Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

            3а результатами розгляду звернення громадян надсилаються письмові відповіді відповідно до вказаного терміну (Додаток 13).

            Даний документ подається на ознайомлення керівництву, де пишеться резолюція: „До справи",  якщо питання вирішено або „на додатковий контроль", якщо питання залишається у стадії вирішення або можливого його додаткового вирішення. Для розсилки оформляється форма 9 (додатковий контроль).

            Якщо   в   термін   відповідь   не   надходить   від   виконавця,   йому
надсилається нагадування ( форма 4 - на звичайні звернення або форма 4-А
на звернення, які перебувають на контролі у органу влади вищого рівня).

          Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та
номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява
або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

          Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з
контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після  прийняття
рішення і вжиття заходів щодо вирішення даного звернення. Рішення про
зняття  з  контролю звернення  приймають посадові  особи,  які   прийняли
рішення про контроль.

         Звернення громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх
розгляду   і   вирішення  та  примірником  реєстраційно-контрольної  форми
мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату,
які    ведуть    діловодство    за    пропозиціями,    заявами     і    скаргами    для централізованого формування справи, картотек, банку даних.

        Документи   розміщуються      в   справах   у   хронологічному   або
алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами
щодо  її  розгляду  і  вирішення  становить у  справі  самостійну   групу   і
вміщується  в  обкладинку.  У  разі  одержання  повторного  звернення  або
надходження додаткових документів вони підшиваються до даної групи
документів під спільною обкладинкою.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (Додаток 14).

Термін зберігання документів з пропозиціями, заявами  і скаргами
визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів
і  номенклатурами  справ,  що  утворюються  у   процесі   їх  діяльності.   Як
правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання звернень громадян.

 У випадках, викликаних специфікою діяльності органу, постійно
діюча   експертна   комісія  даного   органу може   прийняти   рішення   про
збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання  найцінніших
пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення термінів
зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для
подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівником
апарату.

Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому ( понад 10
років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу   організації через 2
роки   після   завершення   діловодства   з   ними.   Справи,    що    підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням голови адміністрації.

        Після закінчення встановлених термінів зберігання, документи за пропозиціями, заявами, скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Секретаріаті Кабінету Міністрів України.

  За 9 місяців 2009 року до Костопільської районної державної адміністрації надійшло 182 письмових звернення від мешканців району, що на 36% менше, ніж за відповідний період 2008 року. На особистому прийомі у голови побувало 82 громадян, на 16% менше ніж в минулому році. 

Мешканці району надсилали свої звернення на адресу:

Узагальнюючи дане питання можна дійти висновку, що основними етапами у роботі зі зверненнями громадян в Костопільській адміністрації є: реєстрація усіх отриманих звернень; контроль за виконанням звернень; відповідь громадянину на його звернення; аналіз звернень. У даному питанні підкреслено значення цих документів у діяльності адміністрації. Реалізації зазначеного напряму документного забезпечення сприяють такі форми роботи зі зверненнями громадян як проведення посадовими особами органу особистого прийому, діяльність громадської приймальні.

2.4. ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ У КОСТОПІЛЬСЬКІЙ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЇ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади, органів регіонального управління і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян[52].

Головне призначення системи електронного документообігу (СЕД) - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії.У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів.

У Костопільській районній адміністрації впроваджена система електронного документообігу “Megapolis™. "Документообіг" ( Додаток 15).

Megapolis™."Документообіг" є комплексним програмним рішенням для створення систем управління документами та автоматизації ділових процесів. Система охоплює всі етапи життєвого циклу документів - від підготовки проектів до організації архівного зберігання документів із забезпеченням функцій електронного архіву та електронного цифрового підпису.
         Система має модулі, що орієнтовані на автоматизацію традиційних вітчизняних процесів діловодства та контролю виконавчої дисципліни, характеризується відкритістю, високим рівнем розширення та адаптації і може успішно використовуватися в різних структурах - від комерційних компаній до державних органів влади [52].

Система "Megapolis™.Документообіг" призначена для рішення наступних завдань:

      організація електронного архіву документів з наданням потужних пошукових засобів і механізмів спільної роботи з документами;

      забезпечення автоматизації складних ділових процесів в організації (workflow);

      організація єдиного інформаційного простору для організації з розподіленою структурою;

      автоматизація завдань діловодства та контролю виконавчої дисципліни;

      підготовка проектів документів, реєстрації, формування резолюцій, доведення документів до виконавців, фіксації ходу виконання, контролю виконання, автоматизація функцій ведення паперового архіву;

      організація роботи зі зверненнями громадян;

      формування різноманітної статистичної й аналітичної звітності [52].

Автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства у Костопільській адміністрації та її секторах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх об’єднання в єдину корпоративно обчислювальну мережу Костопільської адміністрації. Комплекс програмно-технічних засобів підсистеми діловодства та контролю СЕД “Megapolis™  забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного управління. Керівництво адміністрації та її підрозділи несуть відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов’язків програмно-технічними засобами СЕД “Megapolis™  .

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства “Megapolis™ (далі – БДД “Megapolis™) Костопільської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ.

Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату Костопільської адміністрації та призначені для опрацювання, здійснюється в загальному відділі спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу. Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом у БДД “Megapolis™ центрального функціонального вузла автоматизованої інформаційної системи (АІС) Костопільської адміністрації.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою як ті, що створюються й використовуються у адміністрації так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД “Megapolis™  згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД “Megapolis™ документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду підсистеми діловодства та контролю АІС адміністрації.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка. Склад обов’язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС адміністрації. До центрального банку даних заносяться закони України, Постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у базі адміністрації.

Інформаційний фонд БДД “Megapolis™ забезпечує працівників комітету відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контролю мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД “Megapolis™ отримати необідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД “Megapolis™, а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

Основною одиницею обліку в системі є реєстраційна картка (РК) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку. При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами БДД документу більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має криптозахист.