Документооборот в Акционерных обществах

.1.1. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство Федеральной Службы по Финансовым Рынкам РФ в письменной форме.

.1.2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

.1.3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя при этом копии электронных документов.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

Утверждено советом директоров акционерного общества

ОАО Назаровоагропромхимия

"12"февраля 2010_г.

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Назаровоагропромхимия"

. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля открытое акционерного общества "Назаровоагропромхимия" (далее - Правила) составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, а также Устава ОАО "Назаровоагропромхимия" и Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее - Правила ведения реестра), утвержденных ОАО "Назаровоагропромхимия" (далее - Регистратор).

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.

В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра.

. Правила (способы) регистрации, обработки, хранения и архивирования документов

.1. Система документов Реестра представляет собой:

. два журнала Реестра с присвоенными номерами:

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал.

. лицевые счета зарегистрированных лиц;

. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

. Документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

. Документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам. Все документы системы Реестра хранятся на бумажных носителях.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

 

Утверждено

Советом директоров

ОАО «Мосремстрой» 18 декабря 2006 г.

(протокол №3)

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Мосремстрой"

1. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля Открытого акционерного общества " Мосремстрой" составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, а также Устава ОАО «Мосремстрой» и Правил ведения реестра владельцев именных ценных ОАО «Мосремстрой».

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.

. Правила регистрации, обработки, хранения и архивирования документов

.1. Система документов Реестра представляет собой:

. два журнала Реестра:

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал.

. лицевые счета зарегистрированных лиц;

. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам.

Все документы системы Реестра хранятся на электронных и бумажных носителях.

.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца.

Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально.

Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов.

.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения информации в Реестр.

Документы для внесения информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным приказом ОАО «Мосремстрой», осуществлять ведение Реестра (далее - Специалист Регистратора).

Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.

Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами.

документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов.

Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:

определение сути поручения клиента,проверка состава и содержания поступивших документов;

регистрация документов в журнале учета входящих документов.

подписание акта приема документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом).

.4. Внесение записей в систему ведения Реестра. Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке:

. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов.

. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу.

. Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг).

При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции.

Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В соответствующей строке сопроводительного листа делается пометка "Исправлено” или “Отказ” соответственно.

.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам.

Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 10 дней со дня получения письменного запроса. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте.

Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке:

. Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.

. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе.

. Исходящие документы подписываются Генеральным директором ОАО «Мосремстрой»,на документе проставляются дата и исходящий номер.

. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

. Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом.

.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов.

Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке:

. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

. Регистрация запроса в журнале входящих документов.

. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

. Исходящие документы подписываются Генеральным директором  ОАО «Мосремстрой»,на документе проставляются дата и исходящий номер.

. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по ОАО «Мосремстрой».

. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

. Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив.

. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа.

.7. Хранение документов, находящихся в работе. Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей и выхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Специалист Регистратора - ОАО «Мосремстрой», уполномоченный приказом по ОАО «Мосремстрой».

.8. Система документооборота

После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц сопроводительный лист с приложением всех документов передается Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передается сопроводительный лист с соответствующей пометкой в передаточной записи.

При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).

Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указанным в сопроводительном листе и соответствие принятых документов указанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делается запись о дате передачи в архив и ставится подпись Специалиста Регистратора.

.9. Архивирование документов.

В архиве хранятся следующие документы:

документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учета входящих документов;

копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа;

анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;