Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

2.2. ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

У Костопільській районній адміністрації відділом, що відповідає за інформаційне забезпечення, є відділ у справах інформації та преси. Функціями даного відділу є:

      накопичення та узагальнення матеріалів з регіональних проблем;

      забезпечення керівників райдержадміністрації об’єктивною інформацією необхідною для прийняття рішень;

      узагальнення та систематизування даних, які надійшли від джерел інформації;

      підготовка та надання інформації Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, голові райдержадміністрації.

За своєчасність подачі інформаційно-аналітичних матеріалів несе відповідальність керівник органу виконавчої влади, структурного підрозділу райдержадміністрації.

Основним джерелом отримання інформації є поточні (термінові, щоденні, тижневі) матеріали, періодичні (місячні і квартальні аналізи діяльності) та матеріали, які виконані на замовлення управління.

Джерелами правової інформації: є Конституція України, інші законодавчі і підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань

Всі рішення райдержадміністрація та її органи приймають на основі документальної чи фактичної інформації, яка отримується шляхом:

– проведення постійними комісіями перевірок діяльності підзвітних і підконтрольних раді та виконкому органів;

– звітів постійних комісій, тимчасових контрольних комісій, керівників виконавчих органів ради про свою діяльність;

– звітів сільського, селищного, міського голови про виконання бюджету і про діяльність виконавчих органів ради;

– заслуховування повідомлень депутатів про роботу в раді і виконання доручень ради;

– заслуховування повідомлень керівників органів внутрішніх справ про їх діяльність щодо охорони громадського порядку на території громади;

– обов’язкових повідомлень, звітів сільських рад про розгляд ними питань, які стосуються інтересів регіонального управління;

– обов’язкового інформування керівниками підприємств, установ, організацій про результати розгляду депутатських звернень і рекомендацій постійних комісій місцевих рад;

– участі голови і депутатів місцевих рад у роботі загальних зборів громадян;

– виїздів депутатів разом з працівниками засобів масової інформації на місця з метою вивчення громадської думки щодо діяльності органів місцевого самоврядування по виконанню делегованих та власних повноважень;

– проведення консультативних референдумів на території громади.

Службовці Костопільської райдержадміністрації здебільшого керуються інформацією, що надійшла від облдержадміністрації та її структурних підрозділів, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, структурних підрозділів райдержадміністрації. Найменше керуються інформацією від правоохоронних органів центрального, обласного рівня; приватних підприємств району; засобів масової інформації; інших райдержадміністрацій; громадських організацій; місцевих організацій політичних партій; правоохоронних органів районного рівня; районного суду; судових органів центрального, обласного рівня.

 Таким чином, під час підготовки рішень райдержадміністрація орієнтується на суттєво розбалансований масив інформації, віддаючи вирішальну перевагу джерелам органів державного управління вищого за ієрархією рівня. Практично не береться до відома інформація приватного та суспільного секторів, лише незначна увага приділяється інформації, що надходить від судової гілки влади. Такий підхід дає підстави до визначення чинної моделі діяльності райдержадміністрації як “виконавської”. Її діяльність спрямована на виконання завдань, що надійшли від вищого керівництва, при цьому реакція зовнішнього середовища практично не враховується. Система прямих та зворотних зв’язків суттєво розбалансована на користь пріоритету перших.

 Інформацію, яка необхідна для підготовки та прийняття рішень райдержадміністрації, службовцям найпростіше отримати від структурних підрозділів райдержадміністрації, облдержадміністрації та її структурних підрозділів,  районної ради, сільських, селищних, міських рад району. Найбільш недоступною є така інформація: від приватних підприємств району, місцевих організацій політичних партій та від громадських організацій.

Таким чином, можна визначити кілька причин доволі обмеженого інформаційного середовища співробітників районної державної адміністрацій. Перевага віддається джерелам, яким службовці схильні довіряти та які є найбільш доступними (обом критеріям найкраще відповідає облдержадміністрація). Інформація структурних підрозділів райдержадміністрації, яка доволі активно використовується під час підготовки рішень і, що природно, є найбільш доступною – водночас не має високого ступеня довіри. Це, очевидно, можна пояснити невисоким рівнем кваліфікації співробітників райдержадміністрації щодо інформаційно-аналітичного забезпечення підготовки і прийняття рішень.

  Недостатня увага до інших джерел інформації пояснюється високим ступенем недовіри до них та їх недоступністю. Так, приватні підприємства району, громадські організації та місцеві організації політичних партій практично однаковою мірою є і недоступними, і не викликають довіри службовців.

Засоби масової інформації (ЗМІ) під час підготовки та прийняття рішень не беруться службовцями райдержадміністрації до уваги, певно, з огляду на недовіру до їх публікацій. Проте тут, мабуть, слід врахувати і вищеназваний фактор низької кваліфікації співробітників, а також те, що ЗМІ, передусім на місцевому рівні, ще не стали потужним генератором альтернатив рішень щодо розв’язання проблем територіальних громад.

Цікавою є ситуація з інформаційними відносинами між райдержадміністрацією та комунальними і державними підприємствами й організаціями. Так, інформації від комунальних підприємств та організацій службовці райдержадміністрації довіряють менше, її вважають і менш доступною. Ці результати можуть, зокрема, вказувати не лише на напруженість відносин співробітників райдержадміністрації з керівниками комунального сектора, але й свідчити про певні проблеми керованості окремих підприємств та організацій, у тому числі й тих, від ефективної діяльності яких залежить розв’язання багатьох питань місцевого розвитку.

  Поза увагою не можна залишити і  Рівненську обласну державну адміністрацію, яка забезпечує інформацією Костопільську райдержадміністрацію.

Інформаційні служби облдержадміністрації виконують такі функції:

      визначення та прогноз інформаційних потреб регіону;

      аналітичне опрацювання існуючих потоків інформації;

      виявлення та надання релевантної інформації у відповідь на звернення районних адміністрацій.

До інформаційних ресурсів області якими керується Костопільська адміністрація, можна віднести наступні бази даних: “Наукові кадри Рівненщини” (розробник – Рівненський центр науково-технічної та економічної інформації), “Реєстр підприємств усіх форм власності” (розробник –головне управління економіки облдержадміністрації), “Реєстр акціонерних товариств Рівненщини” (розробник - Рівненське територіальне управління Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку) та ряд інших баз даних.

Костопільська районна адміністрація  також користується міжнародною інформаційною службою Moreover ( http://www.moreover.com), на сайті якої зберігаються відомості про технологічні підходи до інтеграції новин, що були створені в цій службі,  службою Google  ( http://www.google.com) та іншими.

2.3. АНАЛІЗ РОБОТИ З ПИСЬМОВИМИ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

Документообіг у адміністрації визначається не тільки обігом організаційно-розпорядчої документації, але і документацією з письмових звернень громадян. У адміністрацію щодня звертаються громадяни зі своїми скаргами, проханнями та пропозиціями тому утворюэться величезний документопотік, який вимагає оперативного опрацювання та виконання.

Згідно ст. 1 ЗУ «Про звернення громадян» громадяни України мають право звернутися до органів державної  влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян,  підприємств,  установ,  організацій  незалежно  від  форм   власності,   засобів масової   інформації,   посадових   осіб   відповідно    до    їх функціональних   обов'язків   із   зауваженнями,    скаргами    та пропозиціями, що стосуються їх статутної  діяльності,  заявою  або клопотанням   щодо   реалізації    своїх    соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та  скаргою  про їх порушення» [9].

Під зверненнями  громадян слід розуміти викладені в письмовій
або усній формі  пропозиції  (зауваження),  заяви  (клопотання)  і скарги.

Пропозиція (зауваження) ─ звернення    громадян,     де  висловлюються   порада,   рекомендація   щодо  діяльності  органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів,  посадових  осіб,  а  також  висловлюються  думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи  державного  і громадського життя,  соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.

Заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про
сприяння  реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного  законодавства  чи  недоліки в діяльності  підприємств, установ,  організацій  незалежно  від  форм  власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення  думки  щодо  поліпшення  їх діяльності (Додаток 7). 

Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Скарга - звернення з вимогою про  поновлення  прав  і  захист законних  інтересів  громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ,  організацій, об'єднань громадян, посадових осіб [9].

Діловодство по роботі з такими документами ведеться відділом по роботі із зверненнями громадян та юридичним сектором апарату. Спеціаліст юридичного сектору апарату райдержадміністрації контролює терміни розгляду звернень на особистому прийомі, веде діловодство на особистому прийомі керівництва райдержадміністрації, веде попередній запис громадян на особистий прийом, заповнює облікові картки і робить в них відмітки про наслідки розгляду звернень громадян.

Усі    пропозиції,    заяви    і   скарги,    що    надійшли,    приймаються централізовано,   реєструються   у   день   їх   надходження   на   реєстраційно -контрольних  картках              (Додаток              8)  або у  персональному  комп’ютері.  Конверти зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.  Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах
або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі,
також підлягають централізованій   реєстрації на реєстраційно-контрольних
картках,   придатних  для  оброблення   на  персональному   комп'ютері   або   в журналах.

 Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг (Додаток 9),   картка   обліку   особистого   прийому   громадян (Додаток 10)   ведуться   згідно   з вказівками щодо їх заповнення.

 Реєстраційний   індекс   пропозиції,   заяви,   скарги   зазначається   у
реєстраційному штампі. Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

          При  надходженні  заяви  чи  скарги  заявника  необхідно  присвоїти
реєстраційний   індекс,   який   складається   з   початкової   літери   прізвища
заявника,   індекса  номенклатури   справ  управління   райдержадміністрації, та порядкового номера, наприклад Д-1-02/357 (додається примірна номенклатура справ).

         Уважно вичитується лист для визначення його короткого змісту. Відповідно до інструкції з діловодства за зверненнями громадян заповнюється  реєстраційно-контрольна картка заявника, де зазначається порушене  питання згідно з класифікатором ведення справ.

Після  цього звернення  направляється  на розгляд керівництву,  де
пишеться доручення (Додаток 11) для розгляду та вказується обовязково повідомити заявника. Якщо звернення потребує контролю, то вказується: «про результати розгляду інформуйте РДА» (Додаток 12). Якщо звернення може бути вирішеним без контролю, то воно залишається у виконавця для надання відповіді автору звернення.

 Після повернення від керівництва готується розсилка даного звернення виконавцям та заявнику згідно відповідних форм (форма 2 - повідомлення звичайного контролю).

        Якщо звернення надійшло із органів влади вищого рівня і взято на контроль, то усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначається словом „КОНТРОЛЬ" або літерою „К" та надсилається виконавцям форма 2-б ( для повідомлення органу влади вищого рівня).