Документооборот в Акционерных обществах

.3.3.Система документооборота Общества в соответствии с Правилами документооборота предусматривает возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных операциях по их лицевым счетам.

.3.4.Процедуры разграничения прав доступа к информации реестра при ее обработке и хранении.

.3.5.Доступ к информации реестров разрешен только тем сотрудникам Общества, чьи должностные и функциональные обязанности связаны непосредственно с ведением реестра, доступ определяется приказом генерального директора Общества.

.3.6.Выдача документов системы ведения реестров, хранящихся в архиве, осуществляется ответственным сотрудником с записью в журнале выдачи - приема документов под роспись с разрешения генерального директора Общества.

.4.В отношении помещений и оборудования Обществом установлены и соблюдаются требования, обеспечивающие:

ограничение доступа посторонних лиц в помещения после окончания рабочего дня;

обеспечение постоянного контроля со стороны службы охраны за посторонними лицами в течение всего времени их нахождения в помещениях Общества;

доступ работников в помещения Общества по выходным и праздничным дням только по предварительному распоряжению уполномоченных лиц;

размещение помещений подразделений Общества и оборудования способом, исключающим возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения и к этому оборудованию посторонних лиц, включая работников других подразделений;

размещение рабочих мест сотрудников, исключающее возможность несанкционированного просмотра документов и информации, отраженной на экранах мониторов;

ограничение доступа к архиву и защита помещения, где хранится архив, от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов; разрешение доступа к реестру только уполномоченному на это персоналу.

.5.Порядок доступа к архиву.

Хранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, исключающем несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.

Документы в архиве хранятся в папках с описью содержимого. В описи перечисляются находящиеся в папке документы с указанием количества документов по каждой описи.

Ответственным за архивацию и хранение документов в архиве является уполномоченное лицо, назначаемое генеральным директором Общества. Уполномоченное лицо ведет журнал учета полученных в архив и выдаваемых из архива документов. Выдача документов из архива производится по письменному требованию под роспись.

.6.Лица, располагающие служебной информацией реестра, не имеют права использовать эту информацию для заключения сделок, а также передавать служебную информацию для совершения сделок третьим лицам. Лица, нарушившие указанное требование, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

.7.Для соблюдения конфиденциальности и сохранности информации и документов реестра в отношении персонала

Обществом разрабатываются:

Приказ, определяющий круг лиц, имеющих доступ к служебной информации реестра;

Должностные инструкции для каждого сотрудника, четко определяющие его права и обязанности, функции и ответственность.

.8.Конфиденциальной информацией с ограничением доступа к ней в Обществе признается:

.8.1.Данные реестра:

Информация о зарегистрированных в реестре лицах, включая данные, содержащиеся в анкете зарегистрированного лица;

Информация о количестве ценных бумаг, виде, категории (типе), номинальной стоимости, государственном регистрационном номере выпуска ценных бумаг, учитываемых на лицевом счете зарегистрированного лица;

Список операций, представляющий часть регистрационного журнала, содержащую записи по лицевому счету зарегистрированного лица; Данные регистрационного журнала; Данные журнала учета входящих документов; Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестре; Запросы, полученные от зарегистрированных лиц, уполномоченных государственных органов, и ответы по ним, включая отказы от предоставления информации; Информация о доходах, начисленных зарегистрированным лицам.

.8.2.Предоставление конфиденциальной информации по запросам уполномоченных государственных органов осуществляется в письменной форме с отметкой «Данная информация является конфиденциальной», скрепляется печатью и подписывается генеральным директором Общества.

.8.3.Не может считаться нарушением конфиденциальности информации предоставление доступной информации из реестра лицам, имеющим право на получение информации из реестра, в соответствии с нормативными правовыми

актами РФ.

.8.4.Изменение статуса информации (конфиденциальная, открытая, частично конфиденциальная с предоставлением оговоренному ограниченному кругу лиц) осуществляется на основании распоряжения генерального директора Общества.

.8.5.За разглашение информации на виновных сотрудников накладываются административные взыскания вплоть до увольнения. Сотрудники, нарушившие соблюдение конфиденциальности информации, привлекаются также к ответственности согласно действующему законодательству РФ.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля (далее - Правила)

Открытого акционерного общества «ИнтехпромЭнерго» (далее - Общество, и/или Эмитент и/или Держатель реестра) разработаны исходя из требований законодательства РФ, нормативными правовыми актами по рынку ценных бумаг.

.2. Правила определяют порядок приема и исполнения документов, поступивших в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества (далее - Реестр), а также определяет требования их по учету, хранению и внутреннему контролю.

2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, поступающие в Реестр, в том числе по средствам связи (почтой, телеграфом, факсом и т.п.), регистрируются должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в журнале учета входящих документов, на документах проставляется входящий номер, дата поступления.

.2. Журнал учета входящих документов включает следующие данные:

* порядковый номер записи;

* входящий номер документа;

* сведения о лице, предоставившем документы, а именно:

для юридического лица - наименование организации, предоставившей

документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией (если еть), должность, ФИО лица, подписавшего сопроводительное письмо;

для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя (при получении документов по почте), данные доверенности лица, предоставившего документы;

* дата получения документа Обществом;

* наименование документа (перечень документов);

* наименование операции или совершения действия по поступившему документу;

* данные об исполнении документа (указывается номер по регистрационному журналу учета операций или комментарии по исполнению документа);

* дата исполнения документа;

* дата отправки ответа (внесения записи в реестр, выдачи документа) или направления отказа от проведения операции, исходящий номер ответа на документы, фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

.3. На документ, требующий ответа, готовится ответ в двух экземплярах, один из которых направляется (выдается) лицу, обратившемуся в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества, второй экземпляр остается у Общества.

.4. Исходящий документ регистрируется в журнале учета исходящих документов, на документе ставится исходящий номер и дата.

.5. Исходящая корреспонденция, в том числе мотивированные отказы, сформированная информация из Реестра, ответы на запросы регистрируются в журнале учета исходящих документов.

.6. Журнал учета исходящих документов включает следующие данные:

* порядковый номер записи;

* исходящий номер документа;

* дата регистрации исходящего документа;

* сведения о лице, кому направлены документы, а именно:

ФИО или наименование организации, почтовый адрес получателя (при отправлении документов по почте);

если документ получен без использования средств связи - ФИО, должность, данные доверенности лица, получившего документы;

* наименование документа, краткое содержание, дата и входящий номер документа (запроса), на который направлен ответ (документ) или направлен мотивированный отказ;

* ФИО исполнителя;

* отметка об отправлении ответа (отказа в исполнении) или выдачи документа.

.7. Внесение информации (изменений) в Реестр отражаются в регистрационном журнале учета операций (за исключением операций, предусмотренных Правилами ведения реестра).

.8. Регистрационный журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде и включает следующие данные:

* порядковый номер записи;

* дата получения документов, их входящие номера;

* дата исполнения операции;

* тип операции (операция);

* количество ценных бумаг;

* Данные по проведенной операции:

* номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся корреспондентами в операции;

* вид, количество, категория (тип или серия), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг;

* Комментарий (в случае необходимости).

3. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ВНЕСЕНИЯ ЗАПИСИ В РЕЕСТР И/ИЛИ ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

3.1. Требования к предоставляемым документам.

.1.1. Операции в Реестре производятся должностным лицом ответственным за проведение операций в Реестре на основании форм установленного им образца или на иных формах, соответствующих требованиям действующего законодательства РФ.

.1.2.Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

.1.3. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

.4. Документы, поступившие в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи письменного отказа во внесении записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по запросу клиента Общество может выдать копии предоставленных клиентом документов.

.2. Способы предоставления документов Держателю реестра.

.2.1. Документы для внесения записи в Реестр, а также запросы (распоряжения) на получение информации из Реестра, принимаются должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов.

.2.2. Документы, предоставленные с целью внесения записей в Реестр и получения информации из Реестра, должны быть предоставлены:

* лично зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем;

* лично уполномоченным представителем эмитента;

* лично уполномоченным представителем государственного органа.

.3. Прием и регистрация документов

.3.1.Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого производится идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц.

.3.2. При каждом обращении зарегистрированного лица, должностное лицо ответственное за прием и выдачу документов обязано проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии ответственного лица за прием и выдачу документов. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

.3.3. Должностное лицо, ответственное за прием и выдачу документов обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра.

.3.4. Должностное лицо, ответственное за прием документов не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

.3.5.Прием и регистрация входящих документов осуществляется в следующей последовательности:

* Определение сути поручения клиента, проверка состава и содержания поступивших документов;

* Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, предоставившего документы, на основании документа, удостоверяющего личность;