Методология проектирования и внедрения информационно-документационной системы организации

В процессе ведения  личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника;

• характеристика и аттестационные листы, списки научных трудов и    изобретений;
• заявление работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

• иные документы предусмотренные законодательством республики Беларусь.

По решению  кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договора (контракты) с работниками.

 

 

Дополнение  к личному листку по учету кадров на служащего

 

 

Дополнение

к личному  листку по учету кадров

Фамилия Янковский                     Имя Сергей                      Отчество   Яковлевич                                              

1. Данные о  работе после заполнения личного  листка

Должность (с  указанием наименования учреждения,  организации, предприятия)	Число, месяц, год	Распорядительный  документ
	приема (назначения, избрания), перевода	увольнения	о приеме-переводе	об увольнении
Старший финансовый консультант отдела плановой экономики ОАО «Кронабанк»	05.04.1998		Приказ от   25.03.1998 № 48к
Главный специалист Департамента ипотечного кредитования Головного офиса	01.06.2001		Приказ от   31.05.2001 № 27к
Начальник экономико-аналитического отдела/финансовый директор	01.04.2004		Приказ от   15.03.2004 № 19к

 

 2. Данные об  изменениях в учетных сведениях  о работнике после заполнения  личного листка

2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней)

Число, месяц, год  награждения, присвоения	Наименование  правительственной награды,  присвоения ученого, воинского, почетного звания	Основание записи
27.08.1999	медаль  «В память 10-летия вывода Советских	Указ  Президента
	войск из Афганистана»	Республики
		Беларусь  от
		27.08.1999 № 501

2.2. Сведения  о повышении квалификации, аттестации

Число, месяц, год	Решение комиссии  (квалификационной, аттестационной)	Основание записи
15.05.2001	Достоин выдвижения на вышестоящую должность	Приказ  от
		15.05.2001 № 23к

2.3. Записи о  присвоении классов

Число, месяц, год	Решение комиссии	Основание записи

2.4. Записи об  изменениях в иных учетных сведениях о работнике

Число, месяц, год	Характер изменения			Основание записи
Личное дело проверено  Дата ____Подпись_______		Личное дело проверено  Дата ____Подпись_______	Личное дело проверено  Дата ____Подпись_______

 

  

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Задание 8.3. Письмо-подтверждение

 

 

Таварыства  з абмежаванай адказнасцю «Інстытут эканомікі» (ТАА «Інстытут эканомікі»)   вул. Косарева, 30, 222548, г. Мiнск, Рэспублiка Беларусь тэл.:(10-375-17) 213 98 09 факс:( 10-375-17) 213 23 39 е-mail: silicon@servis.by Р/р 3012000180016 у  АТТ «Белпрамбудбанк» ЦПБ 112 г. Мiнск, вул. Казiнца, 92/1, код 802 МФА 153001345, УНП 155598447   24.03.2011  №  03-08/922 на № _____ от _______

Общество  с ограниченной ответственностью «Институт эканомики» (ООО «Институт эканомики»)   ул. Косарева, 30, 222548, г. Минск, Республика Беларусь тел.:(10-375-17) 213 98 09 факс:( 10-375-17) 213 23 39 е-mail: silicon@servis.by Р/сч 3012000180016 у  АТТ «Белпромстройбанк» МФУ 112 г. Минск, ул. Казинца, 92/1, код 802 МФА 153001345, УНН 155598447   Директору ООО  «Московскому заводу вычислительной техники» г-ну Иванову Е.В. ул. Бачило,4, 220075, г. Москва

 

 

Уважаемый Егор Васильевич!

 

Институт  экономики  получил ваше письмо с приложенными каталогами;

материал направлен нашими заказчиками; в случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим об этом.

 

Коммерческий  директор       (подпись)                 И.К. Малинов

 

 

6 Донцов  С.К. 200 17 85

27.09.2011

 

 

Отправлено письмо

Исх. № 11-08/215 от 25.03.2010   

В дело № 11-08

Е.В.Кравцов 25.03.2010

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Задание 9.3.

 

 

ООО «Корона»

2-й Прилукский  пер., 9-410, 220050, г.Минск, Республика  Беларусь

Тел./факс (10-375-17)250-20-37

 

Ваш исх. VG/AB/653

Наш вход. LM//FK/4554

20 Марта 2011

 

Велпервег 76

P.O. Бокс 9300

6800 СВ Арнхем

Нидерланды

 

Уважаемые господа,

 

В соответствии с контрактом №15 от 22 марта 2010 г. Мы командировали в вашу страну высококвалифицированных  специалистов для оказания помощи в  составлении на проектирование горно-обогатительного  комбината и проведении геологических  изысканий в районе строительства.

Оплата услуг  по контракту должна производиться  вами ежеквартально против наших  счетов с приложением подробной  калькуляции.

Однако наш  счет был оплачен частично. Вы уменьшили  сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22 контракта.

Направляя вам  настоящее письмо  с приложением  калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим рассмотреть  его в возможно короткое время  и оплатить возникшую задолженность.

Одновременно  просим вас принять самые действенные  меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.

 

В ожидании скорейшего ответа, с уважением, Юрий Михайлов

Коммерческий  директор

К.Т. Иванов

 

 

 

 

 

 

 

2.8 Задание  10.3. Номенклатура дел

 

Акционерное  общество «Монолит»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО (подпись) К.С. Туров                    28.12.2010

 

 

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

 

25.12.2010 № 01-15

г. Минск

 

на 2010 год

 

Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Количество  дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
	1.Секретариат
01-01	Переписка с  Национальным банком Республики Беларусь		Пост 2.1
01-02	Журнал учета  исходящей корреспонденции		3 г
01-03	Приказы по основной деятельности		Пост.,ст.16.1 10 л
	2.Операционный
02-01	Документация  по автотранспорту		3 г	После   проведения комплексной  налоговой проверки
02-02	Лицевые счета  по учету уставного и резервных  фондов		3 г
	3.Внутрибанковские операции
03-01	Анализ банковской деятельности		Пост 139
03-02	Выданные гарантии и обязательства		5 л
	4.Кредитный
04-01	Потребительский кредит		5 л	После полного  погашения кредита и налоговой  проверки
	5.Отчетности и планирования
05-01	Перспективные планы развития		Пост.4.1
	6.Административно-хозяйственный отдел
06-01	Карточка складского учета материальных ценностей		3 г.

 

Зав. канцелярией                  (подпись)                            К.А Петров

21.03.2011

 

Зав. архивом                         (подпись)                            О.И. Колос

21.03.2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Методология проектирования и внедрения информационно-документационной системы организации: сравнение отечественных и зарубежных подходов

 

Документация  создается в каждой организации  вне зависимости от границ распространения, особенностей осуществления и вида ее деятельности. В процессе работы с документами возникает необходимость совершенствования отдельных технологических процессов работы с документами либо пересмотра всей технологии организации работы с документами в организации. Не вызывает сомнения тот факт, что реорганизация информационно-докумен-тационных систем направлена, прежде всего, на их приспособление к условиям функционирования аппарата управления. Вместе с тем» возникает вопрос о том, насколько разнятся отечественный и зарубежный подходы к их проектированию, и внедрению.

В делопроизводственной практике государств, унаследовавших советские делопроизводственные традиции (в том числе и в Республике Беларусь), совершенствование процесса управления производится в основном за счет разработки методой, приемов и способов наиболее рационального выполнения основных и наиболее массовых видов работ внутри отдельных организаций, создания типовых моделей организации труда и работы с документами. Это направление совершенствования процесса управления имеет общее название "организационное проектирование".

Оно представляет собой специальный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении проект гов рационализации управленческого труда, совершенствовании системы управления, ее элементов и подсистем с целью повыше-11ия эффективности их функционирования, а также повышения эффективности работы персонала управления [3, С.5; 8, С.81]. Общая методология проектирования и проведения проектных работ, i применяемая при совершенствовании документационных процессов, отражена в теоретических разработках ВНИИДАД [Г; 5; 6], теоретических работах по оргпроектированию [2; 3; 4,7; 8].

Сложившаяся к  настоящему времени практика исследования и рационализации документационных процессов позволяет выделить следующие основные этапы проведения работ но организационному проектированию:

1. Предпроектное исследование - сбор исходных данных для проектирования (сведений о структуре объекта рационализации, его компетенции, технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ и т. д.).
2. Проектирование - выработка предложений по оптимизации и реорганизации объекта рационализации, разработка проекта рационализации.
3. Внедрение проекта - формирование и реализация комплекса организационно-методических мероприятий по внедрению в практику работы объекта рационализации положений, способствующих оптимизации осуществления им своих функций и задач.

Первая  стадия оргпроектных работ называется предпроек-гным обследованием. В зависимости от состава работ, проводимых на данной стадии, выделяются следующие подзтапы:

• предпроектное ориентировочное обследование, диагностика;
• рабочее, детальное обследование;
• анализ собранных результатов, их обобщение, формирование выводов.

Этап предварительного обследования (ознакомления) с объектом исследования и оргпроектирования заканчивается разработкой технического задания на проведение оргпроектных работ. Оно должно содержать: основание для разработки и проведения исследовательских и проектных работ; цели и задачи исследования и проектирования системы управления; краткую характеристику объекта рационализации; состав проекта и основные направления исследования и проектирования; специальные требования заказчика.

Вторая  стадия оргпроектных работ - этап технического проектирования заканчивается составлением технического проекта. Начало этапа связано с детальным исследованием объекта (системы) управления. При исследовании и проектировании отдельных (сложных по характеру) объектов допускается выделение в качестве самостоятельного этапа исследования (детального исследования).

На следующем этапе (этап рабочего проектирования) детализируются положения, содержащиеся в техническом проекте. На практике этап технического и рабочего проектирования объединяются в единый этап технорабочего проектироваия. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных на него функций с минимальными затратами трудовых, материальных и финансовых средств.

Завершающей стадией работ по исследованию и проектированию является этап внедрения проекта. Процесс внедрения можно условно разделить на несколько этапов (фаз):

• эксперимент, мотивация (формирование готовности коллектива к сознательной активной деятельности по внедрению нововведений);
• подготовка кадров (обеспечение согласованности действий работников организации на различных уровнях управления);
• управленческое воздействие (введение изменений);
• становление (стабилизация и упорядочение работы организации в соответствии с требованиями проекта рационализации);
• контроль (оценка хода процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующего совершенствования системы).