Функциональные обязанности секретаря, руководителя банка

· печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или  вводить текущую информацию в банк данных;

· организовывать прием посетителей, содействовать  оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· формировать  дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность  и в установленные сроки сдает  в архив;

· копировать документы  на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря руководителя. Банк должностных  инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

2.3 Офис-менеджер. Администратор офиса

У должностей, приблизительно имеющих один набор функциональных обязанностей, существует множество названий. Часто их дают при описании работы, фактически являющейся должностью оператора на телефоне. Поэтому, чтобы не покупать кота в мешке, стоит внимательно изучить все объявления в разделе, стараясь прочитать информацию между строк. Прежде чем ехать на собеседование, лучше хорошенько расспросить об условиях работы. Во время интервью надо анализировать все задаваемые вам вопросы. Если, допустим, вас спросят, как вы относитесь к тому, что иногда придется предлагать кофе клиентам, нетрудно догадаться, что это будет вашей прямой обязанностью. Если поинтересуются, не против ли вы время от времени съездить куда-то с разовым поручением, то, согласившись, вы обречете себя на постоянные поездки по филиалам и другим учреждениям. Поэтому сразу решите, на что вы готовы пойти, а на что -- нет. Присматривайтесь к обстановке в офисе, изучайте ситуацию ведь наблюдательность -- необходимое качество для администратора.

В каких-то организациях набор обязанностей офис-менеджера  дополнительно включает функции секретаря руководителя. В других в штат приглашают отдельного сотрудника на должность офис-менеджера, но вместе с тем ему приходится выполнять работу, например, секретаря на ресепшн или делопроизводителя. Но в крупных компаниях офис-менеджер имеет свой четко ограниченный круг обязанностей Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.68..

Функции офис-менеджера  обычно административные: контролирует обеспеченность работников офиса расходными материалами, выполняет задания по копированию документов или другие служебные просьбы сотрудников, поддерживает порядок на стеллажах, в приемной для посетителей, возможно, в его обязанности входит приготовление чая или кофе клиентам, руководителю или сотрудникам, часто от офис-менеджера требуют осуществлять контроль за некоторыми службами -- курьерами, водителями и т. п. Но главное, администратор является лицом офиса, приветливым и доброжелательным, приятным для сотрудников и посетителей. Поэтому работу офис-менеджера, как правило, доверяют молодым привлекательным девушкам в среднем до 30 лет, внешний облик которых гармонично сочетает черты делового стиля, доброжелательности и обаяния. Стоит заметить, что в разных организациях возраст может быть ограничен и 26, и 45 годами. Это связано с целевой аудиторией фирмы, ее потенциальными клиентами: кто-то отдает предпочтение молодости, а кто-то солидности Там же..

Помимо приятной внешности необходимы определенные навыки: работа на компьютере на уровне пользователя (Word, Excel, Интернет, электронная почта), знание машинописи, хорошая скорость набора, делопроизводство, умение обращаться с офисной техникой, образование -- не ниже среднего специального. Знание английского языка требуют редко. Из личных качеств нужно иметь грамотную речь, хорошую дикцию, быть доброжелательной, коммуникабельной, организованной, ответственной, аккуратной и исполнительной.

Должность офис-менеджера  может стать началом карьеры, если интересоваться работой фирмы, принимать деятельное участие в  ее жизни, вникать в тонкости дела. Для этого необходимо накопить определенные знания по профилю, дать понять руководству или кадровым службам, что вы заинтересованы, скажем, в должности менеджера или секретаря-референта. Возможно, компания обеспечит вам обучение, которое поможет занять более высокооплачиваемый пост.

Часто, если нет  специального сотрудника, на офис-менеджера  возлагают обязанности по рекламе  и PR, например заказ сувениров для  партнеров и клиентов, взаимодействие с рекламными агентствами, размещение рекламы в СМИ Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.69.. Бывает, что он организует корпоративные мероприятия и многое другое. Тогда при формировании соответствующего отдела в компании офис-менеджер может стать его сотрудником или даже руководителем. Среди вариантов карьерного роста есть и должность руководителя отдела секретариата.

Но для того чтобы начальство захотело вложить  деньги в обучение сотрудника, оно  должно быть уверено в его работоспособности, трудолюбии, преданности делу.

Насколько престижна  должность офис-менеджера, каждый решает сам. Зарплата администратора офиса, или  офис-менеджера составляет, как правило, 300-400 у. е. А для тех, кто знает  один или несколько иностранных  языков, может быть и больше -- до 600 у. е. Руководитель отдела секретариата иногда получает до 800 у. е Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.69..

Есть люди, которым  нравится быть незаменимыми, постоянно  находиться в центре внимания, учитывать  все тонкости, но не кичиться своими успехами. Они всегда безупречно выглядят, их не смущают восхищенные, а порой, и нескромные взгляды, они умеют поддержать приятный разговор, причем тонко чувствуют грань, за которую нельзя переходить. Именно такие люди становятся блистательными секретарями.

2.4 Функции секретаря-машинистки

На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:

· выполнение технических  функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства;

· организация  приема посетителей Типовая инструкция секретаря-машинистки. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана:

· выполнять  технические функции по обеспечению  и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;

· получать необходимые  руководителю сведения от подразделений  или исполнителей, вызывать по его  поручению работников;

· организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание;

· осуществлять работу по подготовке заседаний и  совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы;

· обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими  принадлежностями, средствами организационной  техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя;

· передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

· печатать по указанию руководителя различные материалы;

· вести делопроизводство, принимать поступающую на имя  руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

· следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

· принимать  документы на подпись руководителю;

· организовывать прием посетителей, содействовать  оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· формировать  дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

· готовить документы  для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы  на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря машинистки. Банк должностных  инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Глава 3. Организация работы секретаря

Главная фигура делопроизводственного процесса -- секретарь-референт Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.20.. Его важнейшая  задача, которая реализуется при  выполнении многих функций, -- оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип деятельности. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

3.1 Организация приема  посетителей

Организация приема посетителей -- одна из важнейших функций  секретаря Шейнов В.П. Секретарь - практическое пособие. - С.34.. При ее выполнении секретарь  обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, -- это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием  сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций Там же. - С.35..

Руководитель  должен информировать секретаря-референта  о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи  с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

Организуя прием  работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча  данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь  информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких  обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее  назначенное для приема время  руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени  руководителя извиниться, объяснить  причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.

Существенно отличны  от изложенных обязанности секретаря  по организации приема граждан. В  большинстве случаев он выполняет  следующие функции Стеннюков  М.В. Профессия - секретарь. - С. 64.:

· ведет регистрацию  граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

· обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает  по требованию руководителя необходимые  документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

· при необходимости  ведет запись беседы руководителя с  лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.