Организация документооборота на предприятии ОАО «ММК-МЕТИЗ»

     • передачу на исполнение.

     Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. 
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

     На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

     - составление проекта документа  исполнителем;

     - проверка правильности оформления  проекта документа;

     - согласование проекта документа;

     - подписание документа руководителем;

     - регистрация документа. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

     На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

     - передача документа исполнителю;

     - контроль исполнения документа; 

     - исполнение документа;

     - проставление отметки об исполнении;

     - подшивка исполненного документа  в дело.

     Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

     Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в  регистрационной форме.

     Передача  документов на ВЦ для обработки, а  также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

     Учет  должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

     Результаты  учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер  по совершенствованию работы с документами  и определения штатной численности  службы ДОУ. 

     Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

     Регистрация документов необходима для решения  следующих задач:

• учет количества документов;
• обеспечение сохранности документов, устранение возможности   потерь документов;
• обеспечение возможности ведения контроля исполнения

     документов;

• обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и дальнейшего  использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

     Однако  не все документы организации  регистрирует служба ДОУ. Документы  специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих  подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается  перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

     При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется  на документе.

     Регистрация необходима: а) для обеспечения сохранности  документов; б) для удобства поиска документов; в) для учета и контроля исполнения документов.

     Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

     Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

     Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

     Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

     Регистрируемые  документы делятся на несколько  групп, каждая их которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие  документы; внутренние документы; контракты  коммерческие; документы, имеющие гриф ограничения доступа.

     Документы могут иметь регистрационные  номера, состоящие из порядкового  номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое был  подшит документ или его копия.

     Примерный список нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний  и т. п.

     Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и  внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

     Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются отдельно. Регистрационный  индекс входящих и исходящих документов включает:

     > порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

     > индекс по номенклатуре дел.

     Например: 354/10-26,    где

       354 — порядковый регистрационный номер;

           10-26 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

     В состав индекса могут дополнительно  входить номера (коды) из классификаторов  корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

     Внутренние  документы при регистрации делятся  на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются  документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

     Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

     Виды регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

     Журнальная регистрация наиболее надежная при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток - медленный поиск.

     Журналы регистрации включает следующие  графы: номер документа; дата документа; дата поступления; автор документа (отправитель); адресат (получатель); количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела; имя файла; примечание.

     Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. д. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток - возможны потери карточек.

     Компьютерная регистрация наиболее оперативный и удобный вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток - возможна потеря информации по техническим причинам.

     В качестве регистрационных форм в  зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как  поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

     Этих  недостатков лишены РКК, позволяющие  более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

     При ведении карточной системы регистрации  документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные  бланки - шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

     Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих документов);
• индекс поступления документа (для входящих документов);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);
• номер дела.

     В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

     • исполнители;

     • расписка исполнителя в получении документа;

     • ход исполнения;

     • приложения и др.

     Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

     Регистрация документов-ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

     Цель  контроля исполнения документов - обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

     Основная  цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.