1 Основные термины  делопроизводства

 

      Согласно  ГОСТ Р 51141-98.( Р 51141-98. Делопроизводство и  архивное дело. Термины  и определения. –  М.: Госстандарт россии,1998. С.1)

      Делопроизводство  это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (или сфера деятельности, связанная с обработкой документов)

      Документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам.

       Носитель  информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

         В настоящее время  наиболее распространенным носителем документационной информации является бумага. Наряду с ней широко используются ленты, диски.

       Документ  – определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами.

       Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами.

       Реквизит от латинского  реквизитум – требуемое, необходимое.

       Реквизит  – обязательный элемент  оформления официального документа.

       Каждый  документ имеет свой набор реквизитов:

• дата;
• подпись;
• печать.

       Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.

       Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день).

       Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов.

       Документопоток  различают:

       1 По месту образования:

• входящий (указы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);
• исходящий (ответы н письма, распорядительные документы нижестоящим организациям);
• внутренний.

      2 По виду документов:

• управленческая документация (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.);
• специальные системы документации (бухгалтерские документы, отчетные, справочные и т.п.).

 

2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

       Единство  правил документирования  обеспечивается применением следующих законодательных и нормативно-методических документов:

       1 Федеральные законы, распоряжения, постановления («Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», положение  «О федеральной архивной службе России» и т.д.).

        2 (ГСДОУ) Государственная  система документационного  обеспечения управления) - научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения  документа и до сдачи его в архив.

       3 Унифицированная  система документации (УСД)  – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.

       В основе создания  УСД лежит метод  унификации.

       Унификация  документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование  имеющихся форм документов).

       В настоящее время действует несколько УСД (унифицированная система ОР документации, УС банковской документации, УС внешнеторговой документации, УС документации по труду и т.д.).

       УСОРД включает в себя государственный  стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

       Унификация  и стандартизация документов является основным методом совершенствования  содержания и формы документа.

       Стандартизация документов – юридическое закрепление проведенной унификации и уровня ее обязательности.

       4 Стандарт – документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов (ГОСТ Р 6.30-2003 УСД.    Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов; ГОСТ 2.105-95    Общие требования к текстовым документам; ГОСТ Р 51141-98 – Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

       Установлены следующие категории стандартов

       ГОСТ  – государственный стандарт

       РСТ – республиканский стандарт

       ОСТ – отраслевой стандарт

       СТП – стандарты предприятия –  устанавливают правила и организацию  делопроизводства на предприятии, определяют единую систему регистрации, учета, прохождения и контроля исполнения ОР документов.

5. Типовая Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (2000 г.) - Издана, как дополнение к ГСДОУ, поскольку ряд норм ГСДОУ устарел.

 

      3 Виды документов  и их классификация 

      Документы различаются

      1 По содержанию:

• Организационные документы (устав, договор, положение,  инструкция, штатное расписание);
• Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения)
• Справочно-информационные (акт, протокол, письмо, докладная записка, справка)

2. По способу фиксации информации:

• Письменные (созданы рукописным или машинописным способом);
• Графические (чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы);
• фото - кинодокументы (фотографии, съемка – используется в специальном делопроизводстве); Позволяют запечатлеть явления или объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

3. По форме:

• Индивидуальные - личное заявление (создается один раз);
• Трафаретные;
• Типовые.

       Трафарет  – заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками  для заполнения информацией, которая меняется в зависимости от ситуации.

       Типовой документ – документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии.

       Есть  еще такое понятие как черновой документ.

       Черновой  документ – рукописный или машинописный документ с редакционными правками.

4. По виду оформления:

• подлинники;

       Подлинник документа –  подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр, составленный в первый раз.

• копии;

       Копия документа –  документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа или часть информации. Копия имеет юридическую силу только в том случае, если она заверена.

       Разновидности копии:

       Факсимильная  копия – второй и последующие экземпляры документа (устаревшее название отпуск).

       Выписка – подписанная и заверенная копия части документа.

       Дубликат  – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника (чаще всего выдается в связи с утратой документа).

5. По месту составления:

• внутренние;

• внешние.

6. По степени сложности:

• Простые – содержащие один вопрос;
• Сложные – несколько вопросов;

7. По срокам исполнения:

• срочные;
• несрочные.

8. По происхождению:

• служебные;
• официально-личные.

 
 

       4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА 

      Состав  реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.

       01 Государственный  герб РФ

      Помещается  на бланках документов в соответствии с  Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» над  наименованием организации и центрируется относительно его. На рисунке приведен пример расположения реквизита на продольном бланке. 

      

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П О С  Т А Н О В Л Е Н  И  Е

1999.                № 406

 

       Москва 

      Наносится типографским способом, может быть воспроизведен с помощью компьютера, реже штампа. Рекомендуемый размер изображения 2 * 2 см.  

       02 Герб субъекта РФ

      Помещают  на бланке документов в соответствии с правовыми актами субъектов  РФ, если отсутствует государственный  герб РФ. Порядок оформления такой же, как реквизита №1.

       03 Эмблема организации  или товарный знак (знак  обслуживания)

        Это графическое отражение основного направления деятельности предприятия, организации.

      Помещают  на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

        Не воспроизводится на бланке, если на нем помещен государственный  герб РФ или герб субъекта  РФ.

      Располагается над наименованием организации и центрируется относительно его  или на одном уровне.

      04 Код организации

      Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации.

      Код имеют все зарегистрированные организации, он подтверждает правомочность предприятия-автора документа.

      Обязателен  на формах официальных документов, представляемых в государственные органы.

      Наносится либо типографским способом, либо печатается при составлении конкретного вида документа.

5. Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

      Основной  государственный  регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

      06 Идентификационный   номер налогоплательщика/код  причины постановки  на учет (ИНН/КПП)