Документооборот в Акционерных обществах

организация предварительного рассмотрения документов;

вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

снижение уровня подписания документов.

 

2. ПОНЯТИЕ «АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО»

 

Акционерным обществом признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Согласно российскому законодательству акционерные общества могут быть открытыми и закрытыми. Юридические определения этих обществ следующие:

ü открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;

ü закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц.

Юридические признаки закрытого акционерного общества.

Имеющиеся в Законе основные признаки закрытого акционерного общества сводятся к следующим:

* оно может распределять свои акции только среди учредителей или иного заранее известного круга лиц, общее число которых не превышает 50;

* оно не вправе проводить открытую подписку на свои акции;

* акционеры имеют преимущественное право приобретения акций, продаваемых другими акционерами данного общества;

* структура его управления более простая по сравнению со структурой открытого акционерного общества, например, в составе органов управления закрытого общества может отсутствовать совет директоров (наблюдательный совет).

 

Юридические признаки открытого акционерного общества.

Приведенные в Законе основные признаки открытого акционерного общества таковы:

* число акционеров не ограничено;

* акционеры могут отчуждать свои акции без согласия других его акционеров;

* оно вправе проводить как открытую, так и закрытую подписку на свои акции;

* оно обязано предоставлять рынку информацию о своей деятельности в объемах и в сроки, установленные законодательными и иными нормативными актами данной страны, в частности, обязано, по крайней мере, ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков.

О сроках хранения документов

Законодатель в лице ФКЦБ России и издал Постановление от 16 июля 2003 № 0333/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее - Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона «Об АО» в части порядка хранения документов.

Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить:

· учредительные документы, изменения и дополнения к ним;

· документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения;

· положения о филиалах и представительствах;

· материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.;

· разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления;

· бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров;

· разного рода списки: аффинированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.);

· ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года;

· описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению.

Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно:

· положение об общем собрании;

· положение о совете директоров общества;

· положение о генеральном директоре;

· положение о ревизионной комиссии;

· положение о счетной комиссии;

· положение об информационной политике;

· положение о корпоративном секретаре;

· кодекс корпоративного поведения;

· положение о дивидендной политике;

· об управлении рисками;

· о стимулировании менеджеров.

К внутренним также относятся документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения):

· протокол торгов (аукциона, конкурса) по куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации);

· договоры о куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно);

· документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации (постоянно);

· паспорта зданий, сооружений (5 лет);

· документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом).

 

2.1 Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров

 

Нами было изучено два вариантоа Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ:

· ЗАО Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС"

· ОАО «ИнтехпромЭнерго»

 

Одной из особенностей документооборота является использование следующих терминов и определений:

. Акции общества - именные обыкновенные бездокументарные акции Общества, закрепляющие права ее владельца, установленные законодательством.

. Реестр владельцев именных ценных бумаг Общества - совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, которая обеспечивает идентификацию зарегистрированных лиц, удостоверение прав на акции Общества, учитываемые на лицевых счетах зарегистрированных лиц, а также позволяет получать и направлять информацию зарегистрированным лицам.

. Держатель реестра или Регистратор - Общество, осуществляющее самостоятельно ведение реестра владельцев именных ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации.

. Лицо, ответственное за ведение реестра - сотрудник Общества, на которого приказом лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа Общества, возложено исполнение функций по ведению реестра, непосредственно осуществляющее от имени держателя реестра сбор, фиксацию, обработку, хранение и предоставление сведений и документов, составляющих реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.

. Зарегистрированное лицо - физическое или юридическое лицо, информация о котором внесена в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.

Следует отметить, что внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.

К основным документам, используемым для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, относятся:

ü Журнал учета входящих документов

ü Регистрационный журнал

ü Лицевой счет зарегистрированного лица

ü Анкета зарегистрированного лица

ü Передаточное распоряжение

ü Залоговое распоряжение

ü Выписка из реестра владельцев именных ценных бумаг Общества

ü Справка об операциях по лицевому счету за период времени

Прием, регистрация, обработка и хранение документов происходит следующим образом:

. При приеме документов (лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей) сотрудник Общества устанавливает личность обратившегося (путем проверки документа, удостоверяющего личность).

. Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного в реестре

. Проверяет наличие анкеты зарегистрированного лица с образцом подписи зарегистрированного лица.

. Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.

. Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

. Осуществляет экспертизу документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра (по составу правильности заполнения, полноте информации, соответствии документов состоянию лицевого счета).

. В случае обнаружения при предварительной экспертизе несоответствия документов Правилам ведения реестра обратившееся лицо вправе забрать передаваемые Обществу документы или зарегистрировать их с последующим оформлением отказа во внесении записи в реестр или предоставлении информации.

. В журнале учета входящих документов регистрируются как запросы документы, являющиеся запросами на получение информации из реестра, и письменные запросы от зарегистрированных лиц о правах, закрепленных ценными бумагами и о способах и порядке осуществления этих прав. В журнал входящих документов вносится отметка об исполнении запроса в соответствии с порядком обработки запросов, установленным Правилами документооборота.

. При регистрации документов в журнале учета входящих документов сотрудник, принявший и зарегистрировавший документы, вносит свою фамилию, имя, отчество. На каждом документе ставится дата приема документов, входящий номер документа по журналу входящих документов, и подпись сотрудника, осуществившего регистрацию.

. Сотрудник после регистрации принятых документов в журнале входящих документов составляет акт приема-передачи документов в двух экземплярах.

. Обработанные (исполненные) документы передаются на хранение.

. При внесении записи в реестр сотрудник осуществляет следующие действия:

.1. Вносит соответствующие записи в регистрационный журнал и по лицевым счетам зарегистрированных лиц в соответствии с требованиями Правил ведения реестра.

.2. Вносит в журнал учета входящих документов по соответствующему номеру исполненных документов отметку «Исполнено», дату внесения записи в реестр.

.3. На обработанных распоряжениях ставит отметку об исполнении, дату операции по регистрационному журналу, подпись лица, осуществившего операцию.

.4. В случае неисполнения операции направляет отказ почтой.

. При предоставлении информации из реестра сотрудник осуществляет следующие действия:

.1. Выдает требуемую информацию из реестра в письменном виде, заверяет ее подписью генерального директора и печатью Общества.

.2. Направляет ответ на запрос лицу, предоставившему запрос, по почте, или передает лично в руки, в соответствии со способом доставки, указанным в анкете зарегистрированного лица или в предоставленном запросе.

.3. В случае направления ответа лицу, представившему запрос, по почте отправляет исходящую корреспонденцию заказным письмом, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии.

. Ведет учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от предоставления информации, в журнале учета входящих документов.

. Хранению подлежат подлинники документов, полученных от зарегистрированных и других уполномоченных лиц. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. В архив передаются сшитые и заверенные генеральным директором Общества журналы учета входящих документов, регистрационные журналы, акты сверок. Папки с документами, передаваемыми в архив, снабжаются описью документов по произвольной форме с указанием количества передаваемых в архив документов и периода дат регистрации документов.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

входящий исходящий документ резолюция

Таким образом, документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот любой организации состоит из потоков документов.