Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     В процессе предварительного рассмотрения документов необходимо выяснить, не было ли переписки по данному вопросу. Если документ повторный или документ по ранее рассматриваемому вопросу, то к нему следует подобрать ранее  присланные материалы.

     Зарегистрированные  документы предоставляются руководителю в специальной папке, а о срочной корреспонденции докладывается немедленно.

     Документы рассматриваются руководителем  ежедневно. Принимаемые решения  или поручения оформляются наложением резолюции.

     Получив рассмотренные руководителем документы, ответственный за делопроизводство переносит все резолюции, имеющиеся  на документах в журнал регистрации  и вручает соответствующим исполнителям.

     Документы, рассмотренные директором ОАО «ММК-МЕТИЗ», направляются инспектором – делопроизводителем БДП:

     Помощнику директора – референту, подлежащие контролю исполнения;

     Соответствующим исполнителям, не подлежащие контролю. Документы раскладываются в соответствующие  ячейки в БДП,

     Документы, подлежащие исполнению несколькими  лицами. Тиражируются в необходимом  количестве экземпляров и направляются исполнителям. Подлинник документа  с резолюцией руководителя направляют исполнителю, названному в резолюции  первым, который является ответственным  исполнителем. Остальным исполнителям направляют копии документа. 

2. Подготовка  и регистрация отправляемых документов

     Этапы подготовки и оформления документов, отправляемых из ОАО «ММК-МЕТИЗ»:

     - подготовка и оформление;

     - согласование;

     - подписание (утверждение);

     - регистрация;

     - отправка адресатам.

     Подготовку  и оформление документов осуществляет исполнитель документа. Документы  после согласования, подписания регистрируются. Служебные письма за подписью директора  ОАО «ММК-МЕТИЗ», его заместителей по направлениям деятельности, главных  специалистов регистрируются инспектором  БДП в журнале учета исходящей  корреспонденции ОАО «ММК-МЕТИЗ». Отправку исходящей корреспонденции  осуществляет БДП через почтовое отделение ежедневно в 11.00 ч., по списку отправляемой корреспонденции ОАО «ММК-МЕТИЗ». Корреспонденция, поступившая в БДП позже 11.00ч., отправляется на следующий день.

     Документы, подлежащие отправке из ОАО «ММК-МЕТИЗ» а ОАО «ММК», ежедневно до 09.00ч. в БДП формируются в папку, которую водитель – экспедитор кольцевой почтой доставляет в ОАО «ММК». Обмен почтовыми папками производится через почтовый ящик, находящийся в вестибюле здания заводоуправления ОАО «ММК-МЕТИЗ».

     Данные  об отправляемых документах заносятся  инспектором БДП в журнал регистрации  отправки документов из ОАО «ММК-МЕТИЗ» в ОАО «ММК» кольцевой почтой. 

3. Прохождение внутрених документов.

     Порядок подготовки и оформления внутренних документов аналогичен порядку подготовки и оформлению исходящих документов и включает в себя:

     - подготовку проекта документа;

     - проверку правильности оформления  проекта документа исполнителем  и ответственным за делопроизводство;

     - согласование (визирование);

     - подписание ( в необходимых случаях – утверждение);

     - регистрацию;

     - рассылку адресатам.

        Документы после согласования, подписания регистрируются ответственным за делопроизводство в журнале учета исходящей корреспонденции  ОАО «ММК-МЕТИЗ», с указанием на обложке журнала наименования или сокращенного обозначения структурного подразделения.

           Порядок исполнения внутренних документов аналогичен порядку  исполнения входящих документов и включает в себя: передачу документов исполнителю (копии документов соисполнителям); контроль за исполнением документов; исполнение документов; проставление отметок об исплнении; подшивку исполненных документов в дело.  

     IV. Контроль за исполнением документов

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений – неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

     Контрольная деятельность предполагает, с одной  стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой – за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую – делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

     Основные  задачи контрольной службы – контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документооборота, укреплению исполнительской дисциплины.

     Важным  условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, – в должностной инструкции.¹⁰

     Контроль  исполнения документов в ОАО «ММК-МЕТИЗ» включает:                                                                                                - постановку документа на контроль;

     - проверку своевременного поступления  документа исполнителю;

     - снятие с контроля;

     - направление исплненного документа в дело;

     -учет  и обобщение результатов контроля  исполнения документов;

     - информирование руководителей об  исполнение поручений (заданий), зафиксированных в документах.

     Организация конторля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение. Объектами контроля являются качество исполнения и сроки исполнения документов.

     Контоль за исполнением документов по существу содержащихся в них вопросов осуществляют руководители ОАО «ММК-МЕТИЗ», руководители структурных подразделений или уполномоченные ими лица.

     Обязательному контролю за сроками исполнения документов со стороны административного отдела АХУ подлежат приказы директора ОАО «ММК-МЕТИЗ», распоряжения его заместителей по направлениям деятельности и главного инженера, если в них предусмотрены сроки исполнения.

     Исполнение  всех документов, на которых директором ОАО «ММК-МЕТИЗ» поставлен знак контроля «К» контролирует помощник директора  – референт.

     Исполнение  мероприятий, утверждённых директором ОАО «ММК-МЕТИЗ» контролируют руководители соответствующих служб.

     Контоль за сроками исполнения документов у главных специалистов и руководителей структурных подразделений осуществляют ответственные за делопроизводство или уполномоченные ими лица.

     Контролю  подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

     В ОАО «ММК-МЕТИЗ» установлены следующие сроки работы с документами (сроки исполнения документов):

     срок  подготовки ответа на поступившее письмо - 3 рабочих дня;

     срок  подготовки ответа на поступившее письмо претензионного характера - 30 рабочих  дней;

     срок  подготовки договора (работы с поступившим  договором) – 7 рабочих дней;

     срок  работы с иными документами, требующими исполнения – 3 рабочих дня.

     Сроки работы с документами, установленные  настоящей инструкцией, исчисляются, начиная со дня получения ответственным  лицом (исполнителем) соответствующего поручения.

       Вышеуказанные сроки работы с документами применяются, если генеральным директором или иным должностным лицом, ответственным за исполнение конкретного документа, не установлен иной срок. В случае наличия на документе резолюции «Срочно» применяется срок работы с документом – 1 рабочий день.

     Контроль  исполнения ОРД, внутренних документов (служебных записок), адресованных генеральному директору и требующих исполнения согласно соответствующим резолюциям, а также служебных писем обеспечивается административным управлением с  использованием автоматизированной системы  контроля исполнения документов (АСКИД).

     При постановке документа на контроль в  АСКИД в обязательном порядке  вносится информация: о предмете поручения, сроке исполнения, ответственном  лице, а также делается отметка  о контроле, которую обозначают словами  «На контроле». На оригинале документа, требующего исполнения и находящегося на контроле, отметка не ставится.

     В случае нарушения установленного срока  ответственное лицо обязано сообщить директору административного управления о причинах такого нарушения.

     Директор  административного управления еженедельно  представляет генеральному директору  информацию о находящихся на контроле документах и ходе их исполнения по форме, согласованной с генеральным  директором.

     Контроль  соблюдения сроков исполнения служебных  записок на подготовку договоров, а  также сроков согласования договоров  обеспечивается управлением документооборота с использованием АССД.

     Контроль  исполнения заключенных договоров  обеспечивается юридическим управлением  с использованием контрольной картотеки, которая систематизируется по объектам, контрагентам, срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

     Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное  исполнение документов.

     Организация контроля за исполнением документов в ОАО «ММК-МЕТИЗ» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис.3).

     

     Рис.3. Контроль исполнения документов 

     Технология  контроля состоит из постановки документа  на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования  хода исполнения, учета и обобщения  результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО «ММК-МЕТИЗ».

     2.3 Система электронного  документооборота

     Система документооборота – это выстроенная система движения документов, подтверждающих осуществление всех действий сотрудников компании (хозяйственных операций), с должностными инструкциями каждому сотруднику, участвующему в бизнес-процессах.

     Система управления документооборотом невозможна без гарантированной сохранности  электронных документов, которая  делится на физическую сохранность  файлов, обеспечение условий для  считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий  для воспроизведения электронных  документов.

     Система документооборота (ведение документооборота) сегодня - это спрос на легкие и  быстро настраиваемые решения, которые  могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ОАО «ММК-МЕТИЗ» за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер» на платформе Lotus Domino/Notes.

     Система электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально  контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.¹¹