Методология проектирования и внедрения информационно-документационной системы организации

Требования  к оформлению характеристики содержатся в двух нормативных правовых актах Республики Беларусь: Инструкции и Типовом положении об аттестации руководителей и специалистов предприятий, учреждений и организаций, утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 31 октября 1996 г. № 84 (далее - Типовое положение).

Согласно  пункту 10 Типового положения служебная  аттестационная характеристика составляется на каждого работника, подлежащего аттестации и подписывается непосредственным руководителем аттестуемого работника. Форма аттестационной характеристики утверждена в качестве приложения к Типовому положению. Характеристика должна содержать полную и объективную оценку профессионально-деловых и личностных качеств аттестуемого работника, выполнения им должностных обязанностей, результатов его практической деятельности. Аттестуемый работник должен быть ознакомлен с характеристикой не менее чем за неделю до начала аттестации.

На  основании требований, предъявляемых  к аттестационной характеристике, можно  сделать вывод, что в ситуации, описываемой в вопросе, речь идет о характеристике иного рода (не аттестационной). Следовательно, при оценке данной ситуации нормы Типового положения применяться не могут.

Согласно  пункту 17 Инструкции характеристика оформляется  на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике отражаются следующие сведения:

название вида документа ("ХАРАКТЕРИСТИКА");

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

В зависимости  от места составления характеристики делятся на внутренние и внешние. Внутренняя характеристика подписывается руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, с указанием даты и представляется руководителю (коллегиальному органу) организации. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации с указанием даты и представляется в вышестоящую либо иную стороннюю организацию. Дополнительно внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя. При оформлении внешней характеристики, в отличие от аттестационной, не требуется согласия работника с ее содержанием.

На основании  требований, предъявляемых к оформлению внешней служебной характеристики, можно сделать вывод, что представленная в суд характеристика бывшего работника нормам Инструкции не соответствует. В частности, отсутствуют подпись и печать нанимателя, не указано целевое назначение характеристики, характеризуемый работник не занимает какую-либо должность в данной организации.

Что касается правомерности  составления характеристики уволенного работника, то нормативными правовыми актами этот вопрос не урегулирован. Решение вопроса о том, принимать или нет к рассмотрению такую характеристику, находится в компетенцию соответствующего суда.

Представляется, что в случае рассмотрения трудового  спора между нанимателем и уволенным работником более объективной будет оценка деловых и иных качеств последнего на основании характеристик, в том числе аттестационных, составленных в период работы гражданина в данной организации.

¹ Утверждена постановлением Министерства юстиции Рес 
публики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.

² Утвержден постановлением Государственного комитета по 
архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 
2001 г. № 38.

³ Утвержден постановлением Министерства юстиции Рес 
публики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82.

⁴ Утвержден постановлением Министерства труда Респуб 
лики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими из 
менениями и дополнениями.

⁵ Утверждена постановлением Министерства юстиции Рес 
публики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.

⁶ Утверждено постановлением Совета Министров Республи 
ки Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544.

⁷ Утверждено постановлением Совета Министров Республи 
ки Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544.

⁸ Делопроизводство и архивное дело: Краткий словарь совре 
менной терминологии / Авт-разраб.: СВ. Жумарь и др. Пер. с рус. 
яз. и сост. бел. ч. ВА.Сорока. - Мн., БелНИИДАД, 2001. - С. 36.

Андрей  Рыбаков директор БелНИИДАД, кандидат исторических наук

 

 

В организации  существовали два самостоятельных  отдела: хозяйственный и канцелярия. В 2004 г. их объединили в один административно-хозяйственный отдел (АХО) во главе с начальником (бывший завхоз) и заместителем начальника (бывший заведующий канцелярией). Должностные инструкции по содержанию длительное время оставались прежними: у начальника АХО - как у бывшего заведующего хозяйственным отделом, у заместителя - как у бывшего заведующего канцелярией.

Недавно в должностную инструкцию начальника АХО новым руководителем организации были внесены изменения. В частности, инструкция была дополнена пунктами, устанавливающими ответственность начальника АХО за делопроизводство, ведение документации по обращениям граждан и др. Был издан также ряд приказов, возлагающих на начальника АХО ответственность по другим вопросам.

В Квалификационном справочнике должностей служащих для всех отраслей экономики, утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 (с изменениями и дополнениями) отсутствует должность начальника АХО, не удалось найти и примерную должностную инструкцию по этой должности. Вопросы:

есть  ли должностная инструкция начальнику АХО?;

правомерно  ли возлагать на начальника АХО ответственность за ведение делопроизводства, в том числе по обращениям граждан?;

необходимо  ли менять должностную инструкцию и  вносить в должностные обязанности  те пункты, которые прописаны в  приказе?;

какими актами законодательства необходимо руководствоваться при составлении должностной инструкции?

С уважением, Э.И. Виницкая г. Минск

В рассматриваемом  примере базовое наименование должности - начальник (заведующий); вид структурного подразделения - отдел, канцелярия; функциональное направление их деятельности - административно-хозяйственная (хозяйственная) работа и ведение делопроизводства в организации.

Таким образом, руководствуясь ЕКСД и ОКРБ 006-2009, наниматель может установить то или иное базовое наименование структурного подразделения, входящего в его организационную структуру, расширяя или уточняя функциональное или иное направление деятельности этого подразделения по мере необходимости. Например, начальник планово-экономического отдела, начальник финансово-экономического отдела, начальник административно-хозяйственного (хозяйственного) отдела.

Возможно  также объединение нескольких структурных  подразделений (например, двух или трех) в одно структурное подразделение, но только по равным по сложности и близким по содержанию выполняемых работ функциям управления. Например, "Начальник отдела по кадровой и социальной работе", "Начальник отдела маркетинга и рекламы", "Начальник отдела по кадрам и по делопроизводству" и т. д.

В рассматриваемом  случае Административно-хозяйственный (хозяйственный) отдел и Канцелярия - это два совершенно разных функциональных структурных подразделения организации. Квалификационные характеристики "Начальник хозяйственного отдела" и "Заведующий канцелярией" содержатся в выпуске 1 ЕКСД "Должности служащих для всех отраслей экономики", утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с изменениями и дополнениями.

В соответствии с квалификационными характеристиками рассматриваемых должностей основными задачами "Административно-хозяйственного отдела" являются:

создание  необходимых социальных и культурно-бытовых  условий для труда и отдыха всех работников организации и постоянное их улучшение;

обеспечение хозяйственного, материально-технического и социально-бытового обслуживания организации и ее структурных подразделений;

контроль  за рациональным и экономным расходованием  материалов и средств, выделяемых для хозяйственно-бытовых целей;

обеспечение учета, сохранности и своевременного ремонта имущества организации (мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда и пр.); благоустройство и содержание в надлежащем состоянии зданий, помещений организации и прилегающих к ней территорий. Основными задачами "Канцелярии" являются: организация делопроизводства (документационного обеспечения) в организации;

обеспечение единого  порядка ведения делопроизводства в организации;

методическое  руководство организацией делопроизводства в подразделениях организации;

контроль  за своевременным исполнением и подготовкой документов к сдаче в архив;

совершенствование форм и методов работы с документами. Объединение двух структурных подразделений с совершенно разными по сложности и содержанию выполняемых работ функциям управления в одну - неправомерно. Поэтому и возник вопрос о правомерности возложения на начальника административно-хозяйственного отдела функций ведения делопроизводства, в том числе и по обращениям граждан, что совершенно невозможно.

В рассматриваемом  случае необходимо разработать положение об Административно-хозяйственном (хозяйственном) отделе в случае целесообразности создания указанного подразделения в организации, которое будет являться своего рода "должностной инструкцией" начальнику данного структурного подразделения. Функции ведения делопроизводства в организации целесообразно возложить, например, на менеджера по персоналу либо старшего инспектора по кадрам, либо создать в структуре организации такое структурное подразделение как "Канцелярия" и разработать положение о Канцелярии.

Низке приведено примерное положение  об Административно-хозяйственном (хозяйственном) отделе, разработанное на основании квалификационной характеристики "Начальник хозяйственного отдела", содержащейся в выпуске 1 ЕКСД, и в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, а также УСОРД. Людмила Яновская

старший научный сотрудник отдела регламентации  и тарифного нормирования труда  Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

 

Примерное положение об административно-хозяйственном (хозяйственном) отделе

УТВЕРЖДЕНО

(наименование  организации)

(приказ руководителя организации)

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 №00 00.00.0000 №00

(дата) (дата)

г. Минск (Место  составления)

Об  административно-хозяйственном

(хозяйственном)  отделе

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

1. Административно-хозяйственный (хозяйственный) отдел (далее - отдел) является самостоятельным структурным подразделением организации.
2. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации. Реорганизация и ликвидация отдела осуществляются с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета. Отдел выполняет функции в соответствии с главой 3 настоящего Положения, не имеет своего финансового хозяйства и не является юридическим лицом.
3. Отдел непосредственно подчиняется руководителю организации, заместителю директора по коммерческим вопросам, заместителю директора по административно-хозяйственной работе и быту либо заместителю директора по административно-хозяйственной работе и социальным вопросам и т.д. в зависимости от организационной структуры управления.

Структура, штатный состав и численность  отдела утверждаются и изменяются приказом руководителя организации в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности организации по представлению начальника хозяйственного отдела и по согласованию с ООТиЗ, ОК, ЮрО по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.

5. В зависимости от объема задач и размеров организации 
отдел может иметь в своем составе подчиненные ему структур 
ные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных спе 
циалистов, отвечающих за:

внутреннюю  и внешнюю уборку;

ремонт;

материальное  снабжение;

социально-бытовое  обеспечение;

учет;

и пр.

6. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации.
7. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности заведующего хозяйством или других должностях по хозяйственному обслуживанию не менее 2 лет либо среднее специальное образование и стаж работы в должности заведующего хозяйством или других должностях по хозяйственному обслуживанию не менее 5 лет,
8. Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела на основе единоначалия, используя активную поддержку коллектива и общественных организаций в выполнении поставленных перед отделом задач.
9. Обязанности между структурными подразделениями отдела распределяются начальником отдела на основании соответствующих положений, а обязанности между работниками каждого подразделения - руководителями этих подразделений либо заместителем (заместителями) начальника отдела на основании соответствующих должностных инструкций.
10. Начальник отдела имеет заместителя (заместителей), обязанности которого (которых) определяются (распределяются) начальником хозяйственного отдела на основе соответствующих должностных инструкций, настоящего Положения.