Со  временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством  является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что  информация - это не то, что заключено  в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны  также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в  оперативной среде, может оказаться  новой при реконструкции событий  прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического  источника. С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

       Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения  потребителем.

       Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения её со стороны  других лиц.

       Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность  формы или объёма информации для  конкретного потребителя.

       Наконец, важным свойством документированной  информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей  самому объекту или явлению, а  также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

       Помимо  внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они  находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.⁸ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Информационные  уровни документа

       Одним из важнейших внутренних свойств  информации является объём, дающий возможность  её количественного измерения.

       Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем  попытаться ответить на этот вопрос, нужно  сделать два предварительных  замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует  универсальная мера для измерения  количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный  и др.

       Для определения количества информации необходимо прежде всего воспользоваться  общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п. 

       Информационный  объём письменных документов можно  выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким  образом на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 ? 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 ? 90 см и  др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как  и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между  словами, или 3000 см¦ графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

       В информатике количество информации определяется с помощью такой  единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования  любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд байт.⁹

       Однако  физический объём документа, также  как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления  о реальном количестве информации в  документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают  подобный подсчёт невозможным. В  поисках наиболее эффективных путей  измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные  понятия. В частности, некоторые  исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный  подход. Для обозначения реального  количества информации, вложенного в  какой-либо информационный объём (в  книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность  документа.  

       Содержание  всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки  зрения информативности тезаурус каждого  сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что  дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум.

       Получатель (приёмник) информации также имеет  свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и  что получено; 2) простая ассоциативная  информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал  дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.

       Цифровая  оценка информативности осуществляется путём составления двух списков  дескрипторов (от англ. "descry" - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и  нередко именуемых ключевыми  словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а  во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся  в обоих списках, служит показателем  информативности.

       Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе  содержится определённое количество бесполезной  информации для данного конкретного  потребителя.

       Информационная  ёмкость и информативность документа  зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и  т.п.

       Одним из важнейших внутренних свойств  информации является её организация, структура. По способу внутренней организации  информацию можно разделить на две  группы:

1. логически неупорядоченный набор сведений (данные);
2. логически упорядоченный набор данных43.

       К примеру, попыткой логически упорядочить  имеющуюся основную информацию в  области документоведения является данное учебное пособие, которое  делится на главы, разделы, абзацы. Повышение  уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.¹⁰

       Таким образом, изучение информационных свойств  документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения  управления, в действительности тесно  связано с этой практикой. Рассмотренные  теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании  унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых  случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной  информации реализуются как раз  в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением  и использованием в качестве исторических источников. 
 
 
 

       6. Классификация документов по их информационной составляющей.

       Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

       Классификация документов позволяет установить специфику  каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться во всем многообразии документной информации. Поэтому  очень важно научиться определять вид того или иного документа  по различным признакам, анализировать  его по содержанию, форме и др. Важнейшие признаки, лежащие в  основе классификации современных  документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы  функционируют в обществе, внешняя  среда также оказывает на них  определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей  классификации документов положены три блока признаков, построенных  по разным характеристикам документа:

       1) информационная составляющая документа;

       2) физическая (материальная) составляющая документа;

       3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде.¹¹

       Каждый  из блоков является критерием для  построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено наличие  одного какого-либо приоритетного признака, на основе которого осуществляется деление  документов на подвиды и разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру  классификационной схемы, состоящую  из подсистем. Каждая из них олицетворяет отдельный признак современных  документов, по которому они могут  быть системно организованы, в частности  по содержанию, характеристикам материального  носителя, структуре построения текста и т.п.¹²

         Классификация документов  по содержанию

       Классификации, в основу которых положен признак  содержания (смысла) документа, называют семантическими.  Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.п. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

       Семантические классификации документов имеют  большое практическое значение в  подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся  пять вариантов Библиотечно-библиографической  классификации, Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация  Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и др.

       Пока  еще не создана единая семантическая  схема классификации документов, общая для всех стран мира. За рубежом в основном используется УДК - международная классификация, охватывающая все отрасли знания, построенная по десятичному принципу и используемая для индексирования и поиска документов в фондах, картотеках и т.п. Она является интеллектуальной собственностью Международной федерации  по документации. Часть стран используют Десятичную классификацию М. Дьюи, либо свои национальные классификации. В странах СНГ, в т. ч. и в Украине, помимо УДК, используется Библиотечно-библиографическая классификация (ББК) - иерархическая комбинационная система библиотечно-библиографической классификации.

       Классификация документов по уровню обобщения информации.

       По  уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

       Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат отражения научной, производственной, управленческой, творческой деятельности (официальный, научный, производственный, нормативный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.п.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

       Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение- обеспечение общества вторичной информацией.¹³