Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі — виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою підсистеми діловодства та контролю АІС адміністрації за видом документу, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп’ютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу з’ясовує стан роботи з ним і тримає це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з’ясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений термін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу.

Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД “Megapolis™ лише за умови наявності письмового підтвердження виконання документу, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила контроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обов’язвово додається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідного документу не може бути здійснена без заповнення в БДД “Megapolis™ обов’язкового реквізиту, який встановлює логічний зв’язок між вихідним документом та таким, що є засадою для його відправлення.

Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються адміністратором БДД “Megapolis™ по робочих станціях локальної обчислювальної мережі центрального функціонального вузла АІС адміністрації. Раз на тиждень керівнику апарату доповідається статистичний аналіз щодо виконавської дисципліни в роботі з документами.

Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчується відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відмітки про виконання» та зняттям документу з контролю в базі даних “Megapolis™ підсистеми діловодства та контролю АІС адміністрації.

Впровадження і використання системи БДД “Megapolis™ в практичній діяльності установи дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання завдань виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечує керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів, досягнення нового якісного рівня в рішенні наступних завдань: організація єдиного централізованого сховища документів, його оптимальна систематизація, що забезпечить зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволить організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади; формалізація правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок; поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці; підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих засобів шифрування інформації; досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій; можливість створення і керування ланцюжками завдань; можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань [52].

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Однією з позитивних рис програми БДД “Megapolis™ є легкість її використання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із зазначенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та інше.

Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім’я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту після 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується.

При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функціонуючими кнопками:

      Довідка

      Інформація про програму

      Сховище

      Користувачі

      Журнал реєстрації документів

      Архів

      Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністратора системи).

Необхідно зауважити, що впровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства.

Термін «документообіг» на поточний момент вживаться надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьому розмаїтя систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до контролю за технологічними процесами.

  Причинами впровадження електронного документообігу стали:
глобальне збільшення обсягу інформації,  що створюється, обробляється та зберігається, переваги та перспективи електронної форми збереження документів над паперовою, необхідність підвищення швидкості обробки документів, створення архіву електронних версій документів.

Розглянувши даний розділ, можна дійти висновку, що у Костопільській районній адміністрації існує великий масив інформації та документів, який потребує оперативної та правильної обробки. У адміністрації як типова, так і профільна документація представлені пере­важно видами управлінських документів. Це означає, що в документаційному забезпеченні діяльності Костопільської адміністрації основними є процеси створення та організування функціонування службових управлінських доку­ментів різних класів управлінської документації. Однак, нині, на відміну від традиційних діловодних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровад­жен­ня систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпе­чен­ня керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів.

ВИСНОВКИ

Результати здійсненого дослідження дозволили дійти таких висновків:

1. Розбудова власної нормативно-правової бази системи органів державного керування, намагання демократизувати буття українського суспільства, з одного боку, і підвищення рівня громадської активності – з іншого, посилили роль органів регіонального управління у розв’язанні проблем територіальної громади, захисту соціальних прав її членів.

Зміст основної профільної діяльності органів регіонального управління полягає у його документаційних відносинах з державними органами та гро­ма­дянами. Водночас характер цих відносин, а також документування внутрішньо­обігової управлінської інформації, організування роботи зі службо­вими доку­ментами (обсяги потоків яких у зазначених органах мають сталу тенденцію до збільшення) залишаються невивченими. Актуальність такого дослідження зумовлюється впровадженням нових інформаційних технологій у діяльність державних органів, методів інформаційного забезпечення прийняття управлін­сь­ких рішень, нових підходів до організування діловодних процесів. Ці нап­рями діяльності у поєднанні із традиційною технологією діловодства в органах регіонального управління у межах дослідження названо докумен­таційним забезпеченням діяльності зазначених органів.

2. На сьогодні документне забезпечення діяльності органів регіонального управління регла­ментується низкою законодавчих актів, нормативних та методичних доку­мен­тів, які розробляються як на державному рівні, так і на місцевому (зокрема державними архівами областей). Основним документом, який унормовує документування та організування роботи зі службовими документами у відповідних органах, є індивідуальна інструкція з діловодства, розроблена на підставі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших цент­ральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» . Незважаю­чи на те, що у цілому всі діловодні процеси, які здійснюються в органі регіонального управління, регламентовані, низка питань, що стосуються організації документного забезпечення діяльності саме цих органів, потребує вирішення шляхом видання загальнодержавних нормативно-методичних документів, зокрема із врахуванням специфіки прийняття ними рішень як колегіальними органами. Так, підвищенню рівня документування та роботи зі службовими документами в органах регіонального управління сприяло б розроблення та впровадження інструкції з документного забезпечення в органах регіонального управління, порядку документування сесій органу місцевого самоврядування та засідань його виконавчого комітету, примірної номенкла­ту­ри справ апарату органу регіонального управління.

3. У структурі органів регіонального управління за організацію документного забезпечення відпо­ві­дають, як правило, три відділи: загальний, організаційний та архівний відділ. Серед основних напрямів роботи, які здійснюють зазначені відділи у межах документного забезпечення є: розроблення організаційно-правових документів для регулювання документаційних процесів у виконавчих органах ради; підготовка, проведення та документальне оформлення сесій ради, засідань виконкому ради, колегій органу регіонального управління, апаратних нарад, засідань постійно діючих комісій, семінарів з питань підвищення кваліфікації службов­ців; надання методичної допомоги з питань документування та організування роботи зі службовими документами завідувачам інших відділів та управлінь органу. Крім впровадження загальнодержавних документів з уніфікації організації документного забезпечення, удосконалення діяльності цих відділів вбачається в необхідності створення аналітично-інформаційного підрозділу, який здійснюватиме моніто­ринг та вивчення питань реалізації документного забезпечення, аналізування потоків документа­ції, організацію роботи із зверненнями громадян. Необхідною є організація в структурі органів так званих «трудових архівів», де мають зберігатися документи з особового складу ліквідованих юридичних осіб. Із структури загального відділу органів регіонального управління слід вивести господарську частину, як таку, що не виконує функцій документного забезпечення діяльності органів регіонального управління.

Забезпечити високий рівень документування управлінської інформації в органі регіонального управління дозволяє застосування норм національного стандарту на організаційно-розпорядчу документацію, збірників уніфікованих форм на цю та іншу управлінську документацію. Раціональним є застосування електронних шаблонів видів документів, які створюють у діяльності органів регіонального управління, що дозволяє підвищити рівень складення текстів, оформлювання інших реквізитів документа, уніфікувати та прискорити процес підготовки службових документів. Важливим є вирішення питання щодо раціонального та оперативного проходження документів в апараті органу, оптимізації маршруту руху яких сприятиме чітке розмежування компетенції між головою органу упрвління та його заступниками, керівниками й заступниками відділів, працівниками служби документного забезпечення. Одним з важливих напрямів діяльності в службі документного забезпечення органу регіонального управління є контроль за виконанням документів, належне організування якого у кінцевому підсумку забезпечить реалізацію інтересів територіальної громади.