Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

3.2 Организация телефонных  переговоров

Значительную  часть рабочего дня секретаря-референта  занимают телефонные переговоры Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.72.. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую  информацию о часах приема, наличии  или отсутствии руководителя на рабочем  месте, а в некоторых случаях -- о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые  по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно  или лично.

Стиль телефонного  разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание -- исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.72..

3.3 Подготовка совещаний

При подготовке и проведении совещания функции  секретаря-референта могут быть следующими Камышев А. Основы документационного обеспечения управления. - С.79.:

· информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

· подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными  принадлежностями;

· оформление доклада  руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

· регистрация  участников и доклад руководителю о  количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

· ведение протокола  или стенограммы совещания;

· подбор материалов для руководителя;

· выполнение оперативных  поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

· оформление протокола (стенограммы), его размножение и  рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

По окончании  совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем  и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят  обычно 2-3 дня Камышев А. Основы документационного  обеспечения управления. - С.62.. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

Заключение

Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен быть «един в двух лицах» -- и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня  представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший  в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и  продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без  растерянности, резкости суеты и  с достоинством решать вопросы в  рамках своей компетенции. И в  то же время ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, «не видеть и не слышать» того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Для меня профессия  секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т. д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному  расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять  операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.88.. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное  применение на практике невозможно без  наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

Таким образом, в сложившейся практике оценки труда  секретарей можно выделить следующие  деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Нужно только помнить, что все названные деловые  и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и  души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Список  литературы

1. Андреева В.И.  Делопроизводство: практическое пособие. - М.: 2005;

2. Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - М.: 2004;

3. Белов А.Н.  Совершенствование документооборота в научной организации. - М.: 1984;

4. Белов А.Н.  Повышение эффективности деятельности  аппарата управления. - М.: 1980;

5. Белов А.Н.  Организация труда руководителя. - М.: 1976;

6. Белов В.Н.  Коммерческое представительство  и агентирование (договоры). - М.: 2001;

7. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное  делопроизводство. - Питер.: 2006;

8. Бондырева  Т.Н. Секретарское дело. - М.: 1989;

9. Васильева  И.Н. Основы делопроизводства  и персональный менеджмент. - М.: 2005;

10. Волгин Б.Н.  Деловые совещания. - М.: 1970;

11. Демин Ю.М.  Секретарское дело. Универсальный  справочник. - М.: 2003;

12. Зиновьева  Н.Б. Документоведение: учебно-методическое  пособие. - М.: 2001;

13. Камышев А.  Основы документационного обеспечения  управления. - М.: 2000;

14. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск:  Сибирское соглашение: 2003;

15. Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - Новосибирск.:1997;

16. Корнеев И.К.  Организация и технология офисной деятельности. - М.: 2001;

17. Кузнецова  М.В. Делопроизводство. -- М.: 2000;

18. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы  менеджмента. -- М.: 1992;

19. Охотников  А.В., Булавина Е.А. Документоведение  и делопроизводство: Учеб. пособие. - М.: 2004;

20. Рогожин М.Ю.  Справочник по делопроизводству. - Питер.: 2006;

21. Стеннюков  М.В. Профессия - секретарь. Приор-издат.: 2005;

22. Шейнов В.П.  Секретарь - практическое пособие.  Харвест.: 2003.

23. Банк должностных  инструкций/Internet//www.kadrovik.ru. 
 
 

СЕКРЕТАРЬ - это  исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию. 
Международная ассоциация секретарей 
 
Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов 
 
Но профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами. 
Секретарь - помощник руководителя 
Планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и корпоративной культурой организации. Профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения руководителя. 
В профессиональные задачи секретаря входит организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. Секретарь: • проводит предварительную сортировку документов, поступающих руководителю на рассмотрение и подпись; 
• собирает, обрабатывает и систематизирует информацию, необходимую руководителю для работы; 
• ведет деловую переписку руководителя - составляет, оформляет проекты писем и вносит в них изменения; 
• осуществляет контроль за правильностью составления, оформления и написания проектов документов, направленных на подпись руководителю; 
• ведет контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; 
• организует командировки руководителя, подготавливает для них необходимую информацию; 
• организует работу коллегиальных органов с участием руководителя (например, производственных совещаний), документирует их текущую работу, подготавливает и оформляет итоговые документы. 
В обязанности секретаря входит организация приема посетителей. Он создает комфортную обстановку в приемной, настраивает посетителей на конструктивный и деловой подход к решению проблем, что позволяет сэкономить время и моральные затраты руководителя на психологическую адаптацию собеседника в начале деловой беседы. 
Секретарь - доверенное лицо организации и руководителя 
Даже если в обязанности секретаря руководителя не входит оформление и регистрация документов с ограниченным доступом, объем информации, поступающей к руководителю через секретаря, при комплексном и проведенном соответствующими специалистами анализе позволяет представить все аспекты жизнедеятельности организации, в т. ч. составляющие государственную, коммерческую, служебную и иные виды тайны: ноу-хау, стратегию и тактику завоевания рынка, результаты переговоров с деловыми партнерами, финансовую и личную информацию о постоянных и наиболее платежеспособных клиентах организации и т. п. Эти сведения могут привлечь внимание конкурентов, а их разглашение - нанести значительный материальный и моральный ущерб фирме. 
Занимаемая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обусловливают то, что секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя. 
Одна из основных задач секретаря - никогда не забывать об оказанном ему доверии, надежно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать ее во вред организации и руководителю. Несоблюдение этого правила может привести к серьезным конфликтам в коллективе, а также увольнению в соответствии с подп. "в" п. 6 ст. 81 ТК РФ.