Документооборот в Акционерных обществах

Для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Акционерное общество - общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций. Выделяют следующие виды акционерных обществ:

ü открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;

ü закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц

Нами был проведен анализ шести вариантов Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ. В следствие мы выделили следующие особенности:

. Особенные термины и определения, такие как: акции общества, реестр владельцев ценных бумаг, держатель реестра и т.д.

. Внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.

. В документообороте участвуют такие документы как: журнал учета входящих документов, регистрационный журнал, лицевой счет зарегистрированного лица, анкета зарегистрированного лица, передаточное распоряжение, залоговое распоряжение, выписка из реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, справка об операциях по лицевому счету за период времени

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М.: ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа на 25.04.2011: http://base.garant.ru/10164072.htm, свободный. - Загл. с экрана.

2.  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. - Введ. 1998 - 02 - 27. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 7 с.

3. Правила внутреннего документооборота и контроля ЗАО ИФК «ЭКС» от 09 февраля 2011г. [Электронный ресурс]/ЗАО «ЭлектроКомплектСервис», 2011. - Режим доступа на 26.04.2011: <http://www.elektro.ru/Akcioner/ЗАО%20ИФК%20ЭКС/ifk-eks_pvd_2011.pdf>, свободный. - Загл. с экрана.

4. Правила внутреннего документооборота и контроля ЗАО «Трест 36» от 10 апреля 2008г. [Электронный ресурс]/ ЗАО «Трест 36», 2008 - Режим доступа на 23.04.2011: 36trest.ru › upload/image/01.doc. - Загл. с экрана.

5. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Назаровоагропромхимия" от 12 февраля 2010г. [Электронный ресурс]/ ОАО "Назаровоагропромхимия", 2010 - Режим доступа на 23.04.2011: http://agropromxim.narod2.ru/pravila_vnutrennego_dokumentooborota_i_kontrolya/. - Загл. с экрана.

. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «ИнтехпромЭнерго» от 20 мая 2010г. [Электронный ресурс]/ОАО «ИнтехпромЭнерго»,2010 - Режим доступа на 23.04.2011: <http://itpe.ru/files/pravila_vnutr_dokum_i_kontrolya.pdf>, свободный. - Загл. с экрана.

. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС» от 18 декабря 2009г. [Электронный ресурс]/ОАО «НОРФЕС»,2009 - Режим доступа на 23.04.2011: <http://www.norfes.ru/praviladoc.aspx> свободный. - Загл. с экрана.

. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Мосремстрой» от 18 декабря 2006г. [Электронный ресурс]/ ОАО «Мосремстрой»,2006- Режим доступа на 23.04.2011: mosremstroy.ru › docs/pravila.doc свободный. - Загл. с экрана.

9. Андреев О.И. Об информационной прозрачности, документообороте, о раскрытии информации и ее представлении по требованию акционеров [Электронный ресурс]/ Негосударственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов "Институт проблем предпринимательства".- СПб.: НОУ "ИПП",2011.-Режим доступа на 23.04.2011: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=002756,свободный.

10. Галанова, В.А. Акционерное дело [Текст]: Учебник / Под ред. В.А. Галанова. - М.: Финансы и статистика, 2003.-303 с.

11. Кудряев В.А. Организация работы с документами [Текст]: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.,1999. - 481 с.

12. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - 70 с.

. Янковая В.Ф. Документооборот организации [Текст]/ В. Ф. Янковая. // Секретарь-референт. - 2005.- №7

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

Закрытое акционерное общество

Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС"

УТВЕРЖДЕНЫ

Внеочередным общим собранием акционеров

ЗАО ИФК «ЭКС»

(Протокол №3 от «09» февраля 2011 г.)

ПРАВИЛА

ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

И КОНТРОЛЯ

Новосибирск, 2011

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие «Правила внутреннего документооборота и контроля» (далее Правила документооборота) составлены в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее Правила ведения реестра) Закрытого акционерного общества Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС" (далее по тексту - Общество).

.2. Правила документооборота определяют систему внутреннего документооборота и контроля Общества и включают порядок обработки и хранения документов реестра, формы внутренних документов Общества, обязанности должностных лиц и персонала Общества по ведению реестра, а также порядок осуществления внутреннего контроля, порядок хранения и защиты информации реестра акционеров Общества. Система внутреннего документооборота и контроля Общества предусматривает возможность восстановления всех данных о

зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам.

.3. Правила документооборота являются обязательными для исполнения сотрудниками, должностными лицами Общества.

.4. Правила документооборота предоставляются для ознакомления по требованию проверяющих органов - Федерального органа исполнительной власти на рынке ценных бумаг и ее региональных отделений, других лиц согласно законодательству РФ.

.5. В Правилах документооборота используются термины, определенные в Правилах ведения реестра. Термины, используемые в Правилах документооборота и не определенные в Правилах ведения реестра, должны пониматься в соответствии с Гражданским кодексом РФ, иными федеральными законами, правовыми и нормативными актами.

.6. В Правилах документооборота используются также следующие термины:

Сотрудник общества - должностное лицо, непосредственно обеспечивающее ведение реестра владельцев именных ценных бумаг Общества. Доставка почтой - любой вид почтовой доставки (простое, заказное письмо, экспресс-почта).

Курьер - представитель, доставляющий Обществу документы на основе доверенности от лица, передающего документы.

2.ПРАВИЛА ПРИЕМА, РЕГИСТРАЦИИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1.Общество принимает следующие документы в процессе ведения реестра:

.1.1.Распоряжения и документы о внесении записей в реестр.

.1.2.Запросы на получение информации из реестра.

.2.Способы доставки документов, а также состав и требования к документам, представляемым Обществу, определяются Правилами ведения реестра.

.3.Прием документов по ведению реестра производится сотрудником, назначенным генеральным директором Общества, либо самим генеральным директором Общества.

.4.Прием документов лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей, а также от представителей уполномоченных государственных органов в установленные Обществом часы приема не менее 4-х часов каждый рабочий день недели.

.5.При приеме документов лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей, должностных лиц государственных органов сотрудник Общества осуществляет следующие действия:

.5.1.Устанавливает личность обратившегося лица путем проверки документа, удостоверяющего личность (предъявляется Обществу).

.5.2.Осуществляет следующие действия по проверке полномочий лица на предоставление документов на основании предъявляемых обратившимся лицом и/или имеющихся в системе ведения реестра документов: Проверяет, что представленные документы являются подлинниками или копиями, заверенными одним из способов, установленных Правилами ведения реестра; Проверяет наличие документа, подтверждающего назначение на должность лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности, и компетенцию этих должностных лиц, определенную уставом юридического лица; Проверяет наличие, правильность оформления доверенности и полномочия лица, подписавшего доверенность, для уполномоченного представителя зарегистрированного лица, действующего по доверенности;

Проверяет наличие документов, подтверждающих полномочия законных представителей зарегистрированного лица; Проверяет наличие, правильность оформления доверенности (предоставляется) и полномочия лица, подписавшего доверенность, и/или наличие служебного удостоверения (предъявляется) для представителя государственных органов; Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного лица в реестре; Проверяет наличие анкеты зарегистрированного лица с образцом подписи зарегистрированного лица (должностных лиц зарегистрированного лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности), и печати (для юридического лица), а также наличие других документов, необходимых для открытия счета в реестре; Проверяет соответствие данных лицевого счета о зарегистрированном лице с данными документа, удостоверяющего личность, и документов, предоставляемых Обществу.

.5.3.Требует предоставить документы для открытия лицевого счета в соответствии с Правилами ведения реестра в случае отсутствия лицевого счета зарегистрированного лица в реестре.

.5.4.Требует представить документы, необходимые для открытия счета и для внесения изменения в информацию лицевого счета о зарегистрированном лице, в случае отсутствия анкеты зарегистрированного лица, других документов, необходимых для открытия счета, или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом.

.5.5.Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.

.5.6.Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

.6.При предоставлении документов на открытие счета физического лица лично обратившимся лицом, сотрудник удостоверяет подпись физического лица на анкете зарегистрированного лица, сделанную в присутствии сотрудника Общества. При этом сотрудник Общества обязан сверить данные, представленные в анкете физического лица, с данными документа, удостоверяющего личность физического лица. При подписании анкеты уполномоченными (законными) представителями физического лица сотрудник Общества обязан проверить полномочия представителя на основании предоставляемых документов в соответствии с Правилами ведения реестра.

.7.При предоставлении документов на открытие счета юридического лица должностным лицом, имеющим право действовать от имени юридического лица без доверенности, сотрудник удостоверяет подпись указанного лица на анкете зарегистрированного лица, сделанную в присутствии сотрудника Общества. При этом сотрудник обязан сверить данные, представленные в анкете юридического лица, с данными документа, удостоверяющего личность должностного лица, определить по уставу юридического лица компетенцию должностного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, а также проверить полномочия лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, на основании документа, подтверждающего назначение на должность.

.8.Сотрудник Общества не вправе отказать обратившемуся к нему лицу в приеме документов, если документы были представлены в соответствии с порядком и требованиями, установленными Правилами ведения реестра.

.9.В случае непредставления документа, удостоверяющего личность, документов, подтверждающих полномочия лица, представляющего документы, либо документов, необходимых для открытия лицевого счета, сотрудник отказывает обратившемуся лицу в приеме документов в связи с невозможностью идентификации обратившегося лица или установлению соответствующих полномочий представителя.

.10.Сотрудник Общества может осуществить при приеме документов предварительную экспертизу документов на

соответствие требованиям Правил ведения реестра (по составу, правильности заполнения, полноте информации, соответствии документов состоянию лицевого счета). Предварительная экспертиза осуществляется в соответствии с порядком, установленным Правилами документооборота.

.11.В случае обнаружения при предварительной экспертизе несоответствия документов Правилам ведения реестра

обратившееся лицо вправе забрать передаваемые Обществу документы или зарегистрировать их с последующим

оформлением отказа во внесении записи в реестр или предоставлении информации.

.12.Зарегистрированные документы не возвращаются. В случае выдачи зарегистрированному лицу письменного отказа во внесении записей в реестр, по запросу зарегистрированного лица Общество может выдать копии представленных им документов.

.13.В случае предоставления документов почтой данные документы первоначально поступают в общую канцелярию Общества. Документы от зарегистрированных лиц вместе с прикрепленными к ним конвертами передаются генеральному директору Общества в день получения. Документы от уполномоченных государственных органов принимаются и регистрируются общей канцелярией Общества, затем передаются вместе с прикрепленными к ним конвертами генеральному директору Общества. В случае предоставления документов по почте сотрудник Общества производит следующие действия:

.13.1.Проверяет наличие сведений о лице, предоставившем документы, а именно:

для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.

.13.2.Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного лица в реестре.

.13.3.Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.