Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР  МОЖЕТ БЫТЬ РАСТОРГНУТ работодателем  в случаях: ...разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной  работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей. 
Подп. "в" п. б ст. 81 ТК РФ 
 
Секретарь не должен поддерживать чьи-либо интересы, за исключением интересов руководителя. 
 
Разглашение такой информации даже после увольнения наносит непоправимый вред профессиональному имиджу секретаря и может привести к серьезным правовым последствиям. 
Работая длительное время с одним и тем же секретарем, руководитель может прибегать к его совету и учитывать его точку зрения при решении различных управленческих вопросов, например при приеме новых сотрудников, разрешении конфликтных ситуаций, возникших в коллективе, и т. п. Зная об этой специфике работы секретаря, сотрудники и посетители организации иногда пытаются заручиться его поддержкой, чтобы оказывать влияние на принимаемые руководителем решения. Секретарь должен помнить об этом, особенно в случае возникновения конфликта в коллективе. 
При развитии конфликта секретарь обязан соблюдать строжайший нейтралитет, чтобы своими неосторожными действиями (которые могут быть истолкованы как инициатива руководителя) не нанести ущерб его имиджу. При этом публичный комментарий действий руководителя и принимаемых им решений совершенно исключен. 
Секретарь - связующее звено между руководителем и внешним миром 
Как принято говорить, секретарь - "лицо организации", "визитная карточка фирмы". Он - одно из первых лиц, с которым сталкиваются посетители и абоненты, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Как известно, первое впечатление складывается в очень короткий временной промежуток, но является весьма устойчивым. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом. Это впечатление дает себя знать в процессе общения и с другими сотрудниками организации. 
Секретарь московской фирмы, занимающейся расширением рынка предлагаемых услуг в регионах, на длительное время задержал в приемной прибывшего в служебную командировку представителя администрации одного из городов России. Посетитель представился по имени-отчеству, не указав должность и место работы, а секретарь, не утруждая себя уточнением, предложил подождать, пока руководитель освободится. Сориентировавшись на чисто внешние признаки (прибывший после длительного переезда прямо с вокзала посетитель выглядел усталым и имел совсем непрезентабельную внешность: слегка помятую одежду, нечищенную обувь и т. п.), секретарь сделал вывод о незначительности визита и не стал предлагать визитеру чай или кофе. Прождав около получаса в приемной, посетитель покинул ее, сославшись на срочные и более важные дела. 
Переговоры по открытию филиала в регионе затянулись на продолжительное время, хотя этому представителю администрации впоследствии были принесены соответствующие извинения, а секретарь получил выговор. 
После детального анализа возникшего инцидента руководство организации обязало сотрудников охраны информировать секретарей руководства организации о приходе и направлении в приемную особо важных посетителей и направило секретарей на курсы повышения квалификации по вопросам делового этикета. 
Секретарь - связующее звено между руководителем и коллективом 
Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой - он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности. 
Роль секретаря в управленческом процессе 
Секретарь отвечает за организационно-техническое обеспечение административно-управленческой деятельности руководителя, что является частью управленческого процесса организации. 
Секретарь как ответственный исполнитель обеспечивает принятие руководителем качественных управленческих решений и их своевременное доведение до исполнителя, контролирует соблюдение установленных руководителем сроков исполнения, принимает участие в документировании результатов исполнения специалистами организации поручений руководителя. 
Руководитель принимает решение на основании поступающей к нему информации. Часть информации, в т. ч. в задокументированной форме, поступает к руководителю непосредственно через секретаря. От полноты объема этой информации, ее оперативности и достоверности зависит качество принимаемого руководителем управленческого решения. 
На качество административно-управленческой деятельности оказывают влияние также систематизация и оформление представляемой информации. Именно секретарь отвечает за качество оформления документов, поступающих на подпись руководителю от специалистов организации, подбирает дополнительную информацию в сопровождение этих документов, строго соблюдает сроки подачи документов на доклад, устно передает руководителю другую необходимую информацию. 
Принятое руководителем решение может быть оформлено в виде резолюции на документе или отдельным распорядительным документом, например приказом. Секретарь принимает непосредственное участие в подготовке этих документов, печатая их или проверяя правильность оформления при предоставлении проекта документа непосредственным исполнителем. 
В процессе подготовки управленческого решения могут проводиться совещания, работу которых чаще всего протоколирует секретарь. Он же знакомит исполнителей с принятыми по результатам работы коллегиальных органов решениями. Секретарь отвечает за своевременное и полное доведение содержания и сроков исполнения поручений руководителя (вне зависимости от вида их оформления) до ответственных исполнителей. 
Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений. В обязанности высокопрофессионального секретаря входит контроль не только по срокам, но и по содержанию исполнения поручения. 
Результат исполнения ответственными лицами поручений руководителя может быть оформлен документально. Соответствие оформления итогового документа правилам делопроизводства проверяется секретарем. Он же отвечает за своевременное сообщение итогов выполненного поручения заинтересованным лицам. 
Секретарь руководителя участвует в каждом этапе управления, начиная от подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно-управленческий процесс в организации.  
 
 
 

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ 
Генеральный директор 
Фамилия И.О. ________________ 
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь  относится к категории технических  исполнителей. 
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.  
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.  
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).  
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: 
- законодательными актами РФ; 
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; 
- приказами и распоряжениями руководства; 
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет  право: 
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет  ответственность: 
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. 
 
 
 

Профессиональный  секретарь – это не только «лицо  фирмы», но он также является «опорным звеном» системы документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации, так как обеспечивает практически  весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности подразделения и его руководителя, а в ряде случаев и всей организации. Особое положение секретаря в системе ДОУ организации обусловлено одной из основных задач – осуществление контроля за документами, представляемыми его руководителю на рассмотрение. Данная задача, прежде всего, состоит в обеспечении соблюдения всех установленных процедур создания, подготовки документов и документированных решений руководителя. В связи с чем, на него возлагается ответственность за соблюдение на конкретном участке работы (в конкретном подразделении) установленных требований к документированию, обработке и хранению документов.

Целесообразно, чтобы все секретари организации  без исключения организационно являлись сотрудниками службы ДОУ, и только лишь функционально выполняли задачи того или иного подразделения и/или руководителя, к которому они прикреплены. Это позволит организовать качественное обеспечение комплексного контроля за документами, культуры работы с ними и решения общих организационных вопросов деятельности «Секретариата» организации. В зависимости от численности состава Секретариат может иметь статус группы внутри службы ДОУ организации, а также отдела внутри департамента/управления ДОУ.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ

В различных  организациях должностные обязанности  секретаря могут различаться  в зависимости от организационной  структуры и имеющейся установленной  системы ДОУ, а также использования  автоматизированных операционных систем по документационному обеспечению.

Должностные обязанности  секретаря руководителя организации  и секретаря подразделения, как  правило, различаются не только функциями, выполняемыми в соответствии с занимаемой должностью, но также статусом, который наделяет его соответствующими правами и ответственностью.

Ниже приведен примерный перечень должностных  обязанностей секретаря подразделения.

Секретарь подразделения:

- осуществляет  работу по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя подразделения;

- принимает поступающую  корреспонденцию, передает ее  в соответствии с принятым  решением в структурное подразделение  или конкретным исполнителям;

- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- принимает документы  и личные заявления на подпись  руководителю подразделения;

- готовит документы  и материалы, необходимые для работы;

- следит за  своевременным рассмотрением и  представлением структурными подразделениями  и конкретными исполнителями  документов, передаваемых руководителю  на подпись, обеспечивает их  качественное редактирование;

- организует  проведение телефонных переговоров, записывает полученную информацию и своевременно доводит ее до сведения заинтересованных сотрудников подразделения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы;

- составляет  письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем по поручению руководителя либо в рамках своих компетенций;

- выполняет работу  по подготовке заседаний и  совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени  и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

- осуществляет  контроль за исполнением сотрудниками  подразделения приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков  выполнения указаний и поручения  руководителя, взятых на контроль;

- ведет регистрационные  журналы подразделения; 

- обеспечивает  рабочие места сотрудников подразделения  необходимыми средствами организационной  техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие  эффективной работе;

- готовит проект  номенклатуры дел подразделения  и формирует дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой,  обеспечивает сохранность дел  и в установленные сроки сдает  в архив, участвует в работе  экспертной комиссии при проведении  экспертизы ценности документов и выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- выполняет отдельные  поручения руководителя.

Необходимо обратить внимание на то, что поручения руководителя подразделения, не связанные с выполнением  служебных обязанностей не могут являться должностными обязанностями секретаря подразделения, соответственно, в этом случае, секретарь вправе отказать руководителю в выполнении личных просьб или может принять их к исполнению при условии личной договоренности.

Должностные обязанности  секретаря руководителя или одного из «первых лиц» организации могут включать вышеперечисленные функции, а также другие функции, такие как:

- готовить проекты  распорядительных документов;

- готовить материалы  для Правления, Совета Директоров  и т.п.;

- готовить материалы (презентации) для выступлений руководителя на пресс-конференциях;

- осуществлять  функции переводчика на переговорах  руководителя с иностранными  партнерами, переводить документацию  и т.д.

Кроме этого, в  обязанности секретаря руководителя организации могут быть включены функции по административному обеспечению деловых поездок:  заказ билетов, бронирование номером гостиниц, оформление загранпаспортов и виз для зарубежных поездок, а в ряде случаев и личное сопровождение руководителя в командировке.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОЛЖНОСТИ «СЕКРЕТАРЬ»

Существует несколько  взаимосвязанных нормативных документов, которые позволяют нам составить  достаточно полное представление о  профессиональных знаниях и навыках, а также квалификационных требованиях, которые предъявляются к представителям профессии «секретарь». Основным является Общероссийский классификатор профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов (ОКП), в соответствии с которым