Документооборот в Акционерных обществах

.19.11.Проводит сверку с регистрационным журналом и удостоверяется, что записи о переходе прав собственности на ценные бумаги вносятся в реестр в течение трех дней с момента получения передаточных распоряжений или иных правомочных документов.

.19.12.Удостоверяется, что сотрудник Общества осуществляют сверку подписи на распоряжениях с образцами подписи на анкетах на основе выборки передаточных распоряжений и проверки идентичности подписи на передаточном распоряжении с анкетой зарегистрированного лица.

.19.13.Проверяет внесение в реестр записи об обременении ценных бумаг обязательствами:

получает список лицевых счетов, на которых находятся ценные бумаги, обремененные обязательствами; проверяет, что одновременно с передачей заложенных ценных бумаг вносится запись об их обременении на лицевом счете зарегистрированного лица - их приобретателя; удостоверяется, что внесение записей в реестр о передаче ценных бумаг в залог и о прекращении залога, передача ценных бумаг в последующий залог, внесение изменений в данные лицевых счетов зарегистрированного лица - залогодателя и залогодержателя о заложенных ценных бумагах и условиях залога, передача заложенных ценных бумаг и другие операции, связанные с переходом прав на заложенные ценные бумаги, другие операции по обременению обязательствами, производятся на основании документов и в соответствии с Правилами ведения реестра и нормативными законодательными актами РФ.

.19.14.Проверяет внесение в реестр записи о блокировании операций по лицевому счету зарегистрированного лица: делает выборку из нескольких документов, являющихся основанием для проведения блокирования операций. проверяет, вносится ли при блокировании и прекращении блокирования операций (ценных бумаг) по лицевому счету на лицевой счет зарегистрированного лица вся необходимая информация; проверяет, не было ли за отчетный период случаев блокирования операций (ценных бумаг) по лицевому счету на основании распоряжений не уполномоченных лиц, либо без распоряжений на проведение данной операции.

.19.15.Проверяет правильность проведения операций по предоставлению информации из реестра: выясняет форму и основания выдачи информации из реестра; проверяет наличие письменного распоряжения лица, имеющего право на получение информации из реестра; проверяет правомерность и сроки предоставления информации.

.19.16.Проверяет внесение записей о размещении ценных бумаг: выясняет, имеются ли случаи размещения или обращения ценных бумаг без регистрации выпуска эмиссионных ценных бумаг; удостоверяется, что в реестре находится вся необходимая информация об Обществе как эмитенте и о выпуске ценных бумаг; удостоверяется, что по каждому виду, типу и категории ценных бумаг количество размещенных ценных бумаг по уставу Общества равно суммарному количеству ценных бумаг по всем отчетам об итогах выпуска ценных бумаг, общее количество ценных бумаг на счетах зарегистрированных лиц в реестре плюс не размещенные ценные бумаги на эмиссионном счете эмитента должно быть равно суммарному количеству ценных бумаг по всем проспектам эмиссий, выясняет причины несоответствия, если они имели место.

.19.17.Проверяет внесение в реестр записей о конвертации ценных бумаг:

если за отчетный период проводилось размещение ценных бумаг посредством конвертации, удостоверяется, что Общество выполнило все необходимые действия в соответствии с Правилами ведения реестра; удостоверяется, что записи о конвертации в отношении всего выпуска ценных бумаг внесены в реестр в день, указанный в зарегистрированном решении об их выпуске, по данным реестра на этот день, записи о конвертации в отношении ценных бумаг, принадлежащих отдельным владельцам, внесены в реестр в течение трех рабочих дней с момента получения распоряжения от владельца ценных бумаг.

.19.18.Проверяет внесение в реестр записей об аннулировании ценных бумаг: если проводились операции по аннулированию ценных бумаг за отчетный период, удостоверяется, что внесение записи об аннулировании ценных бумаг осуществляется в случаях, установленных Правилами ведения реестра; изучает полученные документы и распоряжения об аннулировании (погашении) ценных бумаг и соответствующие им записи в реестре; проверяет, что операции по аннулированию ценных бумаг проводились в сроки, предусмотренные Правилами ведения реестра, проверяет процедуру подготовки списков акционеров, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и на получение доходов по ценным бумагам.

.20.По каждой периодической проверке контролирующее лицо составляет акт проверки, в котором указывается объем проверенного материала и выявленные в ходе проверки нарушения. Данный акт подписывается контролирующим лицом и утверждается генеральным директором Общества. По результатам акта генеральный директор Общества составляет распоряжение об устранении нарушений и передает сотруднику Общества на исполнение. Сотрудник Общества исполняет распоряжение в установленные сроки и предоставляет генеральному директору Общества отчет о выполнении распоряжения.

4.ОБЯЗАННОСТИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ПЕРСОНАЛА

4.1.Должностные лица персонала Общества осуществляют свои обязанности в соответствии с должностными инструкциями, утвержденными генеральным директором Общества, внутренними документами Общества, требованиями законодательных и нормативных актов РФ. Должностные инструкции утверждаются генеральным директором Общества.

.2.В Обществе утверждены следующие должностные инструкции, касающиеся ведения реестра владельцев именных ценных бумаг: Должностная инструкция специалиста по ведению реестра (Приложение № 1 к настоящим Правилам).

5. МЕРЫ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

5.1.Общество осуществляют следующие меры по обеспечению пожарной безопасности:

Устанавливает охранно-пожарную сигнализацию. Определяет и оборудует места для курения. Определяет порядок обесточивания электрооборудования и системы ЭВМ в случае пожара. Определяет порядок осмотра и закрытия помещений после окончания работы. Определяет порядок эвакуации материальных ценностей.

.2.Сотрудники Общества обязаны соблюдать в служебных помещениях требования пожарной безопасности: Поддерживать противопожарный режим. Курить только в специальных отведенных и оборудованных местах. По окончании работы обесточить все электроустановки и электроприборы (за исключением охранно-пожарной сигнализации).

.3.Каждый сотрудник при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и т.п.) обязан немедленно сообщить об этом по телефону в пожарную охрану.

.4.В рамках обеспечения противопожарной безопасности сотрудникам Общества запрещается: Использовать электроаппаратуру и приборы в условиях, не соответствующих рекомендациям (инструкциям) предприятий-изготовителей, или имеющие неисправности, могущие привести к пожару, а также эксплуатировать провода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией. Устанавливать неисправные розетки и другие электроустановочные изделия. Обертывать электролампы и светильники бумагой, тканью и др. горючими материалами.

Сушить личные вещи на обогревательных приборах. Устанавливать обогревательные приборы около ЭВМ. Пользоваться электроплитками, электрочайниками и другими электронагревательными приборами без подставок из негорючих материалов. Оставлять без присмотра включенные в сеть электронагревательные приборы. Использовать неисправные электроприборы. Применять нестандартные (самодельные) электроприборы.

6. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ, СОСТАВЛЯЮЩЕЙ СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА ВЛАДЕЛЬЦЕВ ИМЕННЫХ ЦЕННЫХ БУМАГ

6.1.Хранение документов как акционерного общества.

.1.1.Общество хранит следующие документы:

Договор о создании Общества; Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании Общества, документ о государственной регистрации Общества;

документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы Общества; положение о филиале и представительстве Общества; годовые отчеты;документы бухгалтерского учета; документы бухгалтерской отчетности; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров Общества, ревизионной комиссии Общества; бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров; отчеты независимых оценщиков; списки аффилированных лиц Общества; списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями ФЗ «Об акционерных обществах»; заключения ревизионной комиссии Общества, аудитора Общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля; документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с ФЗ «Об акционерных обществах» и иными федеральными законами; иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом Общества, внутренними документами Общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров Общества и органов управления Общества.

.1.2.Общество хранит документы, предусмотренные п. 6.1.1. настоящих Правил документооборота, по месту нахождения его исполнительного органа в течение сроков, установленных законодательством РФ.

.1.3.Организация хранения документов Общества обеспечивается генеральным директором.

.1.4.Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах.

.1.5.Хранению подлежат подлинники документов Общества.

.1.6.В случае утраты или повреждения подлинника документа Общества хранению подлежит заверенная в

установленном законодательством РФ порядке копия такого документа.

.1.7.О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа Общества составляется акт, который

содержит следующие данные:

наименование утраченного или поврежденного документа;

номер и дата утраченного или поврежденного документа;

причины утраты или повреждения;

подпись единоличного исполнительного органа Общества;

подпись главного бухгалтера (в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета или бухгалтерской отчетности).

.1.8.Документы Общества до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа Общества.

.1.9.Документы Общества, переданные на хранение в архив Общества, находятся в специально отведенном для этих целей помещении.

.1.10.Документы Общества, переданные на хранение в архив Общества, располагаются в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

.1.11.Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, опечатываются счетной комиссией и сдаются в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

.1.12.По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным Обществом на такое вскрытие, составляется акт.

.1.13.Выдача документов Общества для их предъявления акционерам Общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам Общества производится под расписку сотруднику, уполномоченному Обществом на получение документов Общества.

.1.14.Выдача документов Общества его сотрудникам осуществляется ответственным сотрудником с записью в журнале выдачи - приема документов под роспись с разрешения генерального директора Общества или уполномоченного им лица.

.1.15.Документы Общества выдаются во временное пользование его сотрудникам на срок не более одного месяца.

После истечения указанного срока документ общества возвращается на место его хранения.

.1.16.На каждый выданный документ заводится карта - заместитель, в которой указываются следующие данные:вид (наименование) документа; дата выдачи документа; фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан;

дата возвращения документа графа для расписок в получении и приеме документа.

.1.17.В случае ликвидации Общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется Председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

.1.18.В случае реорганизации Общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

.1.19.Порядок отбора документов Общества на хранение и уничтожение, а также порядок уничтожения документов Общества с истекшими сроками хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

.2.Хранение документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр.

.2.1.Общество обеспечивает хранение документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр, в течение сроков, установленных нормативными актами РФ и Положением о ведении реестра. Срок хранения документов-оснований - не менее трех лет с момента поступления документов. Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет с момента списания всех ценных бумаг со счета зарегистрированного лица.

.3.Обеспечение сохранности и защиты информации и документов реестре.

.3.1.Общество обязано обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, содержащейся в реестре, а также сохранность реестра, включая все документы, на основании которых осуществлялись операции в реестре.

.3.2.Сохранность и конфиденциальность информации и документов системы ведения реестра обеспечивается реализацией установленных требований к помещениям, оборудованию, персоналу; системы контроля документооборота в соответствии с Правилами ведения реестра, Правилами документооборота, другими внутренними документами Общества.