Методология проектирования и внедрения информационно-документационной системы организации

Расширение  международных связей приводит к  интеграции отечественных субъектов  хозяйствования в мировое экономическое пространство, что приводит к необходимости соблюдения ими норм международных стандартов (в том числе и в области управления документацией).

Для разработки и внедрения системы управления документами, соответствующей международному стандарту ИСО 15489-1:2001 "Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Общие требования" [9], применяется методология, известная как проектирование и внедрение документной системы - (Designing and Implementing a Recordkeeping System - DIRS)¹.

Методика, которая может применяться как для проектирования новой, так и для совершенствования существующей документационной системы, включает восемь этапов [10, п.8.4.]:²

¹ Методология проектирования и внедрения системы управления 
документами была разработана Национальным архивом Австралии совместно 
с Управлением государственных документов (State Records 
Authority) штата Новый Южный Уэльс [9].

² Подробное описание методологии содержится в Техническом от 
чете ISO/TR 15489-2:2001, Information and Documentation Management, 
Part 2: Guidelines [11}.

1. предварительное обследование (Preliminary investigation);
2. анализ управленческой деятельности и процессов организации (Analysis of business activity);
3. определение состава требований к документам организации (Identification of requirements for records);
4. оценка существующих документационных и информационных систем организации (Assessment of existing systems);
5. определение стратегии соблюдения требований к документам (Identification of strategies for satisfying records requirements);
6. проектирование системы (Design of a records system);
7. внедрение системы (Implementation of a records system);
8. обследование системы после внедрения (Post-implementation review).

На первом этапе проводится предварительное обследование, в ходе которого определяются цели и сфера деятельности организации, ее структура, внешняя среда ее функционирования. Результаты работ, полученных в результате предварительного обследования, являются основой для определения масштаба проекта, обоснования его необходимости поддержки руководством.

В рамках второго этапа работ проводится анализ управленческой деятельности организации: выделяется и описывается каждая управленческая функция, вид деятельности, операция (процесс). Фактически создается модель управленческой деятельности организации, определяются управленческие процессы, сопровождаемые документами. Детальное описание управленческой деятельности организации составляется в виде иерархической схемы (фактически, классификатора управленческой деятельности), отражающей основные управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции организации, сопровождаемые документами [10, п.5.3.].

На третьем этапе определяется состав требований к документальному закреплению информации о каждой управленческой функции, виде деятельности и операции, реализуемых при помощи документов, а также определяется структура документов, наилучшим образом соответствующая каждой управленческой функции, виду деятельности или операции.

Требования  к документам формируются на основе изучения документальных источников (нормативных правовых и локальных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к созданию документов и порядку работы с ними в конкретной организации), а также анализа потребностей управленческой деятельности, оценки рисков (в случае, если документы не создавались или не сохранялись).

Затем определяется, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами. Требования к документам формулируются и документально оформляются в структурированном виде. На этом этапе также происходит отбор видов документов, наиболее полно соответствующих каждой управленческой функции, виду деятельности или операции.

Четвертый этап заключается в идентификации и анализе существующих в организации систем управления документами и других информационных систем в целях оценки их характеристик на соответствие требованиям, предъявляемым к документам.

Целью пятого этапа является определение наиболее подходящей стратегии соблюдения требований к документам, которая может включать: установление политики и процедур управления документацией в организации, закрепление их в соответствующих локальных актах (стандартах) и выработка практических подходов, позволяющих обеспечить соблюдение установленных требований. Выбранная стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Она также должна учитывать степень риска в случае невыполнения требования либо в рамках управленческой, функции (для поддержания которой предназначена документная система).

При выборе стратегии  должны учитываться такие факторы, как особенности организации (цели ее деятельности, особенности развития), тип и способы управления, используемые технологии, особенности корпоративной культуры, а также другие факторы, которые могут оказать влияние на процесс внедрения и поддержания в актуальном состоянии требований к системе управления документами организации.

Шестой  этап (проектирование системы) заключается в разработке документов, закрепляющих выбранную стратегию, процессы и практику, описываемые в ИСО 15489. В этих документах должны быть учтены требования, определенные и документально зафиксированные на третьем этапе, а также исправлены недостатки действующей системы, выявленные на четвертом этапе.

В рамках этого  этапа вносятся изменения в действующие  системы, процессы и практику, адаптируются или интегрируются технологические решения, определяются пути наиболее эффективного внедрения изменений в управление документами в организации.

Система управлений документами должна поддерживать управленческие процессы, а не препятствовать их реализации . Поэтому проводится оценка (в случае необходимости - перепроектирование) управленческих процессов, а также процессов документационного и информационного обмена в организации.

На седьмом этапе внедряется документная система; разработанная на предыдущих этапах, определяется то» каким образом должны согласовываться отдельные структурные компоненты системы (процессы, процедуры, персонал и технология). Внедрение системы управления документами должно проводиться системно с использованием проектного планирования и методологии, подходящей для данной ситуации, а также с целью интеграции работы системы управления документами с управленческими процессами и связанными системами.

Восьмой этап (обследование документационной системы после внедрения) это непрерывный процесс сбора информации о работе системы управления документами;

Проверка работы системы после внедрения проводится, в целях оценки эффективности  ее работы, устранения обнаруженных недостатков (их коррекции) и установления режима непрерывного наблюдения и регулярного анализа работы системы, В рамках этого этапа анализируется, создаются ли документы, организуются ли они в соответствии с потребностями управленческой деятельности, связаны ли соответствующим образом с управленческими процессами, частью которых они являются.

Следует отметить, что методология обследования системы после внедрения не является линейной. Эти задачи могут выполняться в различной степени, многократно, частично или постепенно, в соответствии с организационными потребностями» официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами [10, п.8.4.].

Анализ зарубежного  и отечественного подходов к проведению работ по исследованию и проектированию документационных систем позволяет говорить об определенной общности применяемых методологий. Основная цель проведения проектных работ да установление и документальное закрепление основных правил работы е документами в организации, распределение ответственности и полномочий в области работы с документами между работниками организации, делопроизводственных процессов и технологий. Кроме того* как отечественная, так и зарубежная методологии проектирования информационно-документационных систем направлены на создание, применение и администрирование специальчных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами;

В процессе исследования (с учетом работ по проектированию и реализации) выделяются практически идентичные последовательные стадии работ: подготовительная, исследовательскопроектная, реализации (внедрения) и совершенствования (сопровождения системы после внедрения). Конкретный же состав этапов работ каждой из стадий исследования (в рамках как зарубежной, так и отечественной методологии) во многом зависит от тех условий в которых они осуществляются.

Основной  целью проведения исследовательских работ в отечественной методологии оргпроектирования является повышение эффективности управленческого труда (в том числе за счет организации рациональных процессов создания документов и организации работы с ними). В свою очередь, применение зарубежного подходапри проектировании информационно-документаци-онной системы организации ориентировано, прежде всего* на обеспечение документированности деятельности организации (документальном закреплении ее деятельности). На основе этого требования! устанавливаются виды документов, определяется их структура, а также требования к процессам создания и управления ими. В связи с этим требованием в зарубежной методологии проведения исследовательских работ выделяется этап установления и оценки рисков (в том числе общественных), потенциально возможных при отсутствии документирования (некачественном документировании) деятельности организации.   "

Методология проектировании и внедрении документной системы согласно международному стандарту ИСО [10}, несмотря на то, что она представлена в виде последовательных действий, может проводится в любом удобном организации порядке в зависимости от ее потребностей, в то время как отечественная практика оргпроектирования предполагает четкое соблюдение последовательности проведения работ по каждому из этапов.

 

[I] Информационный менеджмент в современных управлен 
ческих структурах: метод, рекомендаций / М.В.Ларин [и др.]. - 
М.: Росархив, ВНИИДАД, 1996. - 36 с. ,

[2] Качалина, Л.Н.  Научная организация управленческого труда -оргт1роектирование/Л.Н.Качалина,-М.: "Экономика", 1974.-255 с.

[3] Качалина, Л.Н.  Пути совершенствования технологии  процесса управления / Л.Н.Качалина. — М.: "Знание", 1973. - 40 с.

[4] Кузнецова,  Т.В. Методика рационализации делопроизводства: учеб. пособие по спецкурсу / Т.В.Кузнецова, И.А.Подольская. - М.: МГЙАИ, 1979. - 69 с.

[5] Методика  исследования делопроизводственных  процессов в аппарате управления: пособие/ Главархив СССР, ВНИИДАД. -М, 1972.-73 с.

[6] Методическая программа исследования делопроизводства в министерствах и ведомствах/ Труды ВНИИДАД. - Т.1: Статьи, методические программы научных исследований. - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1970: - С. 126-163.

[7] Мингалев B.C. Организационное проектирование систем управления и делопроизводства государственных учреждений: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1979. - 75 с.

[8] Солянкина,  Л.Н. Организационное проектирование / Л.Н.Солянкина // Делопроизводство. - 2005. - № 4. - С. 81-86.

[9] Bearman, David. Reinventing Archives for Electronic Records: Alternative Service Delivery Options / David Bearman and Margaret Hedstrom // Electronic Records Management Program Strategies, Archives and Museum Informatics: Report No. 18. [Electronic resource]. - 1993. -Mode of access: http://www.archimuse.com/publishing/elecjprgmstr/ elec_prgmstr_Bearman.pdf. - Date of access: 04.06.2009.

[ 10] ISO 15489-1:2001, Information and Documentation - Records Management, Part 1: General.

[II] ISO/TR 15489-2:2001, Information and Documentation - 
Management, Part 2: Guidelines.

Наталия Кондакова

научный сотрудник

отдела  документоведения БелНИИДАД

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

1. Журнал «Архивы и делопроизводство», 2010. № 2.

2. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое  обеспечение управления: учеб. пособие  / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В.  Некраха / под ред. В.В. Паневчика.  – Мн.: БГЭУ, 2008. – 318 с.

3. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения.

4. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Мн.: Госстандарт, 2005.

5. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

6. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004. / Авт.разр. Э.Н.Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД, 2005.

7. Журнал «Архивы и делопроизводство», 2009. № 5