Программные системы офисного назначения

VBA – это подмножество  визуального языка программирования Visual Basic (VB), которое включает почти  все средства создания приложений VB. 

VBA отличается от  языка программирования VB тем, что система VBA предназначена для непосредственной работы с объектами Office, в ней нельзя создавать проект независимо от приложений Office. Таким образом, в VBA языком программирования является VB, а инструментальная среда программирования реализована в виде редактора VB, который может активизироваться из любого приложения MS Office. 

Например, для того, чтобы открыть редактор VBA из  приложения PowerPoint необходимо выполнить команду Сервис / Макрос / Редактор VBA. Вернуться из редактора в приложение можно, выбрав команду Microsoft PowerPoint в меню Вид или комбинацией клавиш Alt + F11. 

С помощью встроенного  в редактор VBA набора элементов управления и редактора форм пользователь может  создать пользовательский интерфейс  для разрабатываемого проекта с экранной формой. Элементы управления являются объектами, а для каждого объекта определен ряд возможных событий (например, щелчок или двойной щелчок мыши, нажатие клавиши, перетаскивание объекта и т.д.). 

Каждое событие  проявляется в определенных действиях программы (откликах, реакции). Пользовательская форма позволяет создавать окна диалога приложений. Язык программирования VBA служит для написания кода программы, например для создания функций пользователя в Excel. 

Тот факт, что система программирования VBA предназначена для работы с объектами Office, позволяет эффективно ее применять для автоматизации деятельности, связанной с разработкой различных типов документов.  

Рассмотрим алгоритм создания функций пользователя в VBA:

1. Вызвать окно редактора кода VBA, выполнив команду Сервис / Макрос / Редактор Visual Basic или нажать Alt+F11. 

2. Выполнить пункт  меню редактора Insert / Module (Вставка  / Модуля). 

3. Далее выполнить  Insert / Procedure (Вставка /Процедура). В  открывшемся диалогом окне Add Procedure ввести имя функции (например, СУММА5) и установить переключатели: Type (тип) – в положение Function (функция); Scope (Область определения) - в положение Public (Общая) и щелкнуть ОК.

4. В окне редактора  для программирования VBA появится заготовка функции: заголовок - Public Function СУММА5() и окончание - End Function, между которыми надо поместить код тела функции.

5. Далее вводим  список параметров функции, например, в скобках указываем (x, y, z, i, j), тип данных (для точных расчетов) и тип возвращаемого функцией значения (в данном примере не будем вводить). Кроме того, вводим тело функции, например, СУММА5 = x + y + z + i + j. В итоге получим следующий текст программы: 

Public Function СУММА5(x, y, z, i, j)

СУММА5 = x + y + z + i + j

End Function 

6. Возвращаемся в  окно приложения Excel, в котором,  например,  нам необходимо выполнить суммирование пяти значений. 

7. Выполняем "Вставка/Функция"  и в открывшемся окне мастера  функций выбираем категорию «Определенные  пользователем», а в окне «Выберите функцию» выделяем СУММА5 и щелкаем ОК.

8. Далее выбираем  ячейки со значениями и щелкаем  ОК. Получаем следующий результат

Создание макроса

Создадим макрос для автоматического суммирования двух чисел в ячейках A1, B1 и размещения результата в ячейке C1, а также заливки ячейки C1 бирюзовым цветом. 

Алгоритм создания макроса для поставленной задачи: 

1. Выберите Сервис/Макрос, Начать запись. 

2. В поле Имя  макроса введите имя для макроса. 

Первым символом имени макроса должна быть буква. В имени макроса не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов можно использовать знаки подчеркивания. 

3. Для того чтобы  запускать макрос с помощью  сочетания клавиш, введите букву  в поле Сочетание клавиш. Допускается  использование сочетаний CTRL+ буква  (для строчных букв) или CTRL+SHIFT+ буква (для прописных букв), где буква — любая буквенная клавиша на клавиатуре. Не выбирайте стандартного сочетания клавиш, так как выбранное сочетание клавиш подавляет стандартные сочетания клавиш Microsoft Excel на то время с данной книгой.

4. В поле "Сохранить"  выберите книгу, в которой требуется  сохранить макрос. 

Сохраните макрос в  «Эта книга». Для создания краткого описания макроса, введите необходимый  текст в поле Описание. На скриншоте  представлен пример заполнения окна диалога «Запись макроса»

5. Нажмите кнопку OK. 

6. Выполните макрокоманды, которые нужно записать.

7. Нажмите кнопку  Остановить запись на плавающей  панели инструментов «Ос» (Остановить  запись) или Сервис / Макрос / Остановить  макрос. 

По окончании записи макроса он появляется в списке макросов под своим именем. 

Редактор VBA автоматически  записал последовательность макрокоманд  или программу по выполненным  действиям:

Для вызова макроса  необходимо выполнить команду Сервис / Макрос / Макросы. После этого в  диалоговом окне со списком макросов его можно найти по имени и нажать кнопку Выполнить. 

Назначение кнопки панели инструментов для запуска  макроса 

Макрос можно запустить  с помощью кнопки на встроенной панели инструментов, для этого необходимо выполнить:

*  Выбрать пункт Настройка в меню Сервис. 

*  В окне диалога  Настройка выбрать вкладку Команды  и выбрать параметр Макросы  в списке Категории, в списке  Команды выделить «Настраиваемая  кнопка». 

*  Из списка  Команды перетащить с помощью  мыши настраиваемую кнопку на панель инструментов. 

*  Щелкнуть эту  кнопку правой кнопкой мыши  и выбрать команду Назначить  макрос в контекстном меню. 

*  Ввести имя  макроса в поле Имя макроса. 

Назначение области  графического объекта для запуска  макроса: 

*  Создайте графический  объект. 

*  К выделенному   графическому объекту, примените контекстное меню. 

*  Выберите в  контекстном меню команду Назначить  макрос. 

*  В появившемся  окне диалога "Назначить макрос  объекту", введите название макроса  в поле Имя макроса, затем  нажмите кнопку OK. 

Редактирование макроса

Редактирование макроса  осуществляется редактором VBA, для этого  необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать команду  Сервис / Макрос / Макросы

2. *  2. Выбрать имя  макроса, который следует изменить, в списке Имя.

3. 3. Нажать кнопку Изменить, будет открыто окно Visual Basic, в котором возможно редактирование команд выбранного макроса, записанных на языке Visual Basic.

4.

Удаление макроса: 

5. *  В меню Сервис  выберите пункт Макрос, а затем  — команду Макросы. 

6. *  В списке  макросов текущей рабочей книге необходимо выбрать макрос, который предполагается удалить и нажать кнопку Удалить. 

Переименование макроса

7. Для переименования  макроса необходимо войти в  режим редактирования макроса  и в тексте программы изменить  заголовок. Новое имя автоматически заменит старое в списках макросов, и по клавишам быстрого вызова будет вызываться макрос с новым именем.

24. Использование  различных видов запросов, построитель  выражений. 

Запросы – это  специальные структуры, предназначенные  для выборки данных из таблиц, автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц.

Запрос – это  требование к базе данных предоставить необходимую информацию, накопленную  в ее таблицах. Для этого используются соответствующие инструменты запроса.

С помощью запроса данные упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную часть информации, необходимую в данный момент.

Данные, положенные в основу запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результат запроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу. Базовая таблица при этом не изменяется.

При создании более  сложных запросов (например, запрос на изменения) автоматически создаются новые таблицы или изменяются уже существующие.

Виды запросов

Запрос на выборку  – это самый простой и потому наиболее часто используемый вид  запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить (с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами  – это запрос, отображающий при  выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например, значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Эти запросы удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число  значений и выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовки столбцов, другой – заголовки строк.

Запрос SQL – это  запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Некоторые запросы, называемые запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса. Для запросов к серверу, управляющих  запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окне запроса в режиме SQL.

Запрос на изменения  – это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько  записей. Существует несколько типов  таких запросов – запросы на удаление, обновление, добавление записей, запросы на создание таблиц.

Запрос к базе данных рассматривается как некоторая  команда на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных.

Возможности запросов:

* Собирать воедино  информацию из нескольких таблиц  с учетом существующих между ними связей;

* Выбирать, какие  поля и в какой последовательности  будут включены в результатную  таблицу;

* Учитывать, какая  часть результатной информации  будет отображена;

* Манипулировать  данными (например, запросы на  изменения); 

Формировать различные отчеты. 

В БД Microsoft Access вычисляемые  поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые  поля используются для различных  целей, в том числе и для  проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения - это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут  содержать следующие элементы: 

?  идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные  скобки);

?  операторы (арифметические, логические, сравнения и другие  операторы);

?  функции (готовые  формулы, которые состоят из  имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)

?  константы (элементы, которые не изменяются в Выражении,  например Null, Истина, Ложь);

?  значения (например, значения даты и времени, численные  положительные или отрицательные  значения).

Примеры Выражения: 

?  =[Оценка]/1,2, где "=" - опрератор, [Оценка] - имя поля, а 1,2 - значение;

?  Date(), где Date - имя функции текущей даты, которая  не имеет аргумента.

25 Группировка данных  в отчете, промежуточные итоги.  Подготовка к печати. 

Мастер выводит  на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. В том числе пользователь должен ответить, какие поля следует использовать для группировки отчета. Созданный таким образом отчет можно использовать без изменений или настроить в соответствии со своими требованиями. Перед началом работы с мастером отчетов необходимо выбрать источник данных.

ВЫБОР ИСТОЧНИКА  ЗАПИСЕЙ