Документооборот в Акционерных обществах

* Проверка полномочий лица, предоставившего документы;

* Проверка правильности оформления документов и их соответствие требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения Реестра;

* Проверка комплектности предоставленных документов;

* Регистрация документов в журнале учета входящих документов;

* Внесение в документ входящего номера и даты получения.

.4. Экспертиза документов.

.4.1. Экспертиза документов осуществляется с целью определения соответствия поступивших в Реестр документов и информации, содержащейся в документах, требованиям действующего законодательства Российской Федерации и Правилам ведения реестра, утвержденных в Обществе.

.4.2. Экспертиза документов проводится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов и осуществляется в следующей последовательности:

* Проверка полномочий лица, подписавшего документ;

* Сверка подлинности подписи лица, подписавшего документ;

* Сверка данных, содержащихся в документе, с данными Реестра;

.4.3. Документы, прошедшие экспертизу предаются должностному лицу, ответственному за проведение операций в Реестре для внесения записей в систему ведения Реестра или выдачи информации из системы ведения Реестра. При отрицательном результате экспертизы документов готовится мотивированный отказ.

.5. Внесение записей в Реестр и формирование информации из Реестра.

.5.1. Должностное лицо, ответственное за проведение операций вносит записи в Реестр, формирует информацию из Реестра в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения Реестра.

.5.2. Внесение записей в Реестр и формирование информации из Реестра производится после положительного результата экспертизы и осуществляется лицом, ответственным за проведение операций в следующей последовательности:

* Внесение записей в Реестр или формирование информации из Реестра;

* Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в базу данных системы ведения реестра);

* При обнаружении невозможности корректного проведения операции готовится информация для мотивированного отказа;

* Обработанные документы помещаются на хранение;

* Подготовленный мотивированный отказ и/или сформированная информация передается лицу ответственному за прием и выдачу документов для выдачи клиенту.

.5.3. На обработанных документах должностное лицо, ответственное за проведение операций, ставит номер и дату проведения операции или отметку об отказе в исполнении.

.5.4. Сформированная информация из Реестра подписывается двумя уполномоченными лицами Общества:

. Лицом ответственным за проведение операций;

. Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества, и скрепляется печатью Общества.

.6. Подготовка мотивированных отказов.

.6.1. В случае отказа от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения реестра, Общество готовит и направляет обратившемуся лицу мотивированное уведомление об отказе от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра.

.6.2. Мотивированный отказ оформляется в двух экземплярах, один из которых, в установленные сроки, выдается (направляется) клиенту, второй приобщается к документам Реестра, на исполнение которых дан отказ.

.6.3. Мотивированный отказ готовится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов, или должностным лицом, ответственным за проведение операций и подписывается Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества.

Мотивированный отказ должен содержать причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в Реестр или выдачи информации из Реестра.

.7. Выдача сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов.

.7.1. Сформированная информация из Реестра и мотивированные отказы регистрируются в журнале учета исходящих документов, на выдаваемых документах ставится исходящий номер и дата. Если составляется сопроводительное письмо, исходящий номер и дата проставляется на сопроводительном письме.

.7.2. Выдача сформированной информации из Реестра осуществляется под роспись или по требованию Клиента отправляется последнему по почте заказным письмом.

.7.3. Выдача сформированной информации и мотивированных отказов из Реестра осуществляется должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в следующей последовательности:

* Регистрация сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов в журнале учета исходящих документов;

* Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, получающего документы, на основании документа, удостоверяющего личность (при личной явке);

* Проверка полномочий лица, получающего документы (при личной явке);

* Подготовка сопроводительного письма (при необходимости);

* Выдача (направление) сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа Клиенту;

* Внесение данных о выдаче сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа в журнале учета исходящих документов.

 

4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Ответственным лицом за хранение документов Реестра назначается должностное лицо, ответственное за проведение операций. При помещении обработанных документов на хранение должностное лицо, ответственное за проведение операций осуществляет следующие действия:

* Внутренний контроль исполнения документов;

* Проверка наличия служебных отметок на документах

.2. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа.

.3. Хранение всех журналов, папок с документами осуществляется в помещении в несгораемых шкафах (сейфах), исключающих доступ к документам посторонних лиц.

.4. Должностное лицо, ответственное за хранение документов, несет персональную ответственность за сохранность документов, ведение учета документов, находящихся на хранении.

.5. Общество обеспечивает хранение документов-оснований не менее трех лет с момента их поступления (анкету зарегистрированного лица - не менее трех лет с момента списания с лицевого счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг).

.6. По истечению срока хранения документов они могут быть уничтожены Обществом.

.7. Документы подлежат уничтожению по письменному приказу Генерального директора Общества. Приказом назначается ликвидационная комиссия, определяется место и способ уничтожения документов. При подготовке к уничтожению производится опись уничтожаемых документов, а факт уничтожения подтверждается соответствующим актом.

5. ПОРЯДОК ДОСТУПА К АРХИВУ

5.1. В своей деятельности Общество использует отдельные помещения (в случае необходимости), в том числе и архив.

.2. Доступ к архиву ограничен, а помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

6. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

6.1. В своей деятельности Общество использует архив для хранения документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр и (или) выдачи информации из реестра владельцев именных ценных бумаг, в том числе и архив.

.2. При использовании электронной версии документов для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг должностное лицо, ответственное за проведение операций в реестре и (или) выдачи информации из реестра проводит резервное копирование электронных файлов на магнитный носитель.

.3. Копирование производится с системного блока компьютера на магнитный носитель.

.4. Копирование файлов на магнитный носитель проводится не реже 1 раза в месяц, если в течение данного месяца проводились операции по Реестру в 1 экземпляре, который хранится в сейфе Общества.

7. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ ДАННЫХ, ВВОДИМЫХ В СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА

7.1. Должностными лицами, ответственными за ведение и хранение Реестра проводится контрольная сверка на каждом этапе обработки документов.

.2. Должностное лицо, ответственное за прием и выдачу документов, производит контрольную сверку:

* правильности заполнения поступающих от клиентов документов и их комплектность;

* соответствия данных, указанных в документах, с данными, указанными в анкете зарегистрированного лица;

* соответствия подписи на документах с образцом в анкете зарегистрированного лица;

* полномочий лица, предоставившего документы;

* данных, указанных в журналах, с данными в документах;

* количества переданных документов в обработку с количеством возвращенных;

* сроков исполнения документов;

* наличия на документах и в журналах соответствующих отметок о приеме, обработке и выдаче документов.

.3. Должностное лицо, ответственное за проведение операций в Реестр, производит контрольную сверку:

* соответствия данных, указанных в документах, с данными, указанными в Реестре;

* общего количества введенных в Реестр распоряжений с количеством принятых;

* количества ценных бумаг на лицевом счете зарегистрированного лица, с количеством, указанным в передаточном распоряжении;

* данных каждого распоряжения с данными Реестра;

* соответствия данных, указанных в распоряжениях, с данными документов, подтверждающих операцию;

* количества полученных, обработанных и переданных документов;

* сроков исполнения распоряжений;

* наличия на документах соответствующих отметок о приеме и обработке документов.

* принятых, обработанных, выданных и направленных на хранение документов.

.4. По окончанию каждого операционного дня (в случае, если проводились операции по Реестру) производится контрольная сверка количества (вида, категории, типа) размещенных ценных бумаг Эмитента с количеством (видом, категорией, типом) учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.

На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

.5. Контроль расчета дивидендов производится суммированием начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе эмитента, на основании которого производится выплата. Контроль исчисления налогов и сумм к выдаче производится выборочной проверкой части расчета.

8. ПОРЯДОК И СПОСОБЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ ДАННЫХ РЕЕСТРА В СЛУЧАЕ ИХ УТРАТЫ

8.1. В случае утраты данных, составляющих систему ведения реестра, Обществом осуществляются следующие мероприятия по восстановлению утраченных данных:

.1.1. В случае утраты регистрационного журнала учета операций, ведущегося в бумажной форме, его восстановление производится в течение одного дня с момента утраты по данным документов, являющимся основанием для проведения операций в реестре.

.1.2. В случае утраты документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, на следующий день с момента утраты Общество направляет заказным письмом зарегистрированным в реестре лицам, чьи документы были утрачены, уведомление с просьбой предоставить документы взамен утраченных. По мере получения документов, утраченные данные восстанавливаются.

.2. В случае утраты регистрационного журнала учета операций, данных лицевых счетов зарегистрированных лиц, а также документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, Общество осуществляет следующие действия:

* уведомить об этом РО ФСФР России по СЗФО в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;

* на следующий день с момента утраты направляет зарегистрированным лицам заказными письмами или с помощью телефонной или факсимильной связи, а при необходимости и в средствах массовой информации сообщение о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных;

* в 10-ти дневный срок принимает все меры к восстановлению утраченных данных.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

Утверждены

Советом директоров