Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

Другим джерелом є соціологічні дані, які являють собою результати опитування громадської думки стосовно окремих аспектів громадського життя, проблематики різних соціальних процесів тощо. Соціологічні дані більш мобільні порівняно із статичними даними (з їх визначеністю за структурою і суто кількісним характером) як унаслідок ритмічності, так і завдяки “еластичності” переліку показників, вибірковості підходу до їх збирання, можливості вивчення якісних критеріїв.

Третє джерело - експертні оцінки як локальні з окремих процесів і ситуацій у різноманітних сферах діяльності, так і узагальнені на підставі статистики, соціологічних даних і локальних оцінок. Застосування методів мозкового штурму та Дельфі під час експертного оцінювання є поширеною практикою. Як правило, використання цих методів відбувається з метою генерації ідей, порівняння альтернатив та співвідношення значущості суджень експертів із реальністю[25].

На сьогоднішній день одним з найважливіших і доступних джерел інформації є мережа Інтернет. Хоча орієнтуватися в інформації за допомогою традиційних пошукових систем досить складно, тому що періоди індексації в них складають від тижня до декількох місяців. Тому оптимальним рішенням, здатним допомогти орієнтуватися в новій інформації з Інтернету, є інформаційна служба нового типу ─ системи моніторингу (інтегратори) новин у веб-просторі.

Прикладом такої Української служби якою користуються владні структури, є Технологія InfoStream( http:// infostream.com.ua). Дана технологія призначена для автоматизованого збору інформації із сайтів, її оброблення, систематизації, узагальнення і забезпечення до неї доступу [50].

Також у  органах регіонального управління  отримання інформації відбувається  з джерел масового інформування або спеціальних видань (преса, офіційні збірники нормативно-правових актів, наукові, навчальні, рекламні та інші довідкові видання). Наприклад, у районних адміністраціях інформаційні огляди публікацій у місцевій пресі для керівництва готує її прес-служба. У даному разі, джерелами виконання інформаційних запитів і задоволення інформаційних потреб керівників є фонди видань з самої адміністрації, де провідне місце посідають масові та спеціальні політичні й економічні видання, збірники нормативно-правових актів, а також нові надходження періодики до бібліотек.

Основним джерелом для виконання інформаційних запитів керівників органів регіонального управління є їх документаційний фонд, що складається зі службових документів переважно управлінського характеру, а також довідковий апарат цього фонду. Причому, використовується інформація всіх трьох документних потоків (вхідних, вихідних та внутрішніх). Наймасовішим видом інформаційних запитів є ситуативні фактографічні, що виникають повсякденно і надаються письмово дорученнями керівництва апарату або усно працівниками структурних підрозділів, служби діловодства чи референтами [25].

Інформаційні запити керівництва, пов’язані із виконанням доручень вищих і центральних органів державної влади, депутатських запитів часто потребують підготовки на підставі інформації документаційного фонду органу аналітичних ретроспективних довідок, аналітичних оглядів. Для полегшення такої аналітичної діяльності в органах регіонального управління створюють кодифікаційні картотеки і покажчики законодавчих актів та інших нормативних документів.

На даний час на сайтах  державних органів влади представлена інформація потрібна для відповідного інформаційного забезпечення, хоча і є з деякими обмеженнями  щодо надання відомостей службового характеру.

1.3. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА ОРГАНІВ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

Нормативно-методична база документного  забезпечення  управління – це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документного  забезпечення – її структуру, функції, штати, технічне оснащення  та інші аспекти [18, с.5].  

Нормативно-правова база регулює:

1.            Правила оформлення документів.

2.            Правила роботи з документами.

3.            Забезпечення охорони документів.

4.            Порядок передавання документів на архівне зберігання.

5.            Роботу служби документного забезпечення (функції, структура, штати).

6.            Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

7.            Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

8.            Справочинство за звереннями громадян.

9.            Юридичні аспекти, пов'язані з документами [18, с.13].  

Нормативно-методичну базу документного забезпечення діяльності органів управління складають такі групи документів:

                             законодавчі акти України, укази та розпорядження Президента    України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України;

        нормативні та методичні документи, які розробляються державним комітетом архівів України та його галузевою інституцією — Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

           нормативно-правові, методичні документи, які утворюються органами законодавчої та виконавчої влади регіонального рівня;

                           організаційно-правові,  розпорядчі та методичні документи, які розробляються конкретним органом регіонального управління [33, с.34].

Значна частина документів першої групи представлена Законами України (ЗУ), які регламентують головні аспекти документного забезпечення діяльності органів регіонального управління. Основними з них є: ЗУ « Про інформацію»,  ЗУ « Про звернення громадян», ЗУ « Про електронні документи та електронний документообіг», ЗУ « Про місцеве самоврядування в Україні», ЗУ « Про місцеві державні адміністрації».

Важливе значення в організації документного забезпечення діяльності органів регіонального управління має інструкція з діловодства. На сьогодні процес документування діяльності органу регіонального управління, організація документування, зберігання документів й використання їхньої інформації регулюються такими нормативними документами: 

     • «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим», місцевих органах виконавчої влади» на підставі якої розробляється інструкція з діловодства конкретного органу регіонального управління для конкретизування вимог до створювання, опрацювання та зберігання документів [18, с.38].  

Дана інструкція встановлює  загальні  правила  документування управлінської  діяльності  міністерств,  інших центральних органів виконавчої  влади, Ради  міністрів Автономної  Республіки  Крим, місцевих органів  виконавчої влади і регламентує порядок  роботи  з  документами  з  моменту   їх   створення   або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Примірна  інструкція визначає порядок ведення загального діловодства,   її   положення   поширюються   на   всю    службову документацію,  в  тому  числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів [12].

      • «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», яка встановлює правила опрацювання, зберігання звернень громадян [18, с.39].

Дана інструкція регламентує такі основні положення: «Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах  або за допомогою електронно-обчислювальної техніки [11].

До другої групи документів належать державні стандарти з оформлення управлінських документів. Це — «ДСТУ 4163 - 2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» [18, с.39]. Даний стандарт веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему організаційно-розпорядчої документації, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні. За визначенням ДСТУ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів. В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків [1]. Також такі класифікатори як «ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до його побудови» [4], «ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» [3].

Також до цієї групи належать:

— «Державний класифікатор управлінської документації ДСТУ 010-98». Такий класифікатор є  номенклатурним  переліком  назв   уніфікованих   форм документів  з унікальними кодовими позначеннями. Він  використовується   під   час   збирання   та  оброблення документів за відповідними уніфікованими  формами  усіма  органами державного    і    господарського   управління   та   підвідомчими підприємствами й організаціями  в  процесі  виконання  відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством [1];

— нормативні документи, що регулюють питання, пов’язані зі систематизацією, підготовкою, передачею документів до архіву;

— методичні рекомендації щодо застосування вище названих документів.

Основною метою розроблення документів третьої та четвертої групи є конкретизація вимог, розроблених на державному рівні. Здебільшого вони представленні: типовими положеннями про орган регіонального управління та його структурні підрозділи, примірними номенклатурами справ, розробленими архівними відділами обласних виконавчих комітетів, розпорядженнями та рішеннями про перевірку стану діловодства у відповідному органі та про проведення занять з підвищення кваліфікації його співробітників, посадові інструкції службовців, відповідальних за організацію документного забезпечення діяльності органу регіонального управління, правила в яких описується конкретний порядок дій та операцій, зокрема діловодних, вказуються посади службовців, відповідальних за певний напрям діяльності, наводяться форми документів, які використовуються у поточній роботі органу регіонального управління, переліки документів (тих, що підлягають затвердженню у виконавчих органах ради; спеціальному контролю за їхнім виконанням скріплюються гербовою печаткою виконавчого комітету ради та не підлягають реєстрації); методичні матеріали зі створювання та організування роботи зі службовими документами в органі управління  (зразки бланків та типових документів, схеми маршруту документів у мережах органу, графіки розподілу обов’язків  щодо роботи з документами, таблиці вивчення стану діловодства); методичні матеріали для проведення практичних занять, семінарів з підвищення кваліфікації кадрів органу управління (плани занять, практичні завдання до кожного з них, основні положення та тезаурус тем, списки основної та додаткової літератури) [34, с. 41].

Розглянувши склад нормативно-методичної бази документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, можна визначити, що практично усі операції з документування та організування роботи зі службовими документами у  цих органах регулюються відповідними законодавчими актами, нормативними та методичними документами.

Охарактеризувати нормативно-методичну базу як досконалу неможливо через ряд причин. Основними її недоліками є:

      відсутність нормативно-правового документа, регулюючого організацію документного забезпечення діяльності органів регіонального управління, розробленого на державному рівні спеціально для цих органів (наприклад, типової інструкції з діловодства та примірної номенклатури справ), а також методичних рекомендацій щодо застосування та розроблення відповідного документа;

      нерозробленість та відсутність уніфікованих правил документування специфічних питань  діяльності органів регіонального управління, наприклад підготовка та оформлення документів до проведення сесій рад та засідань виконавчого комітету ради;

      невідповідність нормативно-методичних документів, розроблених у межах органу регіонального управління, сучасним вимогам до оформлення службових документів та правил організування роботи з ними [17, с.26].

1.4.  ОСНОВНІ СТРУКТУРНІ ПІДРОЗДІЛИ ВІДПОВІДАЛЬНІ ЗА ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ОРГАНІВ РЕГІОНАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

У сучасних органах регіонального управління основними підрозділами, які відповідальні за документно-інформаційне забезпечення діяльності цих органів, є відділи: загальний, організаційний та архівний. Кожен з них керується певним пакетом законодавчих та нормативних документів, має свої права, виконує відповідні функції та обов’язки для досягнення поставлених перед ним завдань. Від того, наскільки правильно організоване документування та робота зі службовими документами в цих відділах, залежить загальний рівень документно-інформаційного забезпечення діяльності органу управління [28].

Основним відділом органу регіонального управління, який несе відповідальність за організацію документаційного забезпечення, є загальний відділ. Він вважається його службою документаційного забезпечення. Діяльність загального відділу спрямована на формування та розвиток єдиної системи документного забезпечення в органі управління, здійснення  керівництва та контролю за роботою з документами, організування інформаційно-довідкової, аналітичної, організаційно-методичної роботи, а також виконання машинописних, копіювальних та інших робіт [34, с.42].

Функціями загального відділу є не тільки документно-інформаційне забезпечення органу регіонального управління, а й адміністративно-господарське обслуговування будинку, в якому розташовується цей орган влади. Це в деякій мірі ускладнює роботу з уточнення необхідної кількості штатних працівників для виконання функцій документно-інформаційного забезпечення.