Идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки  на учет (ИНН/КПП)  проставляют  в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

       07 Код формы документа

      Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации при составлении  конкретного вида документа, например: 

      ОКУД 0271110-приказы о приеме на работу. 

      Вышеперечисленные реквизиты 04, 05, 06, 07 располагают после  справочных данных об организации (реквизит 09). На рисунке изображено  расположение этих реквизитов на угловом бланке.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

    Всероссийский  научно-исследовательский институт

              документоведения и архивного  дела

                         (ВНИИДАД) 

          Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

         Тел. (095) 923-00-54,факс:  (095) 923-23-60

           ОКПО 02842708  ОГРН 1027700380795 

                  ИНН/КПП  7708033140/771001001

      08 Наименование организации

      Располагается от границы левого поля (угловое расположение  реквизитов) либо по центру бланка (продольное расположение реквизитов). Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной его строки.

      Наименование  организации должно соответствовать  наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

      Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

      Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и помещают в скобках  ниже полного или за ним. Ниже  приведено расположение наименования организации  при использовании продольного бланка. 

                    ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА  РОССИИ

                   Всероссийский научно-исследовательский институт

                             документоведения и архивного  дела

                                                 (ВНИИДАД) 

      Наименования  организаций субъектов РФ, имеющих  наряду с  русским языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках. Наименование на иностранном языке (если оно закреплено в уставе) или ином языке располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

      09 Справочные данные  об организации

      Реквизит  располагается от границы левого поля (угловой бланк)   или по центру (продольный бланк) после наименования организации. Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки реквизита.

             Справочные данные об организации  включают в себя: почтовый адрес,  номер телефона и др. сведения по усмотрению организации (номер факса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). На рисунке приведен пример расположения наименования организации и справочных данных  при использовании углового бланка.

      10 Наименование вида  документа

      Имеется на всех бланках без исключения, кроме бланка для письма. Располагается от границы левого поля (угловой бланк) или по центру (продольный бланк)  и пишется прописными буквами.

      Если  наименование состоит из одного слова,  то его допускается писать  в  разрядку, например: П Р И К А З.

       11 Дата документа

      Это  дата  подписания или утверждения  документа.

      Для протокола – это дата заседания; для акта – дата актируемого  

      события (если несколько дней, то последний).

      Располагается от границы левого поля.

      Дата  документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:

      а) День месяца, месяц, год.

      День  месяца и месяц оформляются двумя  парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами:  05.01.2004

      б) Год, месяц, день месяца: 2004.01.05

      в) Допускается  словесно-цифровой  способ оформления даты: 05 января 2004 г.

      12 Регистрационный  номер документа

      Это порядковый номер документа. Располагается  через 4 печатных знака (1 см) после последней  цифры даты документа (угловой бланк) или у границы правого поля (продольный бланк).

      Регистрационный номер документа по усмотрению организации  может быть дополнен индексом дела по номенклатуре  дел, информацией  об исполнителях. Для внутренних документов это порядковый номер, для исходящих индекс из трех частей.

                  № 05-10/28 

      где 04 – индекс структурного подразделения, в котором документ был составлен;

      12 – номер дела по номенклатуре, где хранится копия документа;

      25 – порядковый номер документа.

      На  документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (с лева на право).

      13 Ссылка на регистрационный  номер и дату  документа

      Располагается от границы левого поля ниже  даты документа и служит для быстрого поиска документа, являющегося причиной переписки. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (На № 04–17/43 от 03.08.2004). Проставляется в письмах-ответах.

       14 Место составления  или издания документа

      Располагается от границы левого поля (угловой бланк) или по центру (продольный бланк).

      Проставляют, если затруднено его определение  по реквизитам «Наименование организации» и  «Справочные данные об организации».

      При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург  и городов, имеющих в своем наименовании слово (город)  в реквизите сокращенное «г.» не употребляется, например:

                                     Москва                           но              г. Киев        

                                     С.-Петербург                       

                                    Великий Новгород

15. Адресат

      В качестве адресата могут быть организации,  их структурные подразделения, должностные и физические лица.

      Наименование  организации и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже, а должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

      При адресовании документа должностному лицу  инициалы указываются перед фамилией, например:

                                                     ОАО «Текстиль»

                                                      Бухгалтерия

                                                Главному экономисту

                                                    А.С. Николаеву 

      Если  письмо адресуется организации, указывают  ее наименование, затем почтовый адрес, например: 

      Всероссийский научно-исследовательский

      институт  документоведения и архивного дела 

      Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 

      Если  документ адресуют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

      Администрации районов

      Московской  области 

      Для удобства прочтения почтовый адрес  допускается отделять от остальных элементов реквизита пустой строкой.

      При адресовании документа физическому  лицу  указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: 

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская  обл., 301264 

      Допускается центрировать элементы реквизита “Адресат”  относительно  самой длинной строки.

      Располагается реквизит на бланке на расстоянии   32 печатных знака (8,5 см) от границы левого поля (каждая строка реквизита), вторая строка от границы верхнего поля. Если строки центрируются – это требование относится к самой длинной строке. 

       16  Гриф утверждения

       Документ  утверждается должностным лицом или  специально издаваемым документом.

      При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Генеральный директор

                                       ОАО “Полет”

                                       (личная подпись) И.В. Сергеев

                                       12.09.2003 

      При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

      При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном  падеже, его даты и номера, например: 

                                    УТВЕРЖДЕНО

                          протоколом общего собрания

                          акционеров от 15.08.2003  № 14 

       Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

       Размещается реквизит на расстоянии 40 печатных  знака (10,5 см) от границы левого поля, вторая строка от границы верхнего поля. 

       17 Резолюция 

       Это указания руководителя по поводу исполнения документа.

      Наносится от руки и располагается между  адресатом и текстом документа.

      Включает: фамилии  и инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя  и дату, например: 
 
 
 
 
 
 

                                                    Николаевой  А.К.