Документооборот в Акционерных обществах

ВВЕДЕНИЕ

 

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им. При неэффективной организации документооборота возникает ряд проблем. Например, длительный поиск нужного документа, потери, задержки отправки и получения, ошибки персонала и т.д. Все это может сильно замедлить, а в некоторых случаях полностью остановить работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей успешного управления предприятием.

Целью курсовой работы является выделение особенностей документооборота в акционерном обществе.

Задачи:

1. Охарактеризовать документооборот как особый процесс

2. Рассмотреть, изучить принципы и особенности документооборота на предприятии

. Раскрыть понятие «Акционерное общество»

. Определить структуру акционерного общества

. Выявить особенности документооборота в акционерном обществе

Объект: документооборот на предприятии

Предмет: особенности документооборота в акционерном обществе

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и списка приложений.

.  
ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»

 

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Эти два процесса непосредственно связаны друг с другом.

По мнению В.А. Кудряева, документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на то же место, с которого только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т.д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т.к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия, прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение.

Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки.

Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.).

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

Работа с исходящими документами

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов следующие:

составление проекта документа;

согласование проекта;

проверка правильности оформления документа, печать;

подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

регистрация;

тиражирование;

отправка первого экземпляра документа адресату;

подшивка второго экземпляра в дело.

Важный момент в делопроизводственном процессе - текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

 

Анализ документооборота и методы его совершенствования

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке. Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм. Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Т.В. Сиганова считает, что документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности

технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу

объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения

документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

В статье «Документооборот организации» журнала Секретарь - референт» В.Ф. Янковая раскрыла принципы документооборота на предприятии. Понятие документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления, включающую в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

К таким принципам организации документооборота можно отнести следующие:

централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

однократность регистрации документов;