Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

Секретарь должен знать:  

- основы законодательства  (гражданского, административного, трудового и др.);

- постановления,  распоряжения, приказы и другие  руководящие материалы и нормативные  документы, касающиеся деятельности  предприятия и ведения делопроизводства;

- структуру и  руководящий состав предприятия и его подразделений;

- организацию  делопроизводства;

- методы оформления  и обработки документов;

- архивное дело; - машинопись;

- правила пользования  приемно-переговорными устройствами;

- стандарты унифицированной  системы организационно-распорядительной документации;

- правила печатания  деловых писем с использованием  типовых форм;

- основы этики  и эстетики;

- правила делового  общения; 

- основы организации  труда и управления;

- правила эксплуатации  вычислительной  техники;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- правила и  нормы охраны труда. 

Секретарь должен иметь квалификацию:

- высшее профессиональное  образование без предъявления  требований к стажу работы 

или

- среднее профессиональное  образование и стаж работы  по специальности не менее 2 лет.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к секретарю предъявляются достаточно высокие требования – как к  знаниям и умениям, так и к  кругу выполняемых им работ. При  этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля  за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.  

Секретарь должен уметь:

- составлять  и оформлять основные виды  и разновидности управленческих  документов;

- рационально  организовать работу с управленческими документами;

- вести архив; 

- находить, систематизировать  и хранить информацию;

- пользоваться  ПК и другими средствами оргтехники, а также современными средствами  связи; 

- вести деловые  беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- организовать  прием посетителей и их обслуживание;

- планировать  свою работу;                    

- обеспечить  эффективное взаимодействие структурного  подразделения с другими подразделениями  и внешней средой.

Личные  качества секретаря:

Для выработки  деловых качеств секретаря требуется  ряд личных качеств, без которых  нельзя стать профессионалом. Из них  на первое место следует поставить  умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться  с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать  контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятся  любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только в личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя и в офисе в целом.

Отдельно следует  указать на вдумчивость, способность  к анализу и принятию решений.

Внешний вид  секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам  секретаря следует отнести и  его стремление к постоянному  пополнению и совершенствованию  как общих, так и профессиональных знаний.

Далее изложены несколько полезных советов по взаимодействию между секретарем и его руководителем, а также с другими сотрудниками организации.  

СЕКРЕТАРЬ И РУКОВОДИТЕЛЬ  

Зачастую секретарь  является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы и т. п.

Началом совместной работы руководителя и секретаря  должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы, выяснение которых поможет избежать в будущем многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном для него стиле, распорядке дня, личных привычках, сформулировать основные требования к работе секретаря.

Будет полезно  для совместной будущей деятельности проинформировать секретаря об основных направлениях работы предприятия (его подразделений). Значительно облегчит процесс вхождения в работу знакомство со структурой предприятия, а также с сотрудниками.

На этапе вводной  беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря. Следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. Со временем взаимопонимание будет укрепляться и совершенствоваться.

Секретарь –  доверенное лицо руководителя. Ни словом, ни жестом вы не должны показать сотрудникам, что посвящены в его личные проблемы. Старайтесь снисходительно относиться к слабостям шефа. Видите, что он с утра не в духе, предложите ему чашечку крепкого кофе. В аптечке секретаря должны быть лекарства на все случаи жизни, в том числе необходимые руководителю (сердечные, обезболивающие, желудочные средства).

Специалисты считают, что секретарь как профессионал формируется своим руководителем. Но и секретарем в некоторых случаях могут быть внесены коррективы в поведение шефа, если у него "тяжелый" характер. Американскими психологами разработаны соответствующие рекомендации.

Способы управления шефом:

1. Надо четко  знать, когда вы друг с другом  конфликтуете, когда говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2. Знайте, что  ему нужно и старайтесь предугадать  эти нужды. Никогда не критикуйте его на людях, никогда не оценивайте его.

3. Живите законами  коллектива. Не забывайте, уважение  – основа каждой успешной кооперации.

4. Выстраивайте доверие, показывайте доверие, говорите о доверии.

5. Будьте дружелюбны  и общительны. Не воспринимайте  критику как глубоко личную  обиду. 

6. Овладевайте  новыми знаниями и помогайте  в этом своему шефу.

7. Анализируйте, предлагайте шефу варианты решения возникших проблем.

8. Призывайте  шефа в свои наставники.

9. Продемонстрируйте,  что вы понимаете и разделяете  управленческую политику вашего шефа.

Точных рецептов, как завоевать доверие руководителя, не существует, но, безусловно, одно: секретарь должен быть профессионалом своего дела. Для этого необходимо постоянно совершенствоваться, читать дополнительную литературу, быть в курсе всех новинок секретарской работы, прослушать курс лекций и т. п. Став специалистом, не следует забывать о человеческих качествах: доброжелательности и спокойствии, дипломатичности и общительности, готовности помочь и т. д.

Если секретарь  проявляет инициативу и сумеет помочь руководителю в осуществлении его планов, то это одновременно услуга секретарю в его карьере. Но если секретарь умудряется повесить на руководителя еще и свои проблемы, то вызывает тем самым только негативную реакцию с его стороны.

У секретаря  должно быть обоснованное мнение по вопросам, возникающим в процессе работы. Не бойтесь высказывать его вслух. Если ваше мнение совпадает с мнением руководителя, значит, вам обоим будет легче работать. Но если все время поддакивать шефу, то он быстро "раскусит" вас и вряд ли будет прислушиваться к вашему мнению в будущем.

Специалистами по менеджменту составлен список безобидных, на первый взгляд, фраз секретарей, которые вызывают отрицательные эмоции у руководителей.

Основными из этих запретных фраз являются:

"Я думала, что этим занимается кто-то другой" (для руководителя это означает, что секретарь делает только то, что ему поручили и нисколько не заботится о делах фирмы);

"Честно говоря..." (создается впечатление, что секретарь до этого говорил руководителю неправду);

"Этого мне никто не говорил" (это выражение характерно для тех секретарей, кто не хочет проявить инициативу).

"Начальник всегда прав!" Даже в ситуации, когда он, например, опоздал на деловую встречу, задача секретаря придумать что-нибудь убедительное, и ни в коем случае не представлять шефа в невыгодном свете. "Игорь Иванович просил его извинить. Он задерживается из-за транспортных проблем. Будет в течение 30 минут."

Даже самый  замечательный руководитель иногда бывает в плохом настроении, может сорваться, обидеть. И далеко не всегда это реакция на ваш профессиональный промах. Умение психологически ограждать себя от незаслуженных обвинений шефа – необходимое качество секретаря. Должна быть сильная внутренняя защищенность. Настоящий секретарь всегда спокоен и рассудителен. Никаких всплесков эмоций, беспорядочных действий! На уравновешенного человека хочется положиться, и, наверняка, руководитель по достоинству оценит эти качества.

Замечено, что  преуспевающие люди всегда находят  язык с окружающими и никогда не паникуют заранее, если сталкиваются с новой проблемой. Они не скажут, что с этим не знакомы или им это не по силам. Вместо этого прозвучит: "Вот с этим делом придется разобраться" или "Здесь необходимо как следует подумать". А это весьма существенная разница в подходе. Если секретарь задумывается о карьере и успехе, необходимо развивать этот оптимистический подход. В то же время, не следует забывать, что секретарь должен всегда находиться как бы "в тени" своего шефа. Если секретаря это не расстраивает, то проблем не возникает. Но если секретарь является прирожденным лидером и предпочитает быть "номером I", могут возникнуть сложности во взаимоотношениях с руководителем. В этом случае секретарю необходимо почаще советоваться с шефом.

Для того, чтобы  уметь ладить с любым руководителем, секретарю необходимо знать наиболее распространенные ошибки, характерные для них.

Плохой руководитель груб с подчиненными и не помнит о первом правиле даже не бизнеса, а элементарного поведения - правиле  вежливости. Специалисты по менеджменту считают, что все имеет цифровую оценку: чтобы кричать безнаказанно на секретаря и других сотрудников, им надо платить соответствующую таким "вредным" условиям зарплату. В противном случае, неизбежна текучка кадров.

Слабость многих руководителей - после служебных (и  не только) неприятностей отыгрываться на своих подчиненных. Потеря шефом самообладания, срывы, стучание кулаком по столу и т. п. - все это явный признак незрелости поведения. Это проявление не силы характера, а, скорее, наоборот.

Опасным для  дела может стать излишнее высокомерие  руководителя. К такому шефу лишний раз никто не подойдет. Скоро он становится последним, до кого доходит любая плохая новость, и к тому времени, когда он о ней узнает, оказывается слишком поздно что-либо предпринимать.