Автор: Пользователь скрыл имя, 13 Февраля 2012 в 14:25, курсовая работа
Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:
1) объяснить роль секретаря в организации;
2) рассказать об основных(в том числе, и личных) качествах современного секретаря, требованиях к его базовой подготовке;
Мало что бывает столь же отрицательным для руководителя и компании в целом, как неспособность начальника управлять своим временем. Не умея "расставить" дела по степени важности, "увязнув" в малопродуктивных встречах и планерках, руководитель имеет отличные шансы быстро угробить бизнес.
Нередко начальник считает, что хороший секретарь должен читать его мысли или хотя бы понимать с полуслова. Такие руководители обычно не утруждают себя отдачей четких поручений подчиненным. Особенно хороши их резолюции на документах, вроде "К сведению Орловой", которые могут означать что угодно – от "немедленно выполнить" до "выбросить в корзину". Подчиненные сначала пытаются самостоятельно вникнуть в суть поручения, а после им приходится специально идти к шефу за разъяснениями.
Еще одно из главных качеств плохого руководителя – непредсказуемость реакции. "Не понимаю, чего он от меня хочет", "У него семь пятниц на неделе" – фразы, которые очень часто отпускают подчиненные в адрес такого шефа.
Руководитель-загадка может по нескольку раз менять свои же указания. Поэтому идти к нему даже с отлично сделанной работой страшно: а вдруг он имел в виду что-то другое?
В этом случае срабатывает армейский принцип "не спеши выполнять приказания командира", потому что либо об отданном под влиянием минутного воздействия распоряжении начальник может просто забыть, и тогда все сделанное никому не понадобится, либо последуют уточнения и добавления, которые сведут смысл приказа к обратному.
Как показывает практика, сотрудников обычно не устраивают устные распоряжения, отданные в жесткой форме приказа. Командование, по мнению экспертов, - это решение сегодняшних вопросов без заботы о завтрашнем дне. Специалисты считают, что причинами такого стиля менеджмента (кроме случаев безнадежного властолюбия, когда человек не мыслит своей роли руководителя без приказов) чаще всего становится нетерпимость и нетерпеливость (желание получить все немедленно), а также неуверенность в собственной правоте (когда командуют, обоснований не дают).
Попытки вмешаться в работу подчиненных и нечеткие указания - наиболее распространенные ошибки горе-руководителей. Порой, главная проблема в отношениях секретаря с шефом - то, что он старается вникать во все детали работы и иногда до мелочей инструктировать его.
Недоверие к секретарю, в чем бы оно ни выражалось, - очень плохой стимул к работе.
Большие сложности могут возникнуть в работе секретаря, когда руководитель начинает оказывать ему знаки внимания. Человеческие отношения трудно прогнозировать, никто не сможет предсказать заранее, во что это выльется. Но если вы дорожите рабочим местом и серьезно относитесь к карьере - не ставьте ее под удар. Оптимальный вариант - когда руководитель видит в вас делового партнера, человека, на которого можно положиться, а не просто привлекательную женщину. Секретари с большим стажем, и у нас и за рубежом, отмечают, что секретом их успешной работы с различными руководителями являлось неукоснительное соблюдение определенной дистанции, или создание так называемой "маленькой стены", которая обеспечивает независимость вашего собственного мира, а в итоге - уважение шефа и не мешает плодотворному сотрудничеству.
По данным Международной
организации профессиональных секретарей
(Р51) более 70% анкетируемых на вопрос "планируете
ли вы работать с нынешним руководителем
5 лет?" ответили утвердительно. Это
убедительно доказывает возможность эффективного
взаимодействия двух ключевых фигур предприятия.
| Днем
рождения должности секретаря можно
считать 27 февраля 1720 года. Именно тогда
впервые заговорили о «секретарском
чине». Государь Петр I подписал в этот
день Генеральный регламент государственных
коллегий. «При таких учреждениях должность
чина секретарского в том состоит, что
ему на всех приходящих письмах и доношениях
нумера подписывать, и на них числа, когда
подано приписывать и об оных без всякого
подлога и пристрастия, но по нумерам и
числам доносить». Петр решительно был
настроен против «волокиты» (понятия,
обозначающего затянутое, длительное
решение вопроса) и, как закономерность,
стал предъявлять высокие и строгие требования
к секретарям. Результат решения того
или иного дела зависел, в значительной
степени, от того, как его доложит секретарь,
который обязан был быть образованным,
хорошо знать законы, уметь разбираться
в различных ситуациях, знать свое дело
до тонкостей. Таким образом, Генеральный
регламент можно считать «прародителем»
современного российского делопроизводства. Понятие секретарь сегодня достаточно объемное и сложное. Существует большое количество должностей, которые, в общем-то, можно свести к одному кругу функциональных обязанностей - от технического секретаря и секретаря подразделения до секретаря-помощника руководителя, секретаря организации, от секретаря-референта до ученого секретаря, секретаря коллегии, офис-менеджера и тому подобного. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы). В последнее время профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре замыкаются внутренние и внешние коммуникации предприятия. Секретарь выступает связующим звеном между руководителем предприятия и деловыми партнерами и заказчиками. Секретарь - лицо учреждения. По его работе и поведению судят о целом предприятии. Он - первый, с кем встречается руководитель, начиная трудовой день. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Он первый, с кем сталкивается пришедший в организацию посетитель. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Для создания благоприятной обстановки на предприятии и деловых отношений с другими сотрудниками именно секретарь должен приложить максимум своих усилий. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить необходимый документ и так далее. Секретарю очень важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. Подчас, в некоторых случаях, секретарь вынужден выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. Сейчас весь мир переживает время информационного бума. Информация поступает отовсюду - из газет и журналов, из локальных и глобальных компьютерных сетей, из книг и электронных баз данных. Одной из самых важных задач и, пожалуй, особенностей эффективного секретаря является успешное ориентирование в этом информационном море, знание, где и как искать нужную информацию. Отвечая по телефону, организуя совещания, презентации, переговоры, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину. Основные принципы секретарского дела можно изучить за относительно небольшой отрезок времени, но вот настоящее мастерство приходит в результате проб и ошибок только с годами. Секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела, приобретая необходимые навыки, доводя их до автоматизма, постоянно повышая свой профессиональный уровень. Одним из важных деловых контактов является взаимодействие руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Фактически, секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы. Доброжелательный, корректный секретарь с приятной внешностью и манерами является мечтой каждого руководителя. Эффективный секретарь, как правило, отличается инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. От профессионального уровня секретаря во многом зависит состояние дел на предприятии. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. Сегодня при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. Секретарь занимается решением огромного количества вопросов на предприятии: ведет переговоры по телефону, организует личные и деловые встречи, принимает участие в совещаниях и собраниях, помогает в организации приема руководителем посетителей, планирует и готовит командировки, осуществляет поиск информации, необходимой руководителю и подготовку требуемых материалов и документов. Как показали исследования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и от личных качеств секретаря, от его оперативности и подготовленности. С появлением персональных компьютеров, упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта. Для того чтобы быть всегда на требуемом уровне подготовки, секретарю стоит следить за появляющимися новинками в секретарской работе, в компьютерной области, делопроизводстве. Эта информация доступна, ее можно почерпнуть из специализированных журналов и газет, нормативных актов и различных пособий по этим вопросам. Сегодня «секретарский чин» в нашей стране переживает возрождение. Это продиктовано вхождением российской экономики в рыночные отношения и необходимостью использовать в бизнесе высоких технологий. Значительно возрастает доля ответственности секретарского работника в новых условиях, повышается уровень его значимости в каждодневной деятельности фирмы. От его профессиональной подготовки, опыта, отношения к делу во многом зависят успех компании. — Хороший секретарь в понимании работодателя - это своеобразный «человек-оркестр», или «мастер на все руки». |
Информация о работе Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка