Расчетные документы

 Расчетные документы - это составлены по установленной  форме документы, которые подаются к банку юридическими и физическими  лицами и содержат письменное поручение (или требование) о перечислении определенной суммы денег в безналичной  форме за отгруженные товары, выполненные  работы, оказанные услуги и другие платежи.

 Расчетные документы, которые подаются клиентами в  банк в бумажной форме, должны содержать, в зависимости от их формы, следующие  реквизиты:

 а) название документа;

 б) номер документа, число, месяц, год его выписки;

 в) названия плательщика  и получателя средств, их идентификационные  коды, номера счетов в учреждениях  банков;

 г) названия банков плательщика и получателя, их местонахождение  и условные номера по МФО (код банка);

 д) сумму платежа цифрами и буквами;

 е) назначение платежа;

 ё) на первом экземпляре - оттиск печати и подписи лиц  плательщика либо (и) получателя средств;

 ж) подразделения  бюджетной классификации и срок наступления платежа (в случае перечисления средств в бюджет);

 з) сумму налога на добавленную стоимость или надпись "без налога на добавленную стоимость".

 В случае, если хотя бы один из вышеперечисленных реквизитов не заполнен или заполнен неправильно, банк такой документ к исполнению не принимает. Клиент, исходя из своих технических возможностей может подавать в банк расчетные документы как в бумажной форме, так и в виде электронных расчетных документов (электронных сообщений) каналами связи.

 Бумажные расчетные  документы, как правило, выписываются с использованием технических средств  за один раз под копирки в двух экземплярах, платежные требования и документы предприятий, которые  обслуживаются в одном учреждении банка, - в трех экземплярах.

 Средства списываются  со счета плательщика только на основании  первого экземпляра расчетного документа.

 Банк плательщика  принимает документы от клиента  в течение операционного дня, время которого регламентируется режимом  работы банка. Расчеты по документам, поступившим в банк в течение  операционного дня, осуществляются банком в тот же день.

 Расчеты за документами, которые поступили после завершения операционного дня, банк осуществляет следующий день.

 При осуществлении  расчетов клиенты могут применять  систему "клиент-банк", которая  обеспечивает:

 - Передачу сообщений  между клиентами и банком в  зашифрованном виде с помощью  сертифицированных средств защиты;

 - Автоматическое  ведение и защита протокола  от модификации, передачи расчетных  документов между банком и  клиентом;

 - Автоматическое  архивирование протокола в конце  дня.

 Юридическим основанием для вхождения клиента в системе  электронных платежей "клиент-банк" и обработки его электронных  документов является отдельный договор  между ним и банком.

Платёжное поручение — это распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, открытый в этом или другом банке. Платёжные поручения могут быть в бумажном и электронном виде (например, в системе клиент-банк).

В соответствии с п. 2.6 Положения ЦБ РФ «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в РФ», на основании заявления физического лица может быть сформировано заявление на периодическое перечисление денежных средств банком (см.Долгосрочное платёжное поручение).

Обычно платёжное  поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр предназначен плательщику, 2-й — банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя. Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на нём.

Общие положения о  расчётах платёжными поручениями определены статьёй 863 ГК РФ.

Платежное поручение  исполняется банком в срок, предусмотренный  законодательством, или в более  короткий срок, установленный договором  банковского счёта либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

Платёжными поручениями  может производиться перечисление денежных средств:

• за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для предварительной оплаты товаров, работ, услуг, или для осуществления периодических платежей;
• в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
• в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Общий срок осуществления безналичных расчётов не должен превышать:

• два операционных дня в пределах территории субъекта РФ;
• пять операционных дней в пределах территории РФ.

Платёжное поручение  составляется на бланке — форма 0401060.

После проверки банковским работником правильности заполнения и оформления платёжных поручений на всех экземплярах (кроме последнего), принятых к исполнению платёжных поручений, в поле «Поступление в банк плат» ответственный исполнитель банка проставляет дату поступления в банк платёжного поручения.

Последний экземпляр  платёжного поручения, в котором  в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата приёма платёжного поручения и подпись ответственного исполнителя. Банк, принявший платёжное поручение плательщика, обязан перечислить указанную денежную сумму банку получателя средств для её начисления на счёт лица, указанного в поручении. При необходимости банк имеет право привлекать и другие банки для выполнения операций по перечислению денежных средств на счёт, указанный в поручении клиента. Банк обязан по требованию плательщика проинформировать его об исполнении поручения.

В случае отсутствия или недостаточности денежных средств  на счёте плательщика, а также если договором банковского счёта не определены условия оплаты расчётных документов сверх имеющихся на счёте денежных средств, платёжные поручения помещаются в картотеку «Расчётные документы, не оплаченные в срок». При этом на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платёжного поручения проставляется отметка в произвольной форме о помещении в картотеку с указанием даты. Оплата платёжных поручений производится по мере поступления средств в очередности, установленной законодательством.

Допускается частичная  оплата платёжных поручений из картотеки  с помощью внебалансового счёта «Расчётные документы, не оплаченные в срок». При частичной оплате платёжного поручения банком используется платёжный ордер (форма 0401066). На лицевой стороне частично оплачиваемого платежного поручения в верхнем правом углу делается отметка «Частичная оплата». Запись о частичном платеже (порядковый номер, номер и дата платёжного ордера, сумма частичного платежа, сумма остатка, подпись) выполняется ответственным исполнителем банка на оборотной стороне платёжного поручения.

При частичной оплате по платёжному поручению первый экземпляр  платёжного ордера, которым произведена  оплата, помещается в документы дня  банка, последний экземпляр платёжного ордера служит приложением к выписке  из лицевого счёта плательщика. При осуществлении последней частичной оплаты по платёжному поручению первый экземпляр платёжного ордера, которым был произведен этот платёж, вместе с первым экземпляром оплачиваемого платёжного поручения помещается в документы дня. Оставшиеся экземпляры платёжного поручения выдаются клиенту одновременно с последним экземпляром платёжного ордера, прилагаемым к выписке с лицевого счёта.

При оплате платёжного поручения на всех экземплярах расчётного документа в поле «Списано со счёта  плательщика» проставляется дата списания денежных средств со счёта плательщика (при частичной оплате — дата последнего платежа), а в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка  и подпись ответственного исполнителя.

Банк обязан информировать  плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.

Платёжное поручение  регистрируется в журнале регистрации  платёжных поручений. При этом ему  присваивается порядковый номер, который  и указывается в соответствующем  поле бланка платёжного поручения. Форма  журнала регистрации платёжных  поручений нормативно не утверждена, поэтому может быть разработана  организацией самостоятельно. Целесообразно  отражать следующие данные:

• номер по порядку;
• дату выписки платёжного поручения;
• наименование получателя платежа;
• назначение платежа;
• сумму платежа.

Платёжное тре́бование (в просторечии «платёжка») — это расчётный документ, содержащий требование кредитора (поставщика) к должнику (плательщику) об уплате определённой денежной суммы через банк.

Наибольшее распространение  платёжные требования получили при  командно-административной экономике.

Для расчетов по платежному требованию необходим акцепт плательщика. Однако в определённых случаях (если это оговорено в договоре плательщика и получателя или если такой случай оговорён в законодательстве) возможно проведение расчётов без акцепта.

Учетно-кассовые требования для филиала 

Как только компания открывает дополнительное подразделение, вроде бы наступает момент вполне обоснованно говорить о том, что  ее бизнес идет в гору. Вместе с тем  учетные неурядицы и документальные проволочки могут враз перечеркнуть все положительные ассоциации, связанные со словом «филиал». Не допустить этого и добиться работы представительства и головного офиса, что называется, «в унисон» под силу лишь бухгалтеру.  
 
Д. Александрова, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»  
 
 
 
Балансовая обособленность  
 
Те компании, которые имеют обособленные подразделения, при ведении бухучета должны руководствоваться единой учетной политикой организации – филиалы (представительства) не могут иметь свою собственную, отличную от основной. Выделены они на отдельный баланс или нет – не имеет значения.  
 
Главному бухгалтеру при разработке учетной политики, следует отразить в ней порядок ведения учета в подразделениях и правила передачи документов (отчетов) в головную организацию. При этом принципы взаимодействия между центральным офисом и филиалом по большей мере определяются тем, выделено оно на отдельный баланс или нет. Само понятие «отдельный баланс обособленного подразделения» раскрывается не в нормативных документах, регулирующих правила ведения бухучета, а в многочисленных разъяснениях Минфина. Так, в письме от 2 июня 2005 г. № 03-06-01-04/273 финансисты указали, что под этим термином следует понимать перечень показателей, установленных организацией для своих представительств, отражающих ее имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией.  
 
Сам факт выделения филиала компании на отдельный баланс определяется учредительными документами фирмы, в том числе ее уставом и положением о представительстве.  
 
 
 
Братство касс  
 
Для компании, которая имеет филиалы, неукоснительное соблюдение Порядка ведения кассовых операций становится весьма затруднительным. Очевидно, что практически невозможно ежедневно сдавать все полученные наличные в единую кассу и вести только одну кассовую книгу, если головной офис расположен, к примеру, в Москве, а подразделения – в другом регионе. Вместе с тем данная ситуация не является тупиковой и несколько допустимых выходов из нее все же имеется.  
 
Во-первых, в представительствах можно открыть самостоятельные кассы, выписывать приходные и расходные кассовые ордера со своей нумерацией, после чего направлять их в головную организацию. Последняя, в свою очередь, будет отражать их непосредственно в кассовой книге фирмы. Несмотря на то, что поступая таким образом, компании рискуют быть привлеченными к ответственности по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях, на практике этим методом пользуются многие организации, подразделения которых имеют отдельный расчетный счет.  
 
Есть еще один вариант – выдавать деньги из центрального офиса под отчет кассирам филиалов, установив срок представления отчета по данным средствам. Книга, естественно, формируется головным подразделением, а номера приходных и расходных кассовых ордеров следует распределять между представительствами. Такой порядок, лучше применять в организациях, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу, а подразделения не реализуют продукцию, работы и услуги за наличный расчет. Однако эксперты журнала «Практическая бухгалтерия» считают, что с технической стороны этот способ является не очень удобным.  
 
Следует заметить, что Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрено, что организация, наряду с основной, может иметь и так называемую операционную кассу. В связи с этим вполне допустимо, если компания предусмотрит ее в учетной политике. Кассир головного офиса помимо своих обычных обязанностей должен будет вести книгу учета выданных и принятых им денежных средств в части наличных расчетов с обособленными подразделениями (форма КО-5 по ОКУД). В операционных кассах филиалов, в свою очередь, будут вестись операционные кассовые книги (форма КО-4 по ОКУД).  
 
Не будет лишним, если компания предусмотрит в учетной политике периодичность и сроки сдачи наличности, безусловно обосновав при этом невозможность ежедневной сдачи остатков денег из операционных касс в единую.  
 
 
 
Денежный лимит  
 
В контексте рассматриваемой проблемы стоит подчеркнуть: дабы не нарушить требования кассовой дисциплины следует согласовать с банком, обслуживающим головной офис, единый для всей организации норматив остатка наличных денег в кассе, а также утвердить в учетной политике квоты каждого филиала в общем объеме этого норматива. При этом следует учитывать, что в компаниях, имеющих подразделения, общий допустимый остаток равен не сумме лимитов, а наибольшему из установленных – именно его компания должна сообщить всем обслуживающим банкам.  
 
В идеале, при проверке соблюдения кассовой дисциплины, фирме следует предъявлять каждому банку кассовые документы всех филиалов. Однако на практике это зачастую не выполняется, что делает предприятие еще более уязвимым перед контролирующими органами.  
 
В заключении стоит отметить, что переход на пластиковые карты приведет к долгожданному решению кассовых проблем. Так, если подразделение будет иметь корпоративную карту, а работники – зарплатную, расчеты наличными деньгами можно будет практически исключить.