Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

Введение

Считается, что  одним из путей обеспечения высокой  эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных  сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности до сих пор глубоко не изучаются.

Техническое обновление производства, совершенствование труда  требуют постоянного повышения  знаний и умений всех категорий работников, включая и секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению его способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.33..

Таким образом, тема данной работы в условиях современности, как никогда значима. Постоянное усовершенствование организации секретарской деятельности, появление новых функции и требований к секретарям обусловливают актуальность данной работы.

Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:

1) объяснить  роль секретаря в организации;

2) рассказать  об основных(в том числе, и  личных) качествах современного  секретаря, требованиях к его  базовой подготовке;

3) рассмотреть  типовые функции:

а) секретаря-референта;

б) секретаря  руководителя;

в) офис-менеджера;

г) секретаря-машинистки.

4) изучить организацию  работы секретаря, его функции  по приему граждан, организации  телефонных переговоров, организации  совещаний и т.д.

Что касается источников и литературы по выбранной теме, на мой взгляд, их представлено немало как в городских и университетских библиотеках, так и в ресурсах сети Интернет. Большое количество информации можно найти в пособиях по делопроизводству, справочниках для секретарей.

Практическая  значимость данной работы в том, что она содержит все основные сведения об особенностях секретарской деятельности, функциях современного секретаря и требованиях, предъявляемых к человеку, желающему освоить эту профессию.

Данная работа состоит из трех глав.

Первая глава  описывает основные функции и  качества современного секретаря, его  личные качества.

Во второй главе  рассказывается об основных типовых  функциях секретарей отдельных категорий: секретаря-референта, секретаря-машинистки, секретаря руководителя, офис-менеджера.

В третьей главе  более подробно рассматривается  организация работы секретаря по подготовке различных совещаний, а  также организация приема посетителей  и телефонных переговоров.

В заключении курсовой работы сделаны определенные выводы и указаны основные пути усовершенствования секретарской деятельности.

Глава 1. Секретарь в организации

Секретарь - это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший  в учреждение посетитель, первый, с  кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.46.. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря  осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в  сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

1.1 Основные функции  и качества современного  секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень  общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - С.46.:

* знания, необходимые  для эффективного участия в  информационно-документарном обеспечении  фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

* знания, связанные  с основными направлениями деятельности  фирмы, ее внутренней структурой  и внешними связями; 

* знания правовых  актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

* знания, требующиеся  для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации;  они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме  посетителей, при деловой переписке  и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь  должен обладать следующими качествами:

* иметь профессиональный  имидж; 

* хорошо владеть  речью и письмом; 

* обладать хорошей памятью;

* хорошо ориентироваться  во времени; 

* содержать в  порядке документацию, быстро находить  необходимые бумаги;

* уметь красиво  оформлять отчеты, вести деловую  переписку руководителя;

* осваивать разработки  новейших компьютерных программ  для офиса;

* быть энергичным, проявлять инициативу;

* быстро находить  взаимопонимание с коллегами  и клиентами; 

* поддерживать  эффективную работу офиса в  отсутствии шефа;

* контролировать  финансы офиса; 

* быть осмотрительным  в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.51..

1.2 Личные качества  секретаря

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность.

Современная психология понимает под личностью более  или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом -- весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. С.88.. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но, в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как  личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Речь идет о  секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек  и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

Глава 2. Типовые функции  секретаря

Есть несколько  позиций, которые занимают секретари: Receptionist - девушка, работающая на телефоне Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - С.48.. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек  владеет иностранным языком, ему  предусмотрена должность Office Manager Там  же., который занимается организацией офиса.

Самая же высокая  должность - Personal Sekretary - помощник генерального директора или президента Там  же.. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Там же.

Специфика и  сложность работы секретаря связана  с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого  рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

* учет, регистрация,  рассмотрение и подготовка поступающей  корреспонденции для доклада  руководству; 

* оформление (в  том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

* подготовка  по указанию руководителя и  согласование со структурными  подразделениями проектов отдельных  приказов, справок, писем, командировочных  удостоверений и других документов;

* оформление  протоколов рассылок выписок  из них; 

* анализ справок  и докладов структурных подразделений  с заключениями и предложениями  по ним; 

* подготовка  и своевременная рассылка материалов  к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

* прием и регистрация  заявлений, предложений и жалоб  от граждан; 

* организация  приемов посетителей; 

* прием, регистрация,  хранение, учет, доставка по подразделениям  и рассылка поступающей, исходящей  и внутренней корреспонденции,  подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.65..

Кроме работы с  документами в обязанности секретаря  включаются функции по бездокументарному  обслуживанию. В частности: