Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

* техническое  обеспечение работы руководителя;

* подготовка  и организация материально-технического  обеспечения заседаний, совещаний; 

* организация  приема работников и посетителей; 

* телефонное  обслуживание;

* подготовка  командировок;

* организация  презентаций и специальных приемов  гостей;

* стенографирование; 

* контроль за  праздничными и юбилейными датами;

* обработка почты; 

* машинописные  работы;

* сбор деловой  информации и ее реферирование  по заданию директора; 

* сбор материалов  для докладов и речей руководителя;

* ведение табеля учета рабочего времени и т.д Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.66..

Перечисленные служебные обязанности могут  быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление  о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью  работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Секретари-референты  и офис-менеджеры занимают в иерархии офисных служб более высокую  ступень, чем, например, операторы на телефоне. Поэтому если к секретарю  при приеме на работу предъявляют  повышенные требования, причем, касающиеся не только внешности, но и знаний, значит, руководителю требуется секретарь, который умеет быть незаменимым и в то же время держаться в тени.

Секретарь-референт, секретарь руководителя, личный помощник руководителя - строго говоря, это три разные должности Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.64.. Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам. А вот личный помощник (кстати, ими порой становятся мужчины) может не только организовывать и планировать рабочее время шефа, но и иметь определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах. Но для большинства фирм наличие такого количества секретарей у руководителя -- непозволительная роскошь, поэтому один человек выполняет работу троих, а как его называть -- референтом или помощником, зависит от вкуса начальника. В небольших и средних компаниях, там, где нет целого штата секретарей различной специализации, разные обязанности поручают одному человеку, и в большинстве случаев объявления о приеме на работу подразумевают под этими тремя вакансиями сходный набор функций.

2.2 Функции секретаря-референта

Секретарь-референт -- это одна из первых капиталистических профессий, которые стали необыкновенно популярными после перестройки Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.14.. Действительно, в советское время должность секретаря руководителя считали тяжелой, скучной и малопрестижной. А вот когда индивидуальные предприниматели стали сами себе начальниками, часто оказываясь при этом молодыми и к тому же богатыми, то большинство претенденток на вакансию секретаря-референта связывали свои ожидания не столько с карьерным ростом, сколько с надеждой удачно выйти замуж. Теперь ситуация изменилась, и всем стало понятно, что работа секретаря -- все тот же тяжелый, часто скучный, порой весьма неблагодарный труд.

Перечислим на основе типовых должностных инструкций основные функции секретаря-референта:

· информационно-справочное обслуживание по документам предприятия;

· методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных  подразделениях и филиалах предприятия;

· документирование деятельности совещательных органов  предприятия;

· оперативно-организационное  обслуживание руководства;

· ведение и  оформление кадровой документации и  учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу) Типовая инструкция секретаря-референта. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Секретарь-референт должен:

· осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную  деятельность предприятия;

· обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;

· контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству  предприятия;

· осуществлять контроль исполнения документов и поручений  руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;

· осуществлять организацию подготовки, принятия решения  и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок  и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;

· осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);

· вести прием посетителей;

· выполнять  работу по документационному обеспечению  кадровой деятельности предприятия:

- оформление  приказов по личному составу;

- оформление  личных карточек формы Т-2 или  личных дел;

- оформление  трудовых книжек;

- оформление  и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление  командировочных документов;

- оформление  листов нетрудоспособности;

- ведение табеля  учета рабочего времени;

- выдача справок  о трудовом стаже и зарплате.

· обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

· использовать ПЭВМ как средство автоматизации  документационного обеспечения  предприятия;

· проводить  ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

· выполнять  отдельные поручения руководства  по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия Типовая инструкция секретаря-референта. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

2.2 Функции секретаря  руководителя

Обязанности секретаря  руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Чтобы стать  начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными  качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое  образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.

Очень большую  роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В  эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Однако хороший  начальник и толковый опытный  секретарь функционируют как  один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником  и его секретаршей. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.

Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше -- попросить  должностную инструкцию. Часто наивность  секретарей, большинство из которых -- молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.

Хотя секретарь  находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.

В зависимости  от набора требований, использования  знания иностранных языков, опыта  работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 200 до 800 у. е. Имейте в виду, если в вакансии «личный помощник» указана зарплата больше 1000 у. е., с большой долей вероятности можно предположить, что это -- сетевой маркетинг.

К основным функциям относят:

· осуществление  работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства;

· организация  приема посетителей Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.75..

Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:

· осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· принимать  поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· вести делопроизводство, выполнять различные операции с  применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· принимать  документы и личные заявления  на подпись руководителя предприятия;

· готовить документы  и материалы, необходимые для  работы руководителя;

· следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

· организовывать проведение телефонных переговоров  руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

· по поручению  руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам  писем;

· выполнять  работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

· осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

· вести контрольно-регистрационную  картотеку;

· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;