Программные системы офисного назначения

1 Информационные  технологии в офисе. Офис как  центр обработки информации. Классы  решаемых задач. Типовые офисные  работы.

Автоматизация офиса  призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с  ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Автоматизированных  офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими  служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время  известно несколько десятков программных  продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует  в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации.

Аудиопочта. Это почта  для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

* ввод данных как  с клавиатуры, так и из баз  данных;

* обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование  итогов, копирование и перенос  данных, различные группы операций  по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

* вывод информации  в печатном виде, в виде импортируемых  файлов в другие системы, непосредственно  в базу данных;

* качественное оформление  табличных форм представления  данных;

* многоплановое и  качественное оформление данных  в виде диаграмм и графиков;

* проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

* проведение математического  моделирования и ряд других  вспомогательных операций.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность  использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

2. Система Microsoft Office 2000. Офисные решения Microsoft Office. Характеристика комплекта офисных пакетов.

Microsoft Office — Офисный  пакет приложений, созданных корпорацией  Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

В комплект офисных  пакетов входят :

Microsoft Office Word — текстовый  процессор.

Microsoft Office Excel — табличный  процессор.

Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.

Microsoft Office PowerPoint —  приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X.

Microsoft Office Access — приложение  для управления базами данных.

Microsoft Office InfoPath —  приложение сбора данных и  управления ими — упрощает  процесс сбора сведений.

Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.

Microsoft Office Publisher —  приложение для подготовки публикаций.

Microsoft Office Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.

Microsoft Office Project — управление  проектами.

Microsoft Query — просмотр  и отбор информации из баз  данных.

Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.

Microsoft Office Groove 2007 —  приложение для поддержки совместной  работы.[1]

Microsoft Office SharePoint Designer — инструмент для построения  приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.

Microsoft Office Picture Manager —  работа с рисунками.

Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format

Microsoft Office Diagnostics —  диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

3.Текстовые и графические  редакторы. Назначение и классификация  текстовых процессоров и основные  принципы работы с ними.

Для обработки изображений  на компьютере используются специальные  программы — графические редакторы. Графический редактор — это программа создания, редактирования и просмотра графических изображений. Графические редакторы можно разделить на две категории: растровые и векторные.         

 Растровые графические  редакторы. Растровые графические редакторы являются наилучшим средством обработки фотографий и рисунков, поскольку растровые изображения обеспечивают высокую точность передачи градаций цветов и полутонов. Среди растровых графических редакторов есть простые, например стандартное приложение Paint, и мощные профессиональные графические системы, например Adobe Photoshop и CorelPhoto-Paint. Растровое изображение хранится с помощью точек различного цвета (пикселей), которые образуют строки и столбцы. Любой пиксель имеет фиксированное положение и цвет. Хранение каждого пикселя требует некоторого количества бит информации, которое зависит от количества цветов в изображении.         

 Качество растрового  изображения определяется размером  изображения (числом пикселей  по горизонтали и вертикали)  и количества цветов, которые могут принимать пиксели. 

 К векторным  графическим редакторам относятся  графический редактор, встроенный  в текстовый редактор Word. Среди  профессиональных векторных графических  систем наиболее распространены CorelDRAW и Adobe Illustrator.         

 Векторные изображения  формируются из объектов (точка,  линия, окружность и т. д.), которые  хранятся в памяти компьютера  в виде графических примитивов  и описывающих их математических  формул    

 Доистоинством  векторной графики является то, что файлы, хранящие векторные графические изображения, имеют сравнительно небольшой объем. Важно также, что векторные графические изображения могут быть увеличены или уменьшены без потери качества.         

 Панели инструментов  графических редакторов. Графические редакторы имеют набор инструментов для создания или рисования простейших графических объектов: прямой линии, кривой, прямоугольника, эллипса, многоугольника и т. д. После выбора объекта на панели инструментов его можно нарисовать в любом месте окна редактора. Выделяющие инструменты. В графических редакторах над элементами изображения возможны различные операции: копирование, перемещение, удаление, поворот, изменение размеров и т. д. Чтобы выполнить какую-либо операцию над объектом, его сначала необходимо выделить.

Текстовые редакторы — это программы для создания и редактирования текстовых документов. Это письма, статьи, справки, повести или романы и прочая информация, именуемая текстовый документ, текстовый файл или просто текст.

Под редактированием текста понимается весь комплекс операции по внутренней (смысловой) и внешней (оформительской) работе над текстом. Каждый текст можно «кроить», т. е. вырезать из него куски, «склеивать» их, вставлять в рабочий материал части из других текстов, менять их местами и пр. Можно изменять расположение текста на странице, формат строк и абзацев, вставлять в текст иллюстрации (рисунки, графики, схемы и пр.).

При описании текстовых  процессоров следует выделить две  группы программных продуктов этого  типа. Первая группа ориентирована па создание документов разной степени сложности с мощными средствами форматирования и включения графики. Типичным представителем этой группы является Microsoft Word. Вторая группа текстовых процессоров (их часто называют текстовыми редакторами) ориентирована на работу с чисто текстовыми файлами, среди которых могут быть тексты программ, написанные на различных языках, конфигурационные файлы, файлы настройки и др.

Обычно текстовые  редакторы включают в себя следующие  возможности:

* — набор текста;

* — корректирование  набранного текста обычным способом, т. е. изменение букв, слов и  т. д.;

* — вырезание  фрагментов текста, запоминание  их в течении текущего сеанса  работы, а также в виде отдельных  файлов;

* — вставка фрагментов  в нужное место текста;

* — нахождение  в тексте нужных слов или  предложений;

* — замена слов  одно па другое частично или  полностью по всему тексту;

* — форматирование  текста, т. е. придание ему определенного  вида последующим параметрам: ширина  текстовой колонки, абзац, поля  с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

* — автоматическая  разбивка текста на страницы  с заданным числом строк;

* — автоматическая  нумерация страниц;

* — автоматический  ввод подзаголовков в нижней  или верхней части страницы;

* — выделение  части текста жирным, наклонным  или подчеркнутым шрифтом;

* — переключение  программы для работы с другим  алфавитом;

* — табуляция  строк, т. е. создание постоянных  интервалов для представления  текста в виде колонок;