Документно-інформаційне забезпечення органів регіонального управління

Рішення голів районних державних адміністрацій, що суперечать Конституції і Законам України, іншим актам законодавства, можуть бути скасовані Президентом, Кабінетом Міністрів або головою державної адміністрації вищого рівня.

Прийняття рішення — це серія правильних рішень з кількох альтернативних можливостей, які обирає керівник адміністрації. Прийняття рішення становить основний зміст діяльності керівника. Однак для керівника виконавчого органу прийняття рішення - це постійна і досить відповідальна робота.

Контроль за виконанням документів та прийняття рішень ─ невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю ─ сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівника, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності адміністрації та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу – загальний відділ адміністрації зі службою контролю виконання, яка входить до його складу.

Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційнїй службі адміністрації і ведеться у загальному відділі співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян (юридичному секторі), у структурних підрозділах - секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів.

Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та ведення наступного (підсумкового) контролю.

Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву секторів та самої адміністрації про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.

Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижнево, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у секторах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в адміністрації тільки наступного контролю виконання документів не допускається.

Правильна організація роботи з документами у районній адміністрації полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи  передачі в архів.

Усі документи, що надходять до адміністрації, у тому числі створені  за допомогою ПК, приймаються централізовано у загальному відділі. Як правило, у загальному відділі розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис “ОСОБИСТО”. У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Документи, що надійшли до районної адміністрації у вигляді службових листів (Додаток 4), підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником загального відділу. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур’єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду головою адміністрації або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Керівнику адміністрації в першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента, КабінетуМіністрів Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.

Документи, що надійшли до адміністрації, проходять такі етапи:

      первинна обробка;

      попередній розгляд;

      реєстрація;

      розгляд документів керівництвом;

      направлення для виконання;

      контроль за виконанням;

      виконання документів;

      підшивка документів до справ.

Попередній розгляд документів здійснюється з метою розподілу їх на

такі, що повинні бути зареєстровані, і такі, що не підлягають реєстрації.

Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в загальному відділі. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства адміністрації.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в адміністрації — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка (РКК) (Додаток 5). У районній адміністрації, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках. У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга —для пошуків виконаних документів з певного питання.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи. При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися

єдині уніфіковані способи присвоєння номерів. Внутрішні документи за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівника адміністрації можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу. Зразки реєстраційних документів додаються.

Реєстрацію документів можна розглянути як початковий етап контролю за виконанням. Метою контролю за виконанням документів районної адміністрації є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначене завдання.

Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо),резолюції керівника та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим. Контроль за виконанням документів у Костопільській адміністрації покладається на загальний відділ або на відділ контролю за виконанням документів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

      постановку документів на контроль, на формування картотеки контрольованих документів перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

      попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

      облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

      інформування керівника адміністрації про підсумки та хід виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

      зняття документів з контролю;

      формування картотеки виконаних документів.

Під час взяття документів на контроль на лівому полі проставляється штамп “Контроль” або літера “К”, після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник реєстраційно-контрольної картки ставиться до контрольної картотеки.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль, при цьому на документі й реєстраційно-контрольній картці робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа й зняття його з контролю вносяться до цієї ж картки.

Після виконання документів вони вносяться до справи.

Справа – це сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку.

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи. Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:

                   до справи включаються документи, робота над якими завершена;

      документи, що підшиваються до справи, повинні бути оригіналами або завіреними копіями;

      документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

      документи, що стосуються одного питання, включаються в одну справу;

      до справи включається один примірник документа;

      кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

      до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

      до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

      документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

      документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

      розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи [50].

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах: протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.); документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом. Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі), розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у Костопільській державній адміністрації здійснює загальний відділ.

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Для районної адміністрації притаманна примірна номенклатура справ (Додаток 6). Примірна номенклатура справ апарату районної державної адміністрації області є систематизованим переліком заголовків справ, характерних для діяльності апарату райдержадміністрації.

Примірну номенклатуру справ апарату райдержадміністрації побудовано за структурним принципом. Назви і порядок розташування її розділів визначено відповідно до примірного переліку управлінь, відділів та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2000 р. N 821.

Працівник загального відділу за допомогою примірної номенклатури справ повинен знайти місце для будь-якого документа суб'єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи та загальних правилах роботи відомчих архівів.