Документооборот в Акционерных обществах

письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

журнал учета входящих (исходящих) документов;

регистрационный журнал проведенных операций.

Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого. В описи перечисляются сопроводительные листы, количество актов приема-передачи документов и даты регистрации документов.

Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр акционеров, должны храниться не менее трех лет с момента их поступления.

Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.

.10. Порядок ведения журналов Реестра.

Порядок ведения журналов Реестра указан в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных ОАО «Мосремстрой».

. Порядок доступа к архиву

Хранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, в шкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.

Ответственным за архивирование и хранение документов в архиве является Специалист Регистратора, уполномоченный соответствующим приказом по ОАО «Мосремстрой».

. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных,  вводимых в систему ведения Реестра

.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг.

Общий контроль за исполнением поручений и документооборотом осуществляется Генеральным директором ОАО «Мосремстрой» директора. Текущий внутренний контроль осуществляется Специалистом Регистратора. уполномоченным соответствующим приказом.

.1.1. Внутренний контроль при приеме документов.

При приеме документов производится:

проверка наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обременений ценных бумаг, блокирования счета;

сверка поданных документов с анкетой владельца счета;

сверка соответствия количества (наличия достаточного количества) ценных бумаг;

сверка полноты представления документов и правильности их заполнения;

проверка полномочий представителя зарегистрированного лица;

.1.2. Внутренний контроль при регистрации документов в журнале учета входящих документов.

При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится:

ввод документов в журнал учета входящих документов;

сверка соответствия бумажных и электронных поручений по следующим позициям:

а) стороны по сделке (сторона по запросу);

б) количество ценных бумаг;

в) основание для поручения;

г) состав и количество поданных документов.

.1.3. Внутренний контроль при выдаче информации из Реестра.

При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросы зарегистрированных лиц и государственных органов производится:

проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевого счета;

сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица в выдаваемом документе с его удостоверением личности;

проверка соответствия содержания и полноты ответа запросу клиента по журналу учета входящих документов;

пометка об исполнении запроса клиента в журнале учета входящих документов (в журнал вносятся дата исполнения и фамилия исполнителя);

.1.4. Внутренний контроль при проведении операций в Реестре и регистрации их в журнале регистрации операций.

При проведении операций в Реестре и регистрации их в журнале регистрации операций производится:

проверка соответствия бумажного документооборота и информации, обрабатываемой на компьютере, при проведении операции в Реестре;

проверка соответствия бумажного документооборота и информации, обрабатываемой на компьютере, при регистрации операций в регистрационном журнале;

сверка реквизитов нового владельца с реквизитами зарегистрированных лиц во избежание открытия второго лицевого счета одному и тому же лицу, проверка общего количества поручений по сопроводительному листу и введенных в компьютер,

сверка количества ценных бумаг, указанных в бумажных и электронных поручениях;

проверка соответствия сторон и оснований по поручениям;

проверка наличия документов в соответствии с тем, что указано в сопроводительном листе;

программная сверка данных каждого поручения при регистрации операции в регистрационном журнале;

отметка об исполнении поручения и о результатах сверки в сопроводительном листе;

.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.

При размещении ценных бумаг производится сверка информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частично оплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспекта эмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска. Осуществляется проверка на полноту и точность введенных данных.

На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

По всем сверкам составляются протоколы проверок, которые подписываются лицом, проводившим проверку, и генеральным директором.

.3. Контроль расчета дивидендов производится суммированием начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе ОАО «Мосремстрой» на основании которого производится выплата.

. Способы восстановления данных в случае их утраты

В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, Регистратор выполняет следующие действия:

. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг РФ в письменной форме. Обособленное подразделение информирует о случившемся головную организацию.

. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя для этого копии баз данных.

Генеральный директор

ОАО «Мосремстрой» Л.Б. Дзюбенко