Свойства документа

Введение 

    Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

   Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

   Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Особенности международной переписки 

  Цель делового письма разъяснить или убедить в чем-либо вашего делового партнера, поэтому в данном случае высокий стиль совершенно неуместен.

  При написании  делового письма используется  официальный язык. Он отличается  точностью и ясностью. Существует  целый набор клише, штампов,  стандартов, с помощью которого  составляется деловое письмо.

  В российской  практике после вступительного  обращения ставится восклицательный  знак, в международной – запятая.

  Первое письмо  к какому-либо партнеру следует  начинать с представления своей  фирмы. Можно послать буклет, в  котором подробно рассказывается  о вашей фирме, о производимой  продукции. Рекламный буклет не  должен напоминать многотомный  справочник.

  Как правило,  он состоит из нескольких страничек  и выполняет информационную функцию. Текст рекламы должен быть на языке адресата или на английском языке.

  Если вы пишете  не первое письмо вашему партнеру, то его следует начинать с  вежливой ссылки на последнее  полученное от него письмо.

  Наиболее приемлемая  структура делового письма –  это две части. В первой части  излагаются мотивы, послужившие  поводом для составления письма; во второй части – предложения,  решения, распоряжения и просьбы.  Текст для лучшего восприятия  разбивается на абзацы.

  Подпись ставится  на правой стороне листа под  заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается  на машинке или на компьютере под его личной подписью.  

1.1 Виды деловых писем

      Виды некоммерческих деловых писем:

• Письмо – просьба. В письме – просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
• Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
• Письмо – сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
• Письмо – подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
• Письмо – напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

             Пометка «вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает      возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

• Письмо – приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
• Письмо – благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
• Гарантийное – письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

    Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

• Письмо – запрос, ответ на него;
• Письмо – предложение (оферта), ответ на него;
• Письмо – претензия (рекламация), ответ на него.
• Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

  Запрос представляет  собой обращение лица, желающего  заключить сделку. В запросе обязательно  указывается наименование товара (услуги), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

  Написание этого  вида писем требует соблюдения  следующих принципов:

• Ссылка на первичное письмо и его тему;
• Соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;
• Соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.
• Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
• Письмо – претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

  Рекламация содержит:

• Основания для предъявления претензий;
• Доказательства произошедшего ущерба;
• Конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

  Рекламация представляется  в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если  она не может быть урегулирована  сторонами, то она переносится  в арбитраж.

  В ответе на  рекламацию сообщается, что: информация  принята к рассмотрению; она рассматривается  полностью, частично либо отклоняется;  денежная оплата произведена. 

1.2 Требования к тексту письма

  Деловая корреспонденция  должна обязательно соответствовать  требованиям.

• Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.
• Логичность

Каждое письмо представляет собой:

• Изложение сути вопроса;
• Речевое действие;
• Заключение.

• Грамотность – необходимая часть любого документа.

• Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

2 Свойства документа

  Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность. 
   Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. 
                  Что влияет на приобретение документом юридической силы? 
   1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.  
   2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.  
  Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.  
  Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. 
   Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. 
  Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. 
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. 
  Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.  
  Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.  
  Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. 
  Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. 
Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора. 
   Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. 
   Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.  
  Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.  
  Среди копий различаются: 
  Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии. 
   Юридическая сила копий: 
   1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.  
   2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. 
  Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.  
   Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.) 
   Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                     3 Классификация документов

   Значение  документов в бухгалтерском учете  чрезвычайно велико. Они являются  источником сведений, необходимых  для принятия управленческих  решений, обеспечивают контроль  за сохранностью материальных  ценностей и денежных средств,  имеют документальную (юридическую)  силу при возникновении споров  или предъявлении претензий и  исков, являются источником информации  о финансово-хозяйственной деятельности  с целью анализа и контроля  со стороны учредителей, налоговой  службы, аудита. От достоверности,  реальности и своевременности  составления первичных документов  зависит качество бухгалтерского  учета. 

   Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

   Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

   Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

      Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в следующей таблице.