид документа, его дата и номер.

     При организации баз данных, в том  числе и по документам, каждой карточке присваивается уникальный идентификационный  номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его  вида, даты, автора и т. п. Он является именно уникальным идентификатором  документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в  СЭД, мы сразу получим на экран  карточку данного документа, а если система полнотекстовая - то и сам  документ.

     В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусмотрен реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Однако в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте 3.30 указано, что «идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации».¹⁸

     Аналогичное описание данного реквизита, основанное на ГОСТ Р 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству, где указано:

     «Идентификатором  электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и  другие поисковые данные, устанавливаемые  в федеральном органе исполнительной власти».

     Указание  в данном поле уникального номера документа было бы более целесообразно  с нескольких точек зрения.

     Во-первых, сегодня мы наконец приходим к использованию электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы «Клиент - банк», сдача налоговой и другой отчетности и т. п.), но и в сфере текущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т. п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.

     Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути к файлу) имеет смысл  только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ к ним  осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.¹⁹

     Также теряет смысл указание в реквизите  даты файла (создания и последней  модификации). Делопроизводственная дата документа предусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектом документа, для отслеживания его версий.²⁰ Но эта задача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.²¹

     В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий  спектр инструментов автоматизации  ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

     Организация документооборота в ОАО «ММК-МЕТИЗ» представлена на высоком уровне. Однако был выявлен ряд проблем и недостатков. Более подробно рассмотрим их в третьей главе. 

     Вывод по главе II.

     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.²²