type="DISC">

На документе отсутствует обратный адрес.

Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Если полученный документ  носит личный характер, а на конверте нет надписи  «Лично».

Письма с обращениями граждан.

5. Документы с пометкой «лично» и  на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

6. На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.
7. Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают  по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы  забирают секретари структурных подразделений.

      В небольших организациях документы сортируются по исполнителям. 

      16. Передача документов и работа исполнителей с документами 

       Документы передаются из службы экспедиции – в  канцелярию – в  структурные подразделения  через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.

       В крупных учреждениях, где структурные  подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.

       Входящие  документы можно  разделить на ряд  самостоятельных  документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.

       Если  регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее.  Если регистрация  осуществляется в канцелярии, затем  повторно  в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

       Для ускорения движения документа осуществляют предварительное  рассмотрение и распределение  документов, которое  выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.

       Предварительное рассмотрение проводится после первичной  обработки документов и их регистрации  и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные  подразделения, минуя  этап рассмотрения руководителем.

       Предварительное рассмотрение и распределение документов это:

• отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;
• направление документов, не требующих резолюции руководителя,  в структурные подразделения исполнителям.

       Движение  документов задается резолюцией  руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители,  сроки исполнения.

       Исполнение  документа предусматривает  следующее:

       Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

       При решении вопросов по телефону или  лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону  142-345 с начальником отдела № 4  Ивановым А.П. – дата – личная подпись).

       Документы, требующие письменного  ответа – исходящие :

       1 Сбор и обработка информации

       2 Подготовка проекта документа

       3 Согласование, визирование

       4 Перепечатка, подписание

       5 Регистрация и отправка.

       Исполнение  документа предусматривает следующее:

       4 Регистрация, снятие с контроля  и подготовка к отправке.

       Внутренние  документы проходят те же этапы , что и исходящие.

       Документы, не требующие письменного  ответа:

         Инструкции, решения, приказы, письма  вышестоящих организаций поступают   для ознакомления. Визы ознакомления  с документом проставляют   в левом нижнем углу на обороте  последнего листа  документа или на листах ознакомления.

         17. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

      Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.

      При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы  движения:

      1 Сортировка

      2 Упаковка

      3 Оформление почтового отправления  и сдача в отделение связи.

      Обработка и отправка осуществляется централизованно  экспедицией, канцелярией или секретарем.

      Правила отправки исходящих  документов:

1. Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.
2. Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать  количеству адресатов.
3. Неоформленные документы возвращаются на доработку.
4. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.
5. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.
6. Документы, переданные на отправку, обрабатываются  и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

      Документ  для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной  руководителем структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.

18. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

      Регистрация документов – это  фиксация факта создания или поступления  документов путем проставления на нем индекса и записи  в регистрационных формах.

      Регистрируются  все документы, требующие:

• учета
• исполнения
• использования  в справочных целях.

 

       Не  подлежат регистрации:

• Сообщения о заседаниях, собраниях  и повестки дня
• Графики, наряды, заявки
• Учебные планы, программы
• Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров
• Прейскуранты, прайс-листы
• Поздравительные письма
• Пригласительные билеты
• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)
• Формы статистической отчетности
• Корреспонденция с пометкой «лично»
• Объяснительные записки.

       Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии),  децентрализованно (в структурных подразделениях),  в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть  – в структурных подразделениях)

      Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно,  им присваиваются  регистрационные  номера в пределах  календарного года. Внутренние документы  при регистрации  делятся  на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.

      Формы регистрация документов: журнальная и карточная.

      Журнальная  форма регистрации  документов – книга с разграфленными страницами.

      Карточная форма регистрации

       Карточка  изготавливается  из бумаги формата  А5(148 х 210)  или А6 (105 х 148)

      Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю  или по диагонали). Документы разбивают на группы  по  различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.

      Это облегчает визуальный поиск различных  видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа  обводится  кружком.

      На  один поступивший документ заполняется  минимум 2  карточек. Одна карточка  помещается в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.

      При использовании автоматизированной технологии  регистрации  документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.

       Работа  с зарегистрированными документами  предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения  документа, внесение изменений в  прежние записи и отметки.

      Подписанные руководителем документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

      ГСДОУ установила следующий  обязательный состав  реквизитов для регистрации  документов:

• Автор документа;
• Наименование документа;
• Дата документа;
• Номер документа
• Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
• Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
• Заголовок документа и его краткое содержание;
• Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения,  автор резолюции, дата наложения резолюции):
• Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Могут быть включены и другие: расписка получателя в получении документа, наличие приложений и др.

 

                Форма журнала регистрации входящих документов

 
 

      Форма журнала регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации  внутренних документов