Архивация документов

На протяжении конца 1941 и начала 1942 гг. начальник архива и технический  работник занимались обработкой материалов, поступающих в порядке эвакуации  из Ленинского и Сталинского районов. Учет повседневной работы велся в дневнике каждого работника, рапорт о проделанной работе давался ежедневно. Работники отделения и областного архива получали льготы на положении работников милиции.

В документах отмечается, что особое внимание архива было направлено на проведение учета и обеспечение более  надежного хранения документов, образовавшихся в период Великой Отечественной  войны 1941 – 1945 гг. в ведомственных  архивах, усиление контроля за текущим  делопроизводством и организацией работы по выявлению документов, которые  могут быть использованы в интересах  развития промышленности и сельского  хозяйства.

В начале 1950-х годов государственный  архив размещался в подвальном этаже  здания облисполкома ЕАО. Комната, размером 40 кв. м, имела одно маленькое оконце, была оборудована стеллажами. Здесь  же работали сотрудники архива, и велся  прием посетителей. В период наводнений в хранилище протекала вода из подвала, зимой в помещении наблюдалась большая влажность.

В 1963 г. архив был временно перемещен  в старое служебное здание государственного банка, на втором этаже которого проживали  жильцы, пользующиеся керогазами и  керосинками. Проводилась разъяснительная  работа по противопожарной безопасности с жильцами дома.

Здание областного государственного архива

по улице Ленина 1972 год

 С 1965 г. областной архив  находился в старом, деревянном  двухэтажном здании по ул. Ленина, 1. Кроме архива в здании располагались  и другие организации. В архиве  было сосредоточено 28878 ед. хранения.

Значительно возросло использование  документальных материалов областного архива. Так, если в 1964 г. было выдано в  читальный зал исследователям 58 ед. хр., то в 1965 г. – 692, а за три квартала 1966 г. – 835 ед. хранения. Исследователи  работали по темам: "История развития здравоохранения ЕАО", "Народное образование области", "История  сел области", изучались материалы  прииска "Сутара".

В 1966 г. решением облисполкома архивный отдел ЕАО объединен с государственным  архивом под общим наименованием  – государственный архив Еврейской  автономной области. Директором областного архива утверждена Бородина Н.Л.

В 1978 г. было введено в строй типовое  здание государственного архива ЕАО  вместимостью 400 тыс. ед. хранения. Это  позволило увеличить прием документов от учреждений, районных государственных  архивов с переменным составом документов.

На государственное хранение за 1976 – 1978 гг. в областной архив  поступило 1808 ед. хр., в первое полугодие 1979 г. принято: 672 ед. хр. от учреждений города и Биробиджанского района, 2290 ед. хр. от Облученского, Октябрьского, Смидовичского районных государственных архивов. В архиве работало 7 специалистов. На хранении находилось более 48 тыс. ед. хр., сформировано 355 фондов.

Здание государственного архива Еврейской  автономной области

по пер. Ремонтному 2007 год

В 1979 г. в государственном архиве области началось создание справочно-информационного  фонда, картотеки методических пособий. В практику работы архива было внедрено 20 методических разработок и пособий.

В 1980 г. штатная численность архива области составила 16 человек, из них  – архивно-технический персонал – 6 человек.

В связи с 50-летием образования  ЕАО и 40-летием Победы в Великой  Отечественной войне 1941–1945 гг. архивистами  проведена исследовательская работа по выявлению документов, на основе которых были составлены лекции и  написаны серии статей по истории  области.

Впервые представлена фотодокументальная выставка "Еврейской автономной области – 50 лет", которую посетили 365 человек. Подготовлен цикл радиопередач на двух языках, в которых последовательно  освещалась история создания и развития ЕАО. Организованы встречи с первостроителями области, делегатом первого съезда Советов области Шполянским Ю.М., переселенцами области 1928 года. По документам государственного архива области получили распространение такие формы работы, как дни открытых дверей, чтение лекций, проведение экскурсий, устных журналов, школьных уроков мужества.

Архив осуществлял сотрудничество с городской организацией общества "Знание", центральной городской  библиотекой, областным краеведческим  музеем, редакциями газет.

Проводились обзорные экскурсии по архиву на тему "Архивы служат народу". Посетители знакомились с организацией работы, ролью и значением архивов, повседневной работой архивистов.

Архивные документы широко использовались для пополнения музеев предприятий, школ в г. Биробиджане, селах Найфельд, Валдгейм. Увеличивалось количество запросов о награждении медалями "За доблестный труд в период Великой Отечественной войны 1941–1945 гг.". Для качественного и быстрого исполнения запросов архивом подготовлены "Сведения о награждении работников медалями "За доблестный труд в период Великой Отечественной войны 1941–1945 гг." по учреждениям, организациям и предприятиям г. Биробиджана и районам области.

Основное внимание архивистов направлено на обеспечение сохранности документов. В 1985 г. закартонировано 1469 ед. хранения. Регулярно обеспыливаются документы, контролируется температурно-влажностный режим в хранилищах архива, ведется работа по восстановлению угасших и слабоконтрастных текстов документов. В 1985 г. восстановлено 70 листов из стенограммы первого съезда Советов Биробиджанского национального района за 1930 год.

В объяснительной записке к паспорту государственного архива области за 1986 г. отмечалось: "Объем архивохранилищ составляет 3404,4 м3, протяженность стеллажных полок – 1223 пог. м, стеллажи металлические. Загруженность архивохранилищ – 30 процентов. В здании установлен кондиционер для осуществления вентиляции в архивохранилищах, оборудовано охранно-пожарной сигнализацией, в ночное время обеспечено сторожевой охраной. С 1986 г. началась работа по выявлению особо ценных документов. Только по одному фонду выявлено 634 дела". Планомерный характер получило комплектование архивов документами личного происхождения и фотодокументами. За 1981 – 1985 гг. принято областным 217, а районными государственными архивами 100 фотодокументов. На 1 января 1987 г. в архиве значилось 466 фондов, 81884 ед. хранения.

Особое внимание уделялось работе по исполнению запросов социально-правового  характера. Так, в 1991 г. поступило 652 запроса. Выдано гражданам и организациям 395 справок с положительным результатом.

В 1991 г. в состав государственного архива вошли фонды бывшего архива обкома КПСС (56 тыс. ед. хр. за 1920–1991 гг.).

Сегодня архив живет и развивается. В трех архивохранилищах общей площадью 1500 кв. м размещены более 1,1 тыс. фондов и 300 тыс. ед. хр., содержащих документы  с различными носителями информации за 1864–2006 годы.

В государственном архиве области  в основном сосредоточены документы  советского периода. Это документы  местных органов государственной  власти и управления, административных органов, учреждений, организаций и  предприятий различных отраслей промышленности,сельского хозяйства, народного образования, здравоохранения, науки, культуры, общественных организаций, учреждений и организаций партии и комсомола. Самые ранние из документов, находящихся на хранении в архиве, – метрические книги церквей Камчатской духовной консистории (с 1864 г.). К фондам досоветского периода также отнесены документы Союзненской и Екатерино-Никольской таможен, Николаевского почтово-телеграфного отделения связи Амурской губернии.

В государственном архиве области  идет активное внедрение в практику работы информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий. Поддерживается работоспособность  локально-вычислительной сети.

По документам архива области оформлена  фотодокументальная выставка "Еврейская  автономная область: вехи истории", подготовлено справочно-информационное издание "Административно-территориальное  устройство Еврейской автономной области. 1858-2003 гг.". Улучшается материально-техническая  база архива. Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, личных фондов и фото-, фоно-, видеодокументов

Структура государственного архива Еврейской  автономной области состоит из четырех  отделов:

• Отдел обеспечения сохранности и государственного учета  документов и фондов
• Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, личных фондов и фото-, фоно-, видеодокументов
• Отдел информации, публикации и научного использования документов
• Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий

 

Архивное дело сегодня

 

Архивное дело - отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и  использования архивных документов.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Организация документов Архивного  фонда страны осуществляется на трех уровнях:

— в пределах АФ РФ в целом;

— в пределах архива;

— в пределах архивного фонда.

Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных  хранилищ.

Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты  должны «поймать», по возможности, все  документы, представляющие ценность для  общества и исторической науки.

Откуда же берутся архивы?

Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются  документы. Другие складывались в течение  столетий. Третьи были созданы в  связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных  архивах и более в 213 тыс. ведомственных  архивах.

С распадом СССР количество государственных  архивов РФ сократилось. Согласно Указу  Президента РСФСР от 24 августа 1991 года «О партийных архивах», в связи  с тем, что КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в ее деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных  партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

К концу 1997 года сеть государственных  архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них: федеральных - 18; краевых - 16; областных - 134; городских и районных - 2060; органов управления архивами - 78.

Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне Архивного  фонда страны, которые окончательно были сформулированы в конце 1950-х  годов. Они оказали влияние на формирование сети современных государственных  архивов.

Современными признаками организации  документов Архивного фонда Российской Федерации являются:

1. Организация архивных фондов  и архивных документов по формам  собственности:

— архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

— архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

— архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.

2. Организация архивных фондов  и архивных документов по видам  носителей, способам и технике  закрепления информации:

— архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

— кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы.

3. Организация архивных фондов  и архивных документов по срокам  хранения:

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

— архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых депозитарных фондах;

— архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда.