Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

Загальний відділ виконує такі основні функції:

      Організовує і здійснює ведення діловодства.

      Розробляє і   вносить на розгляд голови проект інструкції з питань діловодства.

      Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук документів, видачу інформації стосовно строків їх проходження.

      Здійснює підготовку до випуску і випуск розпоряджень голови, інших документів, їх реєстрацію. У необхідних випадках, за дорученням керуючого справами, видає копії, виписки і довідки з прийнятих документів, завіряє їх печаткою відділу.

      Погоджує, шляхом візування, розпорядчі документи.

      Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилку документів. Доводить у визначені строки до відповідних відділів, управлінь, інших служб ради, підприємств, організацій та установ прийняті рішення, документи згідно із списком розсилки.

      Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів, інформує голову та його заступників про хід виконання.

      Складає зведену номенклатуру справ. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності органу для передачі на державне зберігання. Готує справи до здачі в державний архів.

      Здійснює контроль за правильністю користування документами, готує довідки, інформації з питань діловодства.

      Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи органу.

      Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами в відділах і управліннях органу та інших структурних підрозділах, надає їм практичну допомогу по роботі з документами.

      Вдосконалює форми і методи роботи з документами із врахуванням застосування оргтехніки та засобів обчислювальної техніки, сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб відділів та управлінь органу та інших структурних підрозділів.

      Готує проекти рішення, розпоряджень голови, що віднесені до компетенції відділу.

      Забезпечує своєчасний розгляд заяв, пропозицій та скарг громадян з особистих питань, з питань діяльності підприємств, організацій, установ та інших юридичних осіб.

      Забезпечує належну організацію особистого прийому громадян головою та його заступниками.

      Проводить аналіз письмових і усних звернень громадян, готує матеріали і регулярно інформує голову, його заступників та керуючого справами про стан цієї роботи.

      Перевіряє стан роботи з розгляду пропозицій, заяв та скарг, організації особистого прийому громадян у відділах, управліннях органу, в організаціях і установах [51].

Організаційний відділ створений з метою організаційного забезпечення діяльності голови органу. Відділ підпорядковується голові апарату, безпосередньо заступнику голови апарату з питань організаційної роботи.У своїй роботі відділ керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, указами й розпорядженнями Президента України, декретами, постановами, розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативними документами відповідних органів законодавчої та виконавчої влади, регламентом роботи органу [33, с. 35].

Організаційний відділ виконує такі основні функції:

                  Забезпечує вивчення та узагальнення передового досвіду організаційної роботи та вносить пропозиції щодо його розповсюдження.

                  Забезпечує підготовку проектів розпоряджень щодо затвердження квартальних планів роботи, готує інформації про їх виконання.

                  Щомісячно складає перелік організаційно-методичних заходів за участю структурних підрозділів.

                  Забезпечує підготовку та проведення засідань колегій, нарад, семінарів та інших організаційних заходів.

                  Здійснює перевірку роботи структурних підрозділів.

                  Організує контроль за роботою органів регіонального управління по здійсненню ними делегованих повноважень органів виконавчої влади.

                  Готує проекти розпоряджень адміністрації з організаційних питань.

                  Згідно з номенклатурою справ веде облік документів з організаційних питань [51].

Необхідно відзначити, що такі завдання, як підготовка, проведення та документальне оформлення сесій ради, засідань виконавчого комітету ради, колегії органу самоврядування, апаратних нарад, засідань постійно діючих комісій, є характерними як для загального відділу, так і для організаційного відділу. Ця тенденція в певних випадках призводить до дублювання діловодних операцій, які збільшують обсяг документообігу  в органі регіонального управління [34, с.42].

Організаційно-методичне керівництво та контроль за організацією документного забезпечення діяльності органу регіонального управління здійснює архівний відділ. Він виконує функції архіву конкретної адміністративно-територіальної одиниці. На сьогоднішній день до складу архівного відділу більшості органів самоврядування  входить спеціалізований відділ для зберігання документів з кадрового складу. Останній має назву архіву з кадрового складу або трудового архіву. Розподіл на міський та трудовий архів позитивно впливає на організацію архівної справи в органі регіонального управління, сприяє вдосконаленню процесу впорядкування архівних документів [35, с.17].

Архівний відділ виконує такі основні функції:

            Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.

            Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.

            Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.

            Зберігання відповідно до умов, визначених Держкомархівом, документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій, що діяли (були зареєстровані) на території міста [33,с.36].

Основними напрямками діяльності даного відділу можна визначити такі:  забезпечення обліку, зберігання і охорони документів Національного архівного фонду, що нагромадились під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, органів регіонального управління, підприємств, установ і організацій, профспілкових, кооперативних, творчих та інших об'єднань громадян;  прийом на зберігання документів;  прийом на зберігання архівних документів з особового складу, строки зберігання яких не закінчилися, комунальних та інших підприємств, установ та організацій, що ліквідовуються без визначення правонаступників; контроль та перевірка ведення діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу незалежно від форм власності, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів; видача підприємствам, установам і організаціям архівних довідок, копій та витягів з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам довідок соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації [51].

Проаналізувавши даний розділ, можна дійти такого висновку: від того, як організовано документування та робота зі службовими документами залежить загальний рівень документного забезпечення діяльності органу регіонального управління. Основна частина документів, яка формує документаційний фонд досліджуваних органів, представлена інструкціями, положеннями, рішеннями, розпорядженнями, планами, звітами, довідками, актами, протоколами.

Робота зі службовими документами в органах самоврядування поді­ляється на певні процеси, склад яких залежить від того, яким є документ – вхідним, вихідним або внутрішнім. Документообіг в органах регіонального управління здійснюється за схемами, які розробляються службою документного забезпечення. Метою створення таких маршрутів є фіксування раціонального порядку роботи зі службовими документами, графічне відображення виконання функціональних обов’язків структурних підрозділів та окремих працівників, а також контроль за виконанням документів та реалізація їх юридичної сили.

Розбудова власної нормативно-правової бази системи органів державного керування, намагання демократизувати буття українського суспільства, з одного боку, і підвищення рівня громадської активності – з іншого, посилили роль органів місцевого самоврядування у розв’язанні проблем територіальної громади, захисту соціальних прав її членів.

Зміст основної профільної діяльності органів регіонального управління полягає у його документаційних відносинах з державними органами та гро­ма­дянами. Водночас характер цих відносин, а також документування внутрішньо­обігової управлінської інформації, організування роботи зі службо­вими доку­ментами (обсяги потоків яких у зазначених органах мають сталу тенденцію до збільшення) залишаються невивченими.

РОЗДІЛ 2

ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ КОСТОПІЛЬСЬКОЇ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

2.1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ КОСТОПІЛЬСЬКОЇ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

Костопільська районна адміністрація є органом місцевого регіонального управління, який представляє спільні інтереси територіальних громад. Діяльність адміністрації, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, об’єднань громадян, засобів масової інформації.

Спостерігаючи за роботою служби діловодства, можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації, переважно організаційно-розпорядчого характеру, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. Документи, що використовуються в роботі адміністрації: розпорядження, рішення, інструкції, протоколи, положення, службові листи, довідки, заяви, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо. Організаційно-розпорядчі документи застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів.

Основним документом з організації процесу управління є інструкція.

Інструкцією, яка регулює діяльність службових осіб, є посадова інструкція – правовий акт, в якому викладені правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та взаємовідносини установ, службових осіб. Зміст інструкції складається з розділів, які мають заголовки та поділяються на пункти та підпункти [31]. Вид посадової інструкції, яка поширена у районній адміністрації це – посадова інструкція керівника сектору (Додаток 1).

Основною інструкцією, яка регулює процес документування, є примірна інструкція з організації діловодства, яка включає в себе правильність складання, оформлення того чи іншого документу, класифікацію документів. В ній наведені вимоги щодо оформлення кожного з їхніх елементів. На основі чинних державних і міжнародних стандартів подано правила складання та оформлення службових документів.

Управлінська діяльність районної адміністрації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, основне призначення яких— регулювання

діяльності, що дозволяє органу управління забезпечити реалізацію поставлених перед ними завдань. Видання розпорядчих документів адміністрації визначається актами законодавства, положеннями про них. Підставами для прийняття розпорядчих документів в адміністрації є: Конституція (254к/96-ВР) і Закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, а також проведення виконавчої й розпорядчої діяльності з метою виконання  установою покладених на неї завдань і функцій.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

У Костопільській адміністрації видаються в основному розпорядження (Додаток 2) та рішення (Додаток 3).

Розпорядження — це документ, який видається посадо­вими особами, державними органами, установами, під­приємствами в межах їх компетенції й має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих установ, яким адресовано розпорядження [2].

Розпорядження районної адміністрації складають, як правило— загального характеру тривалої дії (видають­ся президентом, Кабінетом Міністрів та іншими органами виконавчої влади для виконання указів Президента, законів і рішень Верховної Ради). Проекти розпоряджень нормативного характеру мають підлягати обов'язковій юридичній експертизі у відповідних структурних підрозділах районних державних адміністрацій, а також обговоренню на засіданнях колегій районних державних адміністрацій. Голови місцевих державних адміністрацій одноосібно приймають рішення шляхом видання розпоряджень і несуть за них відповідальність згідно із законодавством.

Рішення ─ це правові акти, що видаються кількома колегіальними державними органами та громадськими організаціями; розпорядчий документ, який ухвалюється районними Радами народних депутатів або їх виконавчими комітетами, державними адміністраціями або іншими колегіальними органами (колегіями міністерств та відомств, наукових рад тощо). Ухвали мають вступну частину з констатацією стану питання, що розглядається, а також постановчу з переліком заходів і термінів їх виконання; у них вказуються прізвища відповідальних службових осіб за здійснення вжитих заходів і тих, кому доручено контроль за виконанням рішень [2].