Архивация документов

Начнем сначала. В связи с  действующим законодательством  РФ дела и документы хранятся в  архиве предприятия независимо от его  формы собственности. В зависимости  от типа документов хранение обеспечивается в течение определенных сроков или  постоянно до прекращения деятельности организации. Собственники документов «обязаны обеспечить их полную сохранность», а также «предоставлять сведения об этих документах по запросам Государственной  архивной службы». Некоторые виды материалов организации подлежат последующей  передаче в Архивный фонд РФ. Такими материалами являются, например, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу, которые необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация, вредность и т.д.) Руководители организаций и предприятий несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние работы с архивными документами и обеспечение их сохранности.

Таким образом, архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, а также с обеспечением сохранности  ценной информации. Однако целью архивной обработки может быть не только продолжительное  хранение документации. В целом можно  выделить четыре основных направления  архивирования документов.

 

Организация работ

 

Успех любой деятельности зависит  от целого ряда факторов, и чем сложнее  процесс, тем больше тонкостей и  деталей нужно учесть, чтобы добиться удовлетворительного результата. Но какой бы ни была задача, в первую очередь стоит позаботиться о  хорошем старте – правильному  планированию и организации работ.

Просто позвонив в нашу компанию, вы запускаете хорошо отлаженный и  не раз отработанный механизм оценки поставленной задачи и проектирования будущих действий. С первых же минут  общения с вами мы поможем вам  оптимизировать весь комплекс услуг.

Договорившись о консультации с  нашим сотрудником, вы получите исчерпывающую  информацию о состоянии вашего документного фонда, способах улучшения его организации  и перспективах использовании. Вызов  специалиста – бесплатная услуга, так что вы сможете самостоятельно сделать выводы о компетенции  наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

 

Доставка документов

 

Предоставляемые нами услуги могут  проводиться в разной последовательности и осуществляются как на территории заказчика с выездом наших  специалистов, так и в центре обработки  документов компании Архивариус. Выбор  зависит, обычно, от многих факторов. Кроме  наличия рабочих мест у вас  в офисе, рекомендуем обратить внимание на то, насколько обрабатываемые документы  участвуют в текущих задачах  организации. Если, оценив ситуацию, вы сделали выбор в пользу вне  офисного варианта организации работ, то мы с удовольствием возьмем  на себя все, что связано с перевозкой, погрузкой и разгрузкой ваших  документов.

 

Архивация бухгалтерской  документации

 

Одной из наиболее часто требующихся  услуг является архивная обработка  бухгалтерской документации. Действительно, крупные фирмы, работающие в течение  длительного периода времени, накапливают, как правило, значительные объемы первичной  учетной документации. Эти документы  играют важную роль в делопроизводстве компании – они часто востребованы как во внутренних рабочих процессах, так и в ходе разнообразных  проверок, для формирования и предоставления отчетности и пр. Естественно, что  повышенная интенсивность использования  и большие объемы материалов требуют  периодической обработки с целью  упрощения поиска, уменьшения занимаемого пространства и фильтрации той части массива, сроки хранения которой истекли и надобность в документах миновала.

Наша компания сумеет предложить вам  наиболее удобный и индивидуально-ориентированный  способ организации ваших документов. В зависимости от нужд вашей организации  все используемые материалы будут  систематизированы, описаны и переплетены, а те, обращение к которым не носит систематического характера, выделены в отдельные фонды или, в случае необходимости и правомерности, уничтожены. Созданный нами справочный аппарат в виде описей на обработанные таким образом документы сделает  поиск удобным, а профессиональное оформление переплетенных дел и  эргономичное расположение на полках вашего архива обеспечит беспрепятственный  доступ к ним.

 

Архивирование документов постоянного срока хранения

 

Существует целый ряд организаций, в делопроизводстве которых откладываются  документы постоянного срока  хранения. Кроме документов, относящихся  к материалам по личному составу  компании, о которых читайте в  соответствующем разделе этой страницы, есть ряд документов, в основном, государственной и муниципальной  службы, срок хранения которых неограничен. Это может также относиться и  к некоторым комплексам, откладывающимся  в деятельности коммерческих организаций  определенного рода, например пенсионные фонды и пр.

Отбор документов постоянного срока  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения подлежат изъятию дублирующие  экземпляры документов, черновики, копии  документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с  истекшими сроками хранения.

Наша компания имеет широкий  опыт сотрудничества с государственными и муниципальными организациями, такими как районные управы г. Москвы, так  что мы сможем профессионально обеспечить ваши потребности по формированию и  оформлению постоянно хранящихся документов.

 

Архивация кадровых документов

 

Кадровая документация – особая часть делопроизводства любой коммерческой и государственной организации. Это связано с тем, что все, касающееся профессиональной деятельности личности, ее карьерных коллизий, смены  организации-нанимателя и т.д., является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство  обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека. Несомненно, именно подобная документация должна быть объектом пристального внимания руководства организации. В связи с особым статусом материалов по кадровому обеспечению существуют и специальные принципы их систематизации, оформления и хранения.

Обращаясь к нам, вы можете быть уверены, что материалы вашей организации  будут обработаны профессионально, в сжатые сроки и с соблюдением  всех методических рекомендаций и архивного  законодательства. В случае необходимости  мы обеспечим связь и деловое  общение с архивным учреждением, к которому «прикреплена» ваша компания, и выполним все требуемые процедуры  по передаче документов.

 

 

Архивная обработка документов в процессе ликвидации организации

 

Ликвидация организации - это комплексный  процесс, в ходе которого руководству  предстоит отчитаться сразу в  ряде инстанций. Среди них и архивная служба. Теоретически задача несложная. Необходимо упорядочить документы  по личному составу организации  за весь период ее деятельности (приказы, трудовые договоры, штатные расписания, лицевые счета, личные карточки и  личные дела сотрудников и т.д.) и  в установленном порядке передать их в то архивное учреждение, которое  будет хранить документы вашей  компании. В зависимости от отраслевой принадлежности, территориального расположения и оборота материалы ликвидируемой  организации могут поступать  в разные архивы (федеральные, муниципальные, ведомственные).

Однако практически дело обстоит  не так просто. Архивный фонд любой  компании явление в значительной степени уникальное. Несмотря на то, что в нашей стране принят к  использованию ряд типовых документных  форм, делопроизводственный процесс  и устоявшиеся принципы хранения документов внутри предприятия индивидуальны. Более того, всегда существует известная  разница между делопроизводственным и архивным подходами к формированию документных комплексов. Добавим  к этому, что зачастую конкретные детали оформления дел, описей и сопроводительных документов (предисловия, исторические справки и пр.) варьируются, что, безусловно, осложняет процесс сдачи документов на хранение.

Компания «Архивариус» возьмет  на себя работу со всеми этапами  подготовки ваших документов для  сдачи в архив в случае ликвидации. Не только технические, но и организационные  вопросы мы решим для Вас при  минимуме вашего участия.

 

Список литературы

Архив А. С. Пушкина: Отчеты Публичной библиотеки за 1873, 1875–1881 и др. (сведения об автографах «Евг. Онегина», «Кавк. пленника»)

Якушкин В. Е., Рукописи А. С. Пушкина, хранящиеся в Румянцевском музее в Москве, «Русская старина», февраль — декабрь, 1884

Срезневский В. И., Автографы Пушкина, поступившие в Библиотеку Академии наук в 1903, Пушкин и его современники, вып. II, СПБ., 1908

Его же, Пушкинская коллекция, принесенная  в дар Библиотеке Академии наук А. А. Майковым, Пушкин и его современники, вып. IV, СПБ., 1908

Модзалевский Б. Л., Описание рукописей Пушкина, находящихся в музее А. Ф. Онегина в Париже, Пушкин и его современники, вып. XII, СПБ., 1910

В сокращенном и переработанном виде часть этого описания перепечатана в книге «Неизданный Пушкин», П., 1922

Его же, Список рукописей, принадлежащих  Пушкинскому дому, «Известия Академии наук», СПБ., 1911

Модзалевский Б. Л. и Казанович Е. П., Описание рукописей, принадлежащих Пушкинскому дому, отд. I, Пушкин, «Временник Пушкинского дома», СПБ., 1914

Бельчиков Н. Ф., Архив А. С. Пушкина, «Архивное дело» вып. XIII, 1927

Щеголев, Пушкин и мужики, 1928.

Архив Ф. М. Достоевского: Достоевская  А. Г., Библиографический указатель  сочинений и произведений искусства, относящихся к жизни и деятельности Ф. М. Достоевского, собранных в музее  памяти Ф. М. Достоевского в Московском историческом музее [1846–1903], СПБ., 1906

Чешихин-Ветринский В. Е., Архив Достоевского (о новых поступлениях), «Утренники», кн. I, 1922

Бельчиков Н. Ф., Архив Ф. М. Достоевского, «Архивное дело», вып. II, 1925.

Архив М. Ю. Лермонтова: Абрамович Д. И., Рукописи Лермонтова в Лермонтовском музее, а теперь в Пушкинском доме, Публ. библиотеке, Московском историческом музее, Библиотеке Академии наук, Румянцевском музее и частных собраниях, см. в V т. академ. изд. полного собрания сочинений М. Ю. Лермонтова, СПБ., 1910–1913.

Архив А. П. Чехова: Чеховский музей  при Библиотеке Румянцевского музея, см. Отчет Румянцевского музея за 1912 (рукописи «Вишневого сада», «Злоумышленники» и др.)

Лейтнекер Е., Музей имени Чехова в Москве, «Вестник просвещения», кн. 1, 1922

Соболев Ю., Чеховский музей в  Москве, «Московский понедельник», № 10, 1922

Балухатый С., Неизданные материалы чеховской комнаты в Таганроге, «Лит-ая мысль», кн. 2, 1923

Архивный фонд А. П. Чехова в Центроархиве, «Архивное дело», в. III-IV, 1925.

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://feb-web.ru/