Михайлову  Л.С.

                                                Прошу подготовить проект

                                                генерального соглашения

                                                с фирмой «Гермес» к 21.10.2003

                                               (личная подпись)

                                                05.10.2003 

      Допускается оформление резолюции на отдельном  листе бумаги, который прикрепляется к документу.

      Если  в резолюции указываются несколько  исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются им как соисполнители.

18. Заголовок к тексту

      Включает  краткое содержание документа. Должен быть согласован в падеже с наименованием вида документа.

      Может отвечать на вопросы: о ком? о чем? (например, приказ о приеме на работу),  кого? чего? (например, протокол заседания  кафедры).

         К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.  

      Размещается над текстом. На угловом бланке располагается  от границы левого поля. Длина каждой строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков (7,5 см)  вместе с пробелами. Таких строк должно быть не более пяти, в конце заголовка точка не ставится.

      Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

       19  Отметка о контроле

       Проставляется на документах, исполнение которых  взято под особый контроль.

      Располагается в верхнем правом углу в виде буквы “К” или слова “Контроль” чернилами красного или зеленого цвета. Может проставляться специальным штампом  «Контроль».

20. текст

       При составлении текста документа необходимо соблюдать требования:

       1 Каждая новая мысль должна начинаться с абзацного отступа (5 печатных знака -1,25 см  от границы левого поля).

      2 Текст документа должен быть  информативным и составляться  из простых предложений без ошибок.

      3 Формулировки должны состоять  из общепринятых словосочетаний  с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.

4. Перечисления в тексте производятся с абзацного отступа (каждая позиция).
5. Текст допускается оформлять в виде трафарета или таблицы.
21. Отметка о наличии приложения

       Размещается реквизит после текста, от границы левого поля.

       Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: 

       Приложение: на 5 л. в 2 экз. 

       Если  документ имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений  их нумеруют: 

       Приложение: 1 Положение об Управлении регионального 

                                 кредитования  на 5 л. в 1 экз.                                                           
                                  2 Правила подготовки и оформления  документов Управ- 

                                ления  регионального кредитования на 4 л. в 1 экз.

                                                      

       Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

       Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 

Приложение: письмо Росархива от 14.06.20003 № 02-14/147 и приложение к             нему, всего на 30 л. 

       Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о наличии приложения оформляют  следующим образом: 

       Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. 

       В самом приложении к распорядительному  документу на первом его листе пишут:

       Приложение  № 2

       к приказу директора Института

       от 15.06.2003 № 319 

       Допускается слово “ПРИЛОЖЕНИЕ №” печатать прописными буквами, а также центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

       Располагают в правом верхнем углу на расстоянии 32 печатных знака от границы левого поля (8,5 см), вторая строка от границы  верхнего поля.

22. Подпись

      В состав реквизита  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например не на бланке: 

 Исполнительный  директор

         ОАО “Партнер”              (личная подпись)                     Н.А. Федоров 

        или на бланке:      

Исполнительный  директор        (личная подпись)                   Н.А. Федоров 

       Допускается в реквизите “Подпись” центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

       Если  наименование должности размещается  в несколько строк, то расшифровку подписи размещают на уровне последней строки наименования должности.

       Размещаются элементы реквизита следующим образом: наименование должности  лица, подписавшего документ - от границы левого поля; расшифровка подписи  (инициалы, фамилия) - 48 печатных знаков от границы левого поля (12,5 см); личная подпись - между вышеуказанными элементами.                        

      В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:        

            

 Председатель  комиссии           (личная подпись)                Н.В. Куликов

 Члены комиссии                       (личная подпись)                 К.М.Матвеев 
                                                     (личная подпись)                Н.П. Артемьев

                                                     (личная подпись)                В.А. Филатов 

       Если  документ подписывают несколько  должностных лиц, их подписи располагают  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (директор,  гл. бухгалтер).

       При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне: 

       Заместитель директора                                     Заместитель директора

       по  научной работе                                               по научной работе

       (подпись)   А.С Петров                                       (подпись) К.Л. Иванов

    Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,  отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия.

    Не  допускается исправление должности  или фамилии в подлиннике приказа от руки, проставление слов "За", или "зам", косой черты перед должностью. Применение подобных приемов лишает документ юридической силы.

23. Гриф согласования документа

       Выражает  согласие другой организации, подразделения (не автора) с содержанием документа. Согласование документа относится  к так называемому внешнему согласованию.

       Размещается от границы левого поля ниже реквизита  «Подпись на лицевой стороне документа.

      Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается  документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:  

  СОГЛАСОВАНО

Ректор  Финансовой академии

при Правительстве РФ

(личная  подпись)      А.Г. Грязнова

                                    23.04.2003 

      Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., то гриф согласования оформляют следующим образом: 

                      СОГЛАСОВАНО

                      Письмо Российской академии

                      медицинских наук

                      от 30.10.2003 № 03-05/17 

      Если  документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

24. Визы согласования документа

       Визирование документа является формой его внутреннего  согласования.

      Реквизит  необходим для проверки специалистами  целесообразности или своевременности составления документа.

      Размешается от границы левого поля.

      Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

      Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа после реквизита «подпись»

      Допускается по усмотрению организации полистное  визирование документа.

      Реквизит  состоит из следующих элементов: наименование должности и подпись визирующего,  расшифровка подписи, дата подписания, например:

        

                         Начальник юридического отдела

                         (личная подпись)                 А.П. Павлов

                         20.02.2003 

      При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом: 

Замечания прилагаются (или пишется конкретное замечание)

Начальник юридического отдела

(личная  подпись)       А.П. Павлов

20.02.2003 

       25 Оттиск печати

      Оттиск  печати следует проставлять таким  образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ,  и был хорошо читаемым. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.