Содержание

Введение

 
 

     Документ  — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность — это задача, которая  решается с помощью системного подхода  — методологического направления  в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

     Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь  его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

     Всякий  документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным  расположением его элементов  и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

     Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

     Набор перечисленных свойств документа  — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее  обществом функции. Связь между  ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно. 

     Определение признаков и свойств документа  только начато в документоведении и  требует дальнейшего уточнения  как их номенклатуры, так и содержательного  наполнения.

1. Общая характеристика структуры документа

 
 

     Функциональность  документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая  обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

     Определенную  структуру имеют как отдельные  элементы документа, так и документ в целом. Обложка книги — это  сложное художественное целое; типографское оформление книги — тоже едино: его  образуют специально подобранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармонирующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

     Структура — относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

     По  своей структуре документ может быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

     Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т.п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

     Существует  деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

     Монодокумент  содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений), серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т.п.).

     Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно. Так, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными  авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т.п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. Рисунки-иллюстрации, схемы, комментарии, ссылки, будучи собраны в приложении, преобразуют простой документ в сложный. То есть существует диалектика понятий «документ» и «часть документа»: самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов. Это может быть в том случае, когда полидокумент (на одном носителе) состоит из нескольких сообщений; монодокумент состоит из одного сообщения на нескольких отдельных носителях; любой документ (сообщение) можно поделить на части, фрагменты и рассмотреть их как самостоятельные (разделы монографии, главы, параграфы и т.д.). В документоведении минимальная единица деления текста точно не установлена. Это может быть абзац, предложение, которое может состоять даже из одного слова.

     Благодаря единству всех сторон, присущих документному сообщению, документом обозначаются не только обособленные, самостоятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная публикация (статья, рецензия, объявления) в журнале. Однако более распространена точка зрения, согласно которой документ — это завершенное, самостоятельно оформленное сообщение, размещенное на материальном носителе.

     Таким образом, структура документа —  это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т.п., т.е. идентифицировать каждый тип и вид документа.

     Документ  должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным  с целью его использования  и хранения. Для этого большинство  из подсистем и элементов документа  регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т.п.

     Каждый  вид документа имеет свой типовой  формуляр — необходимые сведения о документе, служащие основой для  его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит  из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов. 

2. Внутренняя структура  документа

 

     Оформление  документа — это придание ему  законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).

     Внутренняя  структура документа — это  его внутреннее строение, набор взаимосвязанных  элементов и частей, позволяющих  более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.

     Состав  внутренних структурных элементов  и частей во многом определяется видом  документа. Наиболее четко внутренняя структура видна на примере изданий — книг, журналов, газет и т.п.

     Издание должно включать расположенные в  определенной последовательности следующие  элементы и части:

     ¨     элементы издания, на которых помещают выходные сведения;

     ¨     содержание;

     ¨     предисловие (введение);

     ¨     вступительную статью;

     ¨     основную часть (основной текст);

     ¨     послесловие;

     ¨     вспомогательные указатели;

     ¨     приложения.

     Выходные  сведения — совокупность данных, характеризующих  документ и предназначенных для  его оформления, библиографической  обработки, систематического учета и информирования потребителей.

     К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные  данные, аннотация (реферат), место и  год издания, издательство.¹ 

     Автор — лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организация, от имени которых публикуются материалы. В лице автора могут выступать один или несколько человек — авторский коллектив.

     Заглавие (название) документа — слово, фраза или законченное предложение, в котором формулируется содержание (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т.п.), идентичных или отличающихся друг от друга.

     Место издания — местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.

     Место печатания — местонахождение  полиграфического предприятия, напечатавшего  издание.

     Год издания — год выхода документа  в свет.

     Основными носителями информации об издании являются: титульный лист, совмещенный титульный лист (верхняя часть первой страницы с текстом), первая страница издания, оборот титульного листа, последняя страница издания или концевая полоса — в книгах, брошюрах, альбомах, нотных изданиях, журналах, бюллетенях, сборниках; первая страница (или верхняя часть первой страницы) и нижняя часть последней страницы — в буклетах, листовках, газетах и календарях (кроме карманных и миниатюрных табелей-календарей); верхняя или изобразительная часть листа и нижнее поле листа — в афишах, расписаниях движения транспорта, текстовых и изобразительных плакатах, художественных репродукциях, эстампах; оборотная и изобразительная сторона — в изобразительных открытках, карманных и миниатюрных табелях-календарях.

     Содержание (оглавление) — элемент аппарата издания, представляющий собой перечень заглавий произведений, напечатанных в издании, или фамилий авторов  и заглавий публикуемых произведений, а также заголовков разделов, входящих в состав произведения, с указанием страниц, с которых начинаются эти разделы или произведения.

     Предисловие — элемент аппарата издания, предшествующий основному тексту и содержащий пояснение  цели, особенностей произведения и  т.п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику.

     Текст — тематически взаимосвязанная  последовательность высказываний или  одно высказывание, выраженное с помощью  определенной системы знаков, а также  письменная ориентация высказываний; основная часть литературного произведения, выраженная в виде связанных лексически, грамматически, логически, стилистически фраз, передающая его содержание. В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомогательный и дополнительный. В основном тексте изложено основное содержание публикуемого произведения (произведений), в отличие от текстов предисловия, послесловия и т.п.

     Послесловие — элемент аппарата издания, помещенный за основным текстом, содержащий необходимые  разъяснения, обещающие идеи, сведения об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомившегося с основным текстом.

     Вспомогательный указатель — часть издания, отражающая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с  отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспечивающий быстрый поиск необходимой информации. Состоит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия.

     Приложения  — справочная или документальная часть издания, помещенная в конце  его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы  и т.п.).

     В зависимости от вида документа набор  внутренних элементов и их расположение могут изменяться.²

3. Внешняя структура  документа

 

     Внешняя структура документа (конструкция) — это его внешняя форма, позволяющая  идентифицировать его как вид  документа. Задача состоит в том, чтобы придать внешнему виду документа  такую форму, которая бы вызывала у потребителя желание (потребность) в чтении, извлечении информации, покупке и т.п.