Методология проектирования и внедрения информационно-документационной системы организации

В статье Т.В. Кузнецовой "Документооборот - отражение системы управления" подчеркивается, что сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, - внедрение электронного документооборота. При этом этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки. Принципиальная схема документооборота в организации дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Но это, как отмечает автор, лишь самая общая схема. При организации электронного документооборота она должна быть конкретизирована путем добавления маршрута движения каждого документа, решающего конкретную типовую задачу. Такие блок-схемы уже даются как приложение к некоторым административным регламентам. Они делают прозрачным процесс прохождения документа при решении типовой задачи.

В актуальной на сегодняшний день журнальной рубрике "Компьютерные технологии" помещены на этот раз статьи: "О применении электронной цифровой подписи в электронном документообороте" С.С. Малофеева (№ 2); "Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией" Л.Н. Варламовой и А.А. Ягановой (№ 3); "Открытые стандарты и открытые форматы электронных документов" тех же авторов, "Электронные административные регламенты: проблемы реализации в документационном обеспечении государственного управления" Е.Н. Филенко (№ 4).

В публикации Л.Н. Варламовой и А.А. Ягановой "Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией" рассматриваются роль специалистов службы ДОУ при внедрении информационных технологий в управлении, а также форматы электронных документов, используемые в ДОУ. Важнейшей проблемой, возникающей при внедрении информационных технологий в деятельность любой организации, является проблема сохранности электронных документов и доступ к ним по истечении значительного периода времени. На современном этапе отчасти эти проблемы помогают решать открытые форматы электронных документов. Формат электронного документа - это, более точно, формат файла, в котором содержится текстовая и/или аудиовизуальная информация в закодированном виде. По назначению форматы электронных документов делятся на: форматы для просмотра документа, форматы для просмотра и изменения документа, форматы для изменения документа. По доступности форматы могут быть открытыми и закрытыми.

В популярной среди читателей журнала рубрике "Архивное дело", наряду с другими статьями, помещены публикации: "Дореволюционная кинохроника Архивного фонда Российской Федерации, ее историческое значение" В.М. Магидова, "Местные архивы Русской Православной Церкви (вторая половина XIX - начало XX вв.)" Е.В. Старостина (№ 2); "О некоторых проблемах становления и развития бизнеса в архивном деле на современном этапе" Б.В. Альбрехта (№ 3).

В последней из названных статей ставятся проблемы, органично связанные с общими объективными тенденциями в развитии государства и общества на рубеже XX и XXI стст. В своей публикации Б.В. Альбрехт касается таких тем, как архивный бизнес в советский период, оказание архивных услуг в 1990-е гг., роль архивных документов в деятельности юридических лиц, а также рассматривает государственный и негосударственный сегменты архивного дела, виды действующих архивных фирм и виды услуг, перспективы развития архивных фирм. В заключение автор делает вывод о том, что налицо неизбежное образование общего рынка архивных услуг на общероссийском уровне. В связи с этим возникают многочисленные проблемы правового упорядочения деятельности самых разнообразных архивных фирм, а также координации их деятельности в пределах Российской Федерации и отдельных регионов. Татьяна Седляревич консультант отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

5. Вопрос-ответ. Автор - Людмила Яновская, стр. 54-75

Можно ли формировать приказы об организации  торгов по закупкам в дело с приказами по административно-хозяйственным вопросам, ссылаясь на п. 787 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 2006 года?

Л.А. Андросова г. Могилев

В соответствии с пунктом 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь¹ (далее - Инструкция) приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Сроки хранения приказов определяются согласно статье 16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения²  (далее - Перечень-2001).

Конкретный  видовой состав приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определен. Более-менее полно в актах законодательства отражен только видовой состав приказов по личному составу.

В то же время при решении рассматриваемого вопроса можно руководствоваться Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения³ (далее - Перечень-2006). В издании Перечня-2006, осуществленном Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (Минск: БелНИИДАД, 2007), главы перечня неофициально объединены в разделы, среди которых выделен раздел под названием "Административно-хозяйственная деятельность". Он включает в себя главы: 28 "Административно-хозяйственные вопросы", 29 "Эксплуатация служебных зданий, помещений", 30 "Охрана организаций, гражданская обороны", 31 "Транспортное обслуживание", 32 "Организация внутренней связи".

Соответственно, приказы, издаваемые в организации  по вопросам, которые отражены в главах 28 - 32 Перечня-2006, будут относиться к приказам по административно-хозяйственным вопросам. Приказы, издаваемые по вопросам, не относящимся к административно-хозяйственным и по личному составу, должны быть отнесены к приказам по основной деятельности.

Пункт 787 "Документы о проведении торгов (тендеров) по закупке материалов (сырья), оборудования, продукции для организаций (заявки, приказы, протоколы, счета-фактуры, пакет тендерных документов, справки, переписка и др." в Перечне-2006 включен в главу 26 "Снабженческая деятельность" и отнесен к разделу "Материально-техническое снабжение". Следовательно, приказы об организации торгов по закупкам не могут быть отнесены к приказам по административно-хозяйственным вопросам.

При этом следует учитывать, что для  документов, включенных в пункт 787 Перечня-2006, установлен срок хранения "3 года после проведения комплексной налоговой проверки и при условии завершения ревизии". Согласно статье 16 Перечня-2001 для приказов по основной деятельности установлен срок хранения "постоянно" или "10 лет", а для приказов по административно-хозяйственным вопросам - "5 лет после проведения комплексной налоговой проверки". Кроме того, подпунктом 142.3 и пунктом 172 Инструкции установлено, что приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам должны регистрироваться отдельно от других видов внутренних документов и формироваться в дела по видам в зависимости от сроков хранения. Следовательно, в дело с документами об организации торгов (тендеров) при необходимости могут включаться только копии соответствующих приказов.

С учетом изложенного подлинники (первые экземпляры) приказов об организации торгов по закупкам должны быть отнесены к приказам по основной деятельности и формироваться в соответствующее дело.

В чьи  функции входит ознакомление с приказами  по основной деятельности исполнителей, указанных в приказах (секретарь, заведующий канцелярией, лицо, подготовившее проект приказа)?

С уважением, О.И. Николаева г. Могилев, ОАО "Лавсанстрой" Нормативными правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству указанный вопрос не регламентирован. Организации самостоятельно определяют работников, в обязанности которых входит ознакомление исполнителей с документами, в том числе с приказами по основной деятельности. Например, согласно Выпуску 1 Единого квалификационного справочника "Должности служащих для всех отраслей экономики"⁴ выполнение указанных обязанностей может быть возложено на секретаря, секретаря приемной руководителя, заведующего канцелярией, делопроизводителя.

Соответствующие обязанности должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах (трудовом договоре, должностной  инструкции и др.).

В редакцию поступили вопросы от С.Л. Тарасенко, делопроизводителя Управления образования Администрации Советского района г. Минска.

Граждане  или представители сторонних  организаций очень часто требуют  на втором экземпляре обращения, который  остается у них, поставить регистрационный  штамп входящих документов. Каким  образом оформляется отметка о поступлении документа на экземпляре заявителя?

Нормативными  правовыми актами Республики Беларусь по делопроизводству не предусмотрено оформление отметки о поступлении документа (регистрационного штампа входящих документов) на экземпляре заявителя. Согласно подпункту 140.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь⁵ отметка о поступлении (регистрационный штамп) проставляется на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа документа. При этом подпунктом 139.6 Инструкции не предусмотрены какие-либо особенности регистрации документов в зависимости от способа передачи корреспонденции (почта, каналы электросвязи, курьерская связь). Не содержат каких-либо специальных норм в этом вопросе Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях⁶, иные нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие порядок работы с обращениями граждан и юридических лиц.

Таким образом, на основании анализа положений нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству можно сделать вывод о неправомерности требований граждан, представителей сторонних организаций проставлять на вторых экземплярах передаваемой документации отметки о поступлении (регистрационного штампа).

Вместе  с тем, нормативные правовые акты Республики Беларусь не запрещают организациям фиксировать регистрационные сведения о поступивших документах на вторых экземплярах, остающихся на руках у передавших их лиц. В случае, если такая практика будет признана в организации целесообразной, соответствующие нормы и порядок их реализации можно закрепить в локальном нормативном правовом акте (например, в инструкции по делопроизводству в организации).

Обратим внимание, что отметку о поступлении не следует путать с отметкой о получении корреспонденции, оформляемой в разносной книге организации, осуществляющей ее доставку посредством курьерской связи. В указанной книге фиксируются, как правило, дата и время доставки корреспонденции (пакетов), фамилия лица, принявшего корреспонденцию, количество переданных единиц корреспонденции (пакетов), а также оформляется собственноручная подпись принявшего корреспонденцию лица. Регистрация переданных таким образом документов осуществляется службой ДОУ организации после вскрытия пакетов в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству, иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Где необходимо ставить отметку о  снятии с контроля на обращениях граждан (на самом обращении)?

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не предусматривают необходимость оформления специальной отметки о снятии документа с контроля на самом документе. Сведения об исполнении документа и снятии его с контроля, в том числе обращения гражданина, фиксируются в регистрационно-контрольной форме (на карточке, в журнале, в автоматизированной форме).

На  самом контролируемом документе  сведения о его исполнении фиксируются в реквизите "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Указанная отметка оформляется в соответствии с требованиями пункта 65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Согласно абзацу второму указанного пункта отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Аналогичные требования в отношении обращений граждан установлены пунктом 16 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях⁷. Контроль за рассмотрением обращений граждан завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам даны ответы в установленные законодательством сроки. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указываются дата и личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.

Может ли писаться производственная характеристика работника через два месяца после его увольнения с наименованием: "Производственная характеристика на бывшего инженера ..." без указания его целевого назначения.

И.С. Ковган г. Минск

Определение характеристики как вида документа  содержится в Инструкции о порядке  формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция): "характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника".

Инструкция  дает определение характеристике, традиционно относимой к разряду "служебных". Вместе с тем, характеристика может составляться не только на работников, но и на членов общественных объединений, учащихся учреждений образования и других лиц. В этой связи более универсальным является определение, содержащееся в Кратком словаре современной терминологии "Делопроизводство и архивное дело": "характеристика-1) официальный документ, содержащий сведения о служебной, общественной или иной деятельности лица; 2) документ, содержащий описание отличительных качеств, особенностей, достоинств и недостатков кого(чего)-либо"⁸.