Информационно-справочные документы

    Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

    Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

    Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую [1].

    На  основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или  подготовки распорядительных документов [2].

    В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

    Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

    Обычно  докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения.

    Докладная записка может быть внешней или  внутренней.

    Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения  или организации; внутренние докладные  записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

    Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги [1].

    Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

    Вторая  часть в докладной записке  может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

    Внутреннюю  докладную записку (см. приложение №1) подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

    Датой докладной записки является дата ее составления и подписания [1].

    Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

    Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу [3].

    Служебная записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу (см. приложение №2).

    Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и  т.п.

    Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.

    Датой служебной записки является дата ее составления и подписания [1].

    Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

    Объяснительная  записка:

    1) документ, поясняющий содержание  отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта);

    2) сообщение должностного лица, поясняющее  какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу [3].

    Объяснительные  записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных  положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

    Объяснительные  записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.

    Текст объяснительной записки состоит  из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к  ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

    Отличие объяснительной записки от докладной  записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

    Объяснительную  записку подписывает ее составитель (см. приложение №3). Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания [1].

    Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

    Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

    Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

    Составляется  аналогично докладной записке, как  правило, по заданию руководства.

    Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений [1].

    Предложения составляются руководителями подразделений  и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

    Предложения могут представляться в вышестоящие  организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций.

    Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном  листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем  бланке.

    Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации – при адресовании вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресовании вышестоящей организации), заголовок к тексту, адресат, подпись (см. приложение №4).

    Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения [3].

    Представление оформляется на стандартном листе  бумаги (см. приложение №5).

    Текст представления содержит следующую  информацию:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• образование;
• занимаемую должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);
• оценку служебной деятельности;
• повышение профессионального уровня;
• оценку политических, деловых и моральных качеств;
• информацию об участии в общественной работе;
• мотив назначения, перемещения или поощрения;
• наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;
• структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить [4].

    Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству  организации.

    Датой представления является дата его  подписания.

    Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись [1].

    Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу (см. приложение №6).

    Заявления подразделяются на две группы:

• по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);
• сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

    Отсутствие  указания в обращении граждан  на нарушения их прав и интересов  является основным критерием отличия  заявления от жалобы.

    Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его  заместителю или руководителю структурного подразделения).

    Заявление оформляется на стандартном листе  бумаги.

    Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ...), затем  идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.

    Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии  документов об образовании, анкета, автобиография  и др.). 

    Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.) [4].