Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

63

Міністерство освіти і науки України

Рівненський державний гуманітарний університет

кафедра документальних комунікацій

"Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління (на прикладі Костопільської райдержадміністрації)"

дипломна робота

зі спеціальності 7.020 105

" Документознавство та інформаційна діяльність"

Виконавець – студент:

              Брикса Юлія Юріївна

          Науковий керівник:

        канд.іст.наук, ст.викл.

        Пасічник Людмила Петрівна

Рівне - 2010

Зміст

Вступ              4

Розділ 1. Теоретичні аспекти документно-

інформаційного забезпечення регіонального управління              8

1.1.           Документне забезпечення органів регіонального

управління: особливості та класифікація документів               8

1.2. Інформаційне забезпечення органів

регіонального управління              13

1.3. Нормативно-методична база органів регіонального

управління              19

1.4. Основні структурні підрозділи, відповідальні

за  документне забезпечення діяльності

органів регіонального управління              24

Розділ 2. Документно-інформаційне забезпечення Костопільської

райдержадміністрації              30

2.1. Характеристика організаційно-розпорядчих документів Костопільської райдержадміністрації              30

2.2. Інформаційне забезпечення райдержадміністрації              40

2.3. Аналіз роботи з письмовими зверненнями громадян              44

2.4. Впровадження електронного документообігу у Костопільській райдержадміністрації              49

      Висновки              59

     Список використаних джерел              64

       Додатки

Список скорочень слів та словосполучень

ЗУ ―  Закон України

РК ― реєстраційна картка

РКК ― реєстраційно-контрольна картка

СЕД ― система електронного документообігу

БДД ― база даних діловодства

АІС ― автоматизована інформаційна система

ЗМІ ― засоби масової інформації

Вступ

Актуальність теми дипломної роботи. Для сучасної України вдосконалення роботи органів регіонального управління є одним з актуальних завдань, що потребує науково обґрунтованих підходів. Належна організація функціонування цих органів забезпечує успішний розвиток держави, зокрема її соціально-економічну та політичну стабільність. З іншого боку, на ефективність дій даних органів суттєво впливає їх взаємозв’язок з органами державної влади. Саме на місцевому рівні вирішуються основні проблеми життєдіяльності територіальної громади та забезпечується реалізація її інтересів. Діяльність у даному напрямку є головним завданням регіонального управління, успішне здійснення якого залежить від якісного та оперативного опрацювання відповідної інформації, що надходить до цих органів або створюється ними у вигляді документів.

Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності органів регіонального управління. Водночас, на ці процеси, що, як правило, охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Діловодна діяльність органів регіонального управління, спрямована на прийняття, документування та реалізацію управлінських рішень, набуває більш широкого змісту і може позначатися як документне забезпечення діяльності юридичної особи. Слід зауважити, що в органах регіонального управління як типова, так і профільна документація представлені переважно видами управлінських документів. Це означає, що в документному забезпеченні діяльності органу регіонального управління основними є процеси створення та організування функціонування службових управлінських документів різних класів управлінської документації. Однак, нині, на відміну від традиційних діловодних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів.

Незважаючи на актуальність дослідження зазначених аспектів в роботі органів регіонального управління, в Україні вони залишаються недостатньо глибоко вивченими документознавцями.

Наукова розробленість теми. Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Серед опрацьованих джерел слід відмітити публікації Петрової І.О. [34], Савицького В.Т. [37], Кулєшова С. Г. [25], праці Северина Л.С. [39 – 46] та інші.

Надзвичайно важливим надбанням у дослідженні проблем діяльності з документування та організації роботи з документами є наукові праці сучасних українських вчених Асаєва Г.Г., Бездрабка В.В.,  Винокурової Ф.А., Кулєшова С.Г.. Досить глибоко розкрито питання організації діловодства у органах регіонального управління такими фахівцями як: Петровою І.О.,  Савицьким В.Т..

Аспекти інформаційного забезпечення органів державної влади досліджували Сенченко В., Северин Л.С., Пархоменко В.П., Уманський Ю.В..

Мета дипломної роботи – вивчення та аналіз сучасного стану документно-інформаційного забезпечення діяльності органів регіонального управління, розроблення рекомендацій щодо його вдосконалення.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою, а саме:

      узагальнити теоретичні основи, сутність і зміст документно-інформаційного забезпечення управління регіоном;

      проаналізувати нормативно-правові засади документно-інформаційного забезпечення органів регіонального управління;

      розглянути функції структурних підрозділів, відповідальних за організацію документаційного забезпечення органів регіонального управління;

      дослідити процеси документування, організування роботи зі службовими документами та інформаційного забезпечення у сучасних органах регіонального управління ( на прикладі Костопільської райдержадміністрації)

Об’єктом дослідження є документно-інформаційне забезпечення діяльності органів регіонального управління.

Предметом дослідження є сучасний стан та організація документно-інформаційного забезпечення діяльності органів регіонального управління.

Методи дослідження. У роботі були використані загальнонаукові методи: спостереження, порівняння, узагальнення, абстрагування, аналіз і синтез.

Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому що узагальнюється  матеріал про теоретичні засади документно-інформаційного забезпечення регіонального управління та організацію його документообігу.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми. Дипломна робота складається з 2 розділів:

1. Теоретичні аспекти документно-інформаційного забезпечення регіонального управління.

2. Документно-інформаційне забезпечення Костопільської районної адміністрації.

У першому розділі розглянуто особливості документного та інформаційного забезпечення органів регіонального управління, нормативно-методичну базу та основні структурні підрозділи, відповідальні за документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління.

У другому розділі  розглянуто особливості інформаційно-документного забезпечення Костопільської адміністрації, а саме характеристику організаційно-розпорядчої документації, інформаційного забезпечення, аналіз роботи з письмовими зверненнями громадян та ознайомлення з впровадженням електронного документообігу у районну адміністрацію.

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

1.1. ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІВ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ: ОСОБЛИВОСТІ ТА КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Система регіонального управління для сучасної України є одним з актуальних питань. Ця форма публічної влади забезпечує державі стабільність у соціально-економічній та політичній сферах. Саме на місцевому рівні реалізується основна частина життєвих потреб та інтересів територіальної громади. Успішний розвиток держави залежить від реальної наявності  тісного зв’язку між центральною та місцевою владами [33, с. 33].

 В умовах формування правової держави і громадянського суспільства, широкомасштабної інформатизації державного управління гостро постає питання про необхідність упорядкування правових норм у галузі документування і організації документно-інформаційного забезпечення діяльності владних інституцій.

Соціально-економічні зрушення  в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.

Розглядаючи діловодство як частку інформаційних ресурсів суспільства, зупинимося на діловодстві районних державних адміністрацій. Уся їхня діяльність спрямована на забезпечення потреб та інтересів територіальної громади, на підвищення рівня її життєдіяльності. Позитивна результативність цієї діяльності залежить від наявності відповідної інформації, яка надходить до органів регіонального управління або ними утворюється у вигляді документів [21, с.17].

Розгляд більшості питань, які постають перед органами регіонального управління, супроводжуються створенням або опрацюванням відповідних документів. Документування та робота з документами для  регіонального управління є одним із основних елементів їхньої діяльності, в якій документ одночасно виступає і як засіб праці, і як її результат. Якість його оформлення та оперативність опрацювання, системність зберігання та використання інформації, яка міститься в ньому, впливає на розроблення й прийняття раціонального управлінського рішення даним органом [33, с.35].

У сучасних районних адміністраціях збільшується потік інформації, яку не завжди встигають опрацьовувати, що затримує виконання покладених на ці органи завдань, а також в певній мірі підриває їхній авторитет серед населення. Раціоналізація роботи з документами в органах регіонального управління уможливлює зменшення обсягу канцелярської діяльності, скорочення зайвого листування з конкретного питання між зацікавленими сторонами його вирішення, зосередження більшої уваги на  спілкуванні з громадянами, а не на створенні паперів, які іноді мають вигляд банальної відписки, запобіганню поширення бюрократичних методів управління та тяганини при розгляді актуальних проблем, характерних для територіальної громади [34, с.38].

Технологічні процеси сучасного документного забезпечення діяльності регіонального управління мають достатній рівень розвитку. Для досліджуваних органів характерною є централізована форма організації документного забезпечення.

Документування діяльності органів регіонального управління здійснюється за допомогою як традиційних засобів, так і новітніх засобів. Використання комп’ютера при створенні документів спрощує цей процес, робить його швидшим. Форми деяких документів зберігаються в комп’ютері  у вигляді шаблонів, які зазвичай містять основні реквізити конкретного виду документа або позначку їхнього фіксування, елементи тексту, які постійно використовуються у відповідному документі, а також зберігається місце для змінної інформації. Таким чином, здійснюється уніфікація документів та в робочому порядку створюється комп’ютерний варіант альбому цих документів. Це удосконалює не тільки процес документування, а й уможливлює формування методичної бази документного забезпечення діяльності органів регіонального управління. За допомогою комп’ютерів проводиться реєстрація та облік документів ( вхідних та вихідних)[35, с.5].

Існує класифікація документів, що відкладаються у діловодстві райдержадміністрації та документують управлінську діяльність. Чітко простежуються такі групи документів: