Автор: Пользователь скрыл имя, 16 Октября 2012 в 20:51, курсовая работа
Основной целью проведения исследовательских работ в отечественной методологии оргпроектирования является повышение эффективности управленческого труда (в том числе за счет организации рациональных процессов создания документов и организации работы с ними). В свою очередь, применение зарубежного подхода при проектировании информационно-документационной системы организации ориентировано, прежде всего* на обеспечение документированности деятельности организации (документальном закреплении ее деятельности). На основе этого требования устанавливаются виды документов, определяется их структура, а также требования к процессам создания и управления ими.
При внедрении МС ISO серии 9000 основным документом, закрепляющим сроки хранения документов в организации, является ЛНПА (стандарт организации, документированная процедура и т. п.), регламентирующий тот или иной процесс. Всевозможные варианты матриц документов, которые являются составной частью таких ЛЕША, имеют графу "Срок хранения документов". Матрицы документов разрабатываются владельцами процессов, которые зачастую используют эмпирические методы определения сроков хранения. При этом в организации параллельно составляется номенклатура дел организации, где основой определения сроков хранения документов, сформированных в дела, являются официально утвержденные перечни документов с указанием сроков хранения. В некоторых организациях встречается вариант, где в номенклатуре дел в графе "Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню" делается ссылка не на пункты (статьи) официально утвержденных перечней документов с указанием сроков хранения, а на стандарт организации (матрицу документов по процессу или другой ЛНПА), где закреплен тот или иной срок хранения документов. В данном случае непосредственно нарушается требование подпункта 165.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).
Таким образом, в организациях, внедряющих МС ISO серии 9000, параллельно существует несколько ЛНПА, закрепляющих сроки хранения документов. Один и тот же документ может иметь разные сроки хранения, закрепленные как в номенклатуре дел, так и стандарте организации (документированной процедуре) по процессу. В случае, если этот документ подпадает под категорию "записи"1, то для него срок хранения может отличаться и быть регламентирован отдельно - в ЛНПА "Управление записями".
Исходя из указанных положений, можно говорить о том, что при внедрении МС ISO серии 9000 не всегда верно понимаются принципы и методы экспертизы ценности документов.
Таким образом, при определении сроков хранения документов и их закреплении в ЛНПА организаций необходимо помнить, что:
сроки хранения дел определяются согласно действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения. Они могут быть также регламентированы иными актами законодательства Республики Беларусь. Ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней приводятся в графе 4 номенклатуры дел организации [7, п. 165.4];
сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются центральной экспертной комиссией (далее -ЦЭК) (экспертной комиссией) организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) [7, п. 165.4];
при необходимости сроки хранения документов в организации могут закрепляться, наряду с номенклатурой дел, и в иных ЛНПА. Так, Табель унифицированных форм документов (далее - Табель), необходимость разработки которого предусмотрена пунктом 17 Инструкции по делопроизвоству, может быть дополнен графой "Срок хранения документа и № пункта (статьи) по перечню" [7, п. 17]. В организациях, внедряющих МС ISO серии 9000, целесообразно при составлении указанного документа применять не структурный и функциональный принципы его построения, а процессный. При таком подходе названиями разделов и подразделов в Табеле будут являться не названия структурных подразделений (как в Табеле, строящемся по структурному принципу), не управленческие функции (как в Табеле, строящемся по функциональному принципу), а наименования процессов организации. К ЛНПА (стандарту организации, документированной процедуре и пр.), регламентирующему тот или иной процесс в организации, могут прилагаться соответствующие разделы Табеля, касающиеся документов конкретного процесса. По сути, совокупность матриц документов по процессам, разработка которых распространена в организациях, внедряющих МС ISO серии 9000, представляет собой не что иное, как Табель. Однако необходимо помнить, что сроки хранения документов в указанных ЛНПА должны соответствовать действующим перечням типовых документов и (или) ведомственным перечням документов с указанием сроков хранения2.
В организациях, внедряющих МС ISO серии 9000, распространенной является ситуация, когда в матрицах документов по процессу отдельно закрепляется срок хранения документов в структурном подразделении и в архиве организации. Указанное положение встречается достаточно часто и свидетельствует о том, что организации неправильно применяют нормы национального законодательства в области делопроизводства и архивного дела, устанавливающие порядок и сроки передачи дел на хранение в архив организации.
В соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь [8] место хранения документа зависит от того, к какой категории документов относится дело. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Согласно пункту 205 Инструкции по делопроизводству они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Передача их может осуществляться по усмотрению архива организации, по описи или по номенклатуре дел.
В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. До передачи в ведомственный архив завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся в структурном подразделении в течение не более двух лет для справочной работы.
Таким образом, выделение в ЛНПА по делопроизводству организаций, внедряющих МС ISO серии 9000, графы "Место и срок хранения подлинника документа" ("Срок хранения документа в структурном подразделении" и т. п.) представляется нецелесообразным и ведет к неправильному определению и закреплению в ЛНПА срока хранения документов.
Рассмотрев вопросы экспертизы ценности документов, возникающие при внедрении МС ISO серии 9000, можно сделать вывод о том, что при проведении сертификации систем управления качеством, представляется необходимым обеспечить анализ деятельности организаций по выполнению ими мер по сохранению Национального архивного фонда Республики Беларусь и соблюдению законодательства в области архивного дела и делопроизводства.
[1] МС ISO 9000:2005 "Системы менеджмента качества. Основные принципы и словарь".
[2] МС ISO 9001:2008 "Системы менеджмента качества. Требования".
[3] МС ISO 9004:2000 "Системы менеджмента качества. Руководство по совершенствованию".
[4] Постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 "Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения" // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр прав, информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.
[5] Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82 "Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения" // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр прав, информ. Респ. Беларусь. - Минск, 2009.
[6] Ведомственные
перечни документов с
[7] Постановление
Министерства юстиции
[8] Основные
правила работы архивов
10 соотношении понятий "запись" и "документ" в организациях, внедряющих МС ISO серии 9000, см. "Архивы и делопроизводство", 2009, № 5, с. 63 -67. 2 Единственным препятствием в реализации данного подхода может стать содержание абзаца пятого пункта 17 Инструкции по делопроизводству, согласно которому "документы в Табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления". В то же время включение в данную норму слова "могут" позволяет трактовать ее как имеющую методически-рекомендательный характер, допускающую построение Табеля и по иным принципам, в том числе по процессному.
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) подготовили Методические рекомендации по оформлению обложек дел.
Они всесторонне освещают вопросы оформления обложек дел с момента заведения дел в делопроизводстве до передачи их в архив и разработаны с учетом норм Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4), а также иных нормативных и методических документов, определяющих порядок формирования и оформления дел.
Рекомендации снабжены большим количеством примеров, поясняющих различные варианты и особенности оформления обложек дел, их реквизитов (наименование организации, заголовок, срок хранения, дата крайние даты) дела и др.). В них также отражены особенности оформления обложек личных дел работников.
Большую помощь рекомендации могут оказать начинающим работникам делопроизводственных служб и архивов организаций, иным работникам, ответственным за формирование и оформление дел на порученных участках работы, а также лицам, обучающимся по специальностям "Документоведение", "Архивоведение", "Секретарское дело" и т. д.
Информацию об условиях приобретения Методических рекомендаций можно узнать по тел. (017) 286-02-05 или по адресу г. Минск, ул. Кропоткина, д. 55 (каб. 15).
1.4. «Делопроизводство». №№2,3,4,2009 год. Автор – Татьяна Седляревич, с. 51-53
Вышли в свет
№№ 2, 3, 4 российского журнала "
№ 2 открывается статьей В.П. Козлова "Архивы России в контексте политических событий 90-х годов XX в.", продолжение которой опубликовано уже в № 3 за тот же год. Автор подчеркивает, что оценки прошлого определялись и определяются политическими пристрастиями, особенно когда речь идет об обывательском восприятии истории. Во все времена в любой стране архивы были и остаются связанными с политическими, идеологическими, культурными, экономическими процессами современности.
В № 3 помещена публикация того же автора "Общая теория документа", представляющая собой его доклад на VI Всероссийской научной конференции "Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе" (16-17 июня 2009 г.). В статье поднимаются вопросы, связанные с рассмотрением документа как объекта исследования документоведения, архивоведения, археографии, источниковедения, как феноменального явления человеческой цивилизации; проблемы, связанные с определением документа, его жизненным циклом; принципы классификации, систематизации, симметрии, дискретности документа.
В №№ 2, 3, 4 публикуются статьи Т.В. Кузнецовой на документоведческие темы, представляющие большой не только теоретический, но и практический интерес для читателей: "Архив начинается с делопроизводства" (№ 2); "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (№ 3); "Документооборот - отражение системы управления" (№ 4).
В своей первой публикации Т.В. Кузнецова рассматривает регламентацию делопроизводства в дореволюционной России, методическое руководство делопроизводством архивными органами, проблемы постановки ДОУ на современном этапе. Один из выводов, которые делает в своей статье автор, заключается в том, что проектирование систем документации, разработка современных технологий работы с документами с момента их создания до определения их ценности и места архивного хранения возможна только при совместной тесной работе работников служб делопроизводства, архивов, информационных служб.