Информационная составляющая документа

1. Введение

       По  мере развития науки и техники  информационные свойства документов меняются, а разнообразие их форм увеличивается. Всё это необходимо учитывать  в дисциплине, которая называется документоведением.

       Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом  целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В  настоящее время информация стала  важнейшим ресурсом общества и приобрела  стратегическое значение.

       Информационные  процессы активно воздействуют на все  стороны человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

       Документ - сложный объект, представляющий собой  единство информации и материального (вещественного) носителя. Документ представляет собой систему - множество закономерно  связанных друг с другом элементов  и частей как определенное целостное  образование, единство. Элемент -предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих  необходимую для существования  системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной. 

       Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету, по которой  можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне  присущее документу отличие.  Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом  документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных  данных.¹ В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.

       Цель  данной курсовой работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа. Исходя из цели курсовой работы, можно выделить следующие  задачи:

• Рассмотреть документ - как информационный носитель;
• Охарактеризовать информационную составляющую документа;
• Выделить информационные уровни документа;
• Классифицировать документы по информационной сотавляющей.

 
 
 
 
   

2. Характеристика  документа как  системного объекта.

 

       2.1. Определение документа.

       Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном  виде и специально предназначенный  для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная  лента и т.п. Документы могут  содержать тексты на естественном или  формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию документы. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические  отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

       Документы могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды обработки документов делятся  на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В  информатике разрабатываются способы  автоматизации обработки документов, использующие хранение документов на компьютерных носителях. 

       2.1. Свойства  и признаки  документа.

       Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств). Наиболее существенные из них  следующие:

       1. Атрибутивность документа, т.е.  наличие неотъемлемых слагаемых,  без которых он существовать  не может.

       Документ  как целостная система состоит  из двух основных слагаемых -информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

       Документ  имеет двуединую природу, т.е. две  стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления  и передачи информации). Тезис о  двойственной природе документа  является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком  документа.

       2. Функциональность документа, т.е.  его предназначенность для передачи  информации в пространстве и  времени. Документ- полифункциональный  объект, т.е. он выполняет множество  общесистемных и специфических  функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

       3. Структурность документа, т.е.  тесная взаимосвязь его элементов  и подсистем, обеспечивающая его  целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных  свойств. Всякий документ обладает  определенной структурой, последовательным  и взаимосвязанным расположением  его элементов и подсистем:  как текстовой, информационной  составляющей (предисловие, вступительная  часть, основной текст, вспомогательные  указатели, приложения), так и  материальной составляющей (обложка,  переплет, титульный лист, книжный  блок, корешок, форзац и т.п.).

       Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов  для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие  в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.²

       Набор перечисленных свойств документа - это особая целостная система, выполняющая  возложенные на нее обществом  функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно. 

       Определение признаков и свойств документа  только начато в документоведении и  требует дальнейшего уточнения  как их номенклатуры, так и содержательного  наполнения.

       К отличительным признакам документа  относятся:

       1. Наличие смыслового семантического  содержания. Документ-носитель смысла, который передается знаками. Совокупность  последовательных знаков, которые  передают смысл, содержание документа  (сообщение), является его обязательным  признаком.

       2. Стабильная вещественная форма,  обеспечивающая долговременную  сохранность документа, возможность  многократного (долговременного)  использования и перемещения  информации в пространстве и  времени.

       3. Предназначенность для использования  в социальной коммуникации. Документный  статус имеют лишь те источники,  которые изначально предназначены  для хранения и передачи информации  в пространстве и времени. Документы-  это специально созданные человеком  для коммуникационных целей носители  информации.

       4. Завершенность сообщения. Этот  признак обусловлен областью  использования документа. Фрагментарное  незавершенное сообщение не может  быть полноценным документом. Требование  завершенности является относительным,  поскольку имеется ряд незавершенных  сообщений, имеющих особое значение  для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

       Как и всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции.

       Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных  социальных функций.³

       Весь  спектр социальных функций документа  можно условно поделить на три  группы:  главную; общие; специальные.

       Главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и/или пространстве. Документ создается для обеспечения  потребностей общества с помощью  размноженной документной информации.

       Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная - характерны для всех документов, независимо от их типа и  вида.

       Информационная  функция - это способность документа  удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием  информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и др.

       Коммуникативная функция - это способность документа  быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную  коммуникацию, которая без него была бы невозможна.

       Кумулятивная  функция - это способность документа  накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с  целью ее сохранения для нынешнего  и грядущего поколений.

       Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где  они проявляются в большей  степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

       Управленческая  или регулятивная функция- выполняется  документами, которые созданы для  целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т.е. официальные и деловые  документы).

       Познавательная  или когнитивная функция- способность  документа служить средством  получения и передачи знаний для  изучения процессов и явлений  природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении  общего и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т.п.), а также научной  деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет о НИР и ОКР, т.е. научные документы).

       Правовая  функция - это способность документа  служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь  обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

       Общекультурная  функция - способность документа  содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления  и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и  др.).

       Мемориальная  функция - способность документа  служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять  информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция  свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).